Workations für den Heimatbesuch: Wie AutoScout24 mit WorkFlex Compliance und Kosten optimiert

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Über AutoScout24

AutoScout24 ist bekannt als Online-Plattform für den Kauf und Verkauf von neuen und gebrauchten Autos. Obwohl die Plattform ursprünglich auf den deutschen Markt ausgerichtet war, hatAutoScout24 seine Präsenz international erweitert. Diese globale Ausrichtung spiegelt sich auch in der Vielfalt seiner Belegschaft wider, die gerne auch von ihren Heimatländern Homeoffice machen wollten. Aus diesem Grund ermöglicht AutoScout24 seinen Mitarbeitenden seit der Pandemie das weltweite Arbeiten – das sogenannte"Working from Anywhere". Dabei stieß AutoScout24 allerdings auf vieleHerausforderungen, besonders im Hinblick auf Compliance

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🔥 Herausforderung

Vor der Einführung von WorkFlex im September wurde das Arbeiten von überall aus während der Pandemie informell intern abgewickelt. Die Herausforderung bestand darin, eine strukturierte Lösung zu finden, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter weltweit entsprach und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften sicherstellte. Denn noch kämpfte AutoScout24 mit:

• Unstrukturierter Ansatz: AutoScout24 wollte das Arbeiten von überall strukturierter gestalten, insbesondere nachdem informelles Arbeiten von überall aus während der Pandemie die Norm war. WorkFlex bot eine Lösung, um diese Flexibilität auf organisierte Weise zu ermöglichen.
• Mangelndes internes Know-how: AutoScout24 versuchte zunächst, flexibles Arbeiten von überall intern zu organisieren. Das Unternehmen erkannte jedoch, dass dies ein erheblicher Aufwand war und dass die internen Mitarbeiter nicht über das erforderliche Fachwissen verfügten. Die Entscheidung für WorkFlex wurde getroffen, um diese Herausforderungen zu bewältigen und externe Unterstützung zu erhalten.
• Vielfältige Mitarbeiterbedürfnisse: AutoScout24 beschäftigt Mitarbeiter aus 55 verschiedenen Nationalitäten. Viele Mitarbeiter hatten den Wunsch, in ihre Heimatländer zurückzukehren und von dort aus zu arbeiten. WorkFlex ermöglichte es, diesen unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Im September führte AutoScout24 WorkFlex ein, um globales mobiles Arbeiten effizienter zu gestalten.

💡 Lösung

Nach einer sorgfältigen Auswahl von Anbietern entschied sich das Unternehmen aus den folgenden Gründen für WorkFlex:

• Fortgeschrittener  Status: AutoScout24 betonte, dass WorkFlex, obwohl es noch als Start-Up gilt, im Vergleich zu anderen Anbietern in dem Bereich deutlich weiter entwickelt war. Die Plattform war in der Lage, umfassende Dienstleistungen anzubieten, die den globalen Anforderungen von AutoScout24 gerecht wurden.
• Weltweite Abdeckung: WorkFlex bot AutoScout24 die Möglichkeit, nicht nur europäische, sondern weltweite Workations anzubieten – für alle Nationalitäten und alle Niederlassungen. Dies war AutoScout24 aufgrund ihrer diversen Belegschaft besonders wichtig. Die Integration der Niederlande war ebenso erfolgreich wie die Berücksichtigung von Mitarbeitern mit 55 verschiedenen Nationalitäten.
• Eliminierung von Compliance-Risiken: AutoScout24 hat erkannt, dass internationale Workations mit erheblichen Risiken im Bereich Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht verbunden ist. Die Entscheidung für WorkFlex wurde getroffen, um diese Risiken zu minimieren und externes Fachwissen in Anspruch zu nehmen. Besonders das No-Risk Konzept, dass WorkFlex Haftung übernimmt, überzeugte AutoScout24. Die im Preis enthaltene Reisekrankenversicherung war ein weiterer wichtiger Faktor, der für WorkFlex ausschlaggebend war. ‍
• Gute Kommunikation und Support: AutoScout24 lobte die gute Zusammenarbeit mit WorkFlex, die schnelle Reaktion auf Fragen und den 24/7 Support, auch bei den nur selten auftretenden Problemen.
• ‍Einfache Integration und Anwendungsfreundlichkeit: Die Zusammenarbeit mit WorkFlex wurde als unkompliziert und benutzerfreundlich beschrieben. Sowohl die Vorbereitung als auch die fortlaufende Betreuung wurden positiv hervorgehoben.
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📈 Positive Auswirkungen und erzielte Vorteile:

AutoScout24 hat seine "Working from Anywhere" Unternehmensrichtlinie entwickelt, welche besagt, dass Mitarbeitende bis zu 10 Arbeitstage weltweit arbeiten können.

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Der Erfolg der Implementierung von WorkFlex bei AutoScout24 wurde ersichtlich an:

1. Weltweite Zielländer: Durch die Einführung von WorkFlex können Mitarbeiter weltweit arbeiten. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, in ihre Heimatländer zurückzukehren und von dort aus zu arbeiten. Die Herausforderung der rechtlichen Komplexität wurde durch WorkFlex bewältigt. Seit September haben AutoScout24 Mitarbeitende bereits aus 20 verschiedenen Ländern weltweit gearbeitet. 57% der Trips ging in Nicht-EU Länder. Die Top Zielländer waren nicht die typischen Urlaubsländer, sondern -passend zur diversen Belegschaft – Indien, USA, Türkei, Griechenland und Südafrika.

2. Strukturierter Rahmen: Vor der Einführung von WorkFlex wurde das Arbeiten von überall aus aufgrund der Pandemie eher informell abgewickelt. Nachdem entschieden wurde, einen strukturierteren Ansatz zu verfolgen, wurde WorkFlex als Lösung eingeführt.

3. Mehr Flexibilität für Mitarbeiter: WorkFlex ermöglicht es den Mitarbeitern, bis zu zehn Arbeitstage im Ausland zu arbeiten. Dies ist besonders relevant fürMitarbeiter mit 55 verschiedenen Nationalitäten bei AutoScout24, die oft in ihre Heimatländer zurückkehren möchten.

4. Wohlbefinden der Mitarbeiter und Work-Life-Balance: Die Workations-Richtlinie wirkte sich positiv auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben aus, insbesondere für ausländische Arbeitnehmer, die ihre Auslandsaufenthalte verlängern konnten, ohne ihr Urlaubsbudget aufzubrauchen. Die Flexibilität, die Workations bot, trug zu einer gesünderen Work-Life-Balance bei.

5. Entlastung der Personalabteilung: Die Expertise und Unterstützung vonWorkFlex haben den internen Aufwand immens reduziert, insbesondere imZusammenhang mit Formularen, Genehmigungen und Anfragen für nichteuropäischeAuslandsaufenthalte. WorkFlex automatisiert viele dieser Prozesse bzw. übernimmt die Ausstellung aller relevanten Dokumente wie A1-Bescheinigungen, CoC, Reiseversicherung

6. Kosteneinsparungen: AutoScout24 spart durch die Nutzung vonWorkFlex in mehreren Bereichen Kosten ein:

• Externe Beratungskosten: Vor derEinführung von WorkFlex hat AutoScout24 oft externe teure Beratungsfirmen fürFragen im Zusammenhang mit Lohnsteuer, Sozialversicherungsrecht und anderen rechtlichen Aspekten beauftragt. Durch die Zusammenarbeit mit WorkFlex können diese Kosten reduziert werden, da die Plattform spezialisierte Expertise bietet. Vor der Implementierung von WorkFlex beauftragte AutoScout24 häufig externe teure Beratungsfirmen für Fragen im Zusammenhang mit Lohnsteuer, Sozialversicherungsrecht und anderen rechtlichen Aspekten. Durch die Zusammenarbeit mit WorkFlex können diese Kosten reduziert werden, da die Plattform spezialisiertes Fachwissen bietet.
• Formularkosten: Die Nutzung von WorkFlex eliminiert die Notwendigkeit, aufwendige Formulare fürinternationale Einsätze manuell zu erstellen und zu verwalten. Dies spart nicht nur Papier- und Druckkosten, sondern auch die Zeit, die Mitarbeiter für das Ausfüllen dieser Dokumente benötigen.
• Zeit- und Kostenersparnis für HR und Mitarbeiter: Die Mitarbeiter von AutoScout24 benötigen weniger Zeit, um Genehmigungen für internationale Einsätze zu erhalten, da der Prozess durch WorkFlex rationalisiert wird. Dies führt zu einer insgesamt effizienteren Nutzung derArbeitszeit.
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"Die Zusammenarbeit mit WorkFlex ist äußerst positiv. Die Vorbereitung, der Support und die Benutzerfreundlichkeit des Tools sind hervorragend. Die Flexibilität von WorkFlex, alle Länder einzubeziehen und der kontinuierliche Support trugen wesentlich zum Erfolg bei. Die Automatisierung von Prozessen, wie z.B. dem Bewerbungsprozess und der Kommunikation mit den Mitarbeitern, führte zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen für AutoScout24"
Katrin Paetzold - Senior HRBP bei AutoScout24‍

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Die Fallstudie verdeutlicht den Erfolg von AutoScout24 durch die Integration von WorkFlex. Insgesamt hat WorkFlex dazu beigetragen, die internen Prozesse zu streamlinen, die Flexibilität der Mitarbeiter zu erhöhen und die Kosten für mobiles Arbeiten im Ausland per Trip zu reduzieren.