DIENSTREISEN & Workations

Compliance für
internationale Reisen
leicht gemacht –
alles in einer Software

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4.9

von 50+ Bewertungen

Frau sitzt während einer Workation am Tisch mit Laptop und lächelt.

Hunderte Unternehmen vertrauen
WorkFlex bereits mit ihrer Compliance

PLATTFORM

Entdecken Sie unsere
All-in-One Compliance Software

WorkFlex unterstützt durch automatisierte Compliance-Risikobewertungen, A1-Bescheinigungen, CoC, PWD, Visa, Versicherungen und mehr.

Workation

Mobiles Arbeiten im Ausland bis zu 183 Tage pro Jahr

Ihre Mitarbeitenden verlagern ihr Büro temporär ins Ausland, um z.B. ihre Familien zu besuchen und dabei weiterhin produktiv zu arbeiten.

Dienstreisen

Reisen zu geschäftlichen Zwecken

Sorgen Sie für uneingeschränkte Compliance, wenn Ihre Mitarbeitenden geschäftlich im Ausland unterwegs sind.

VORTEILE

Workations und Geschäftsreisen ohne Compliance-Hürden

Fehlende Beachtung lokaler Gesetze während Dienstreisen oder Workations kann zu zusätzlichen Kosten, Steuern, Visa und administrativem Aufwand führen.

Compliance-Risiken vermeiden

WorkFlex schützt Unternehmen vor allen steuerlichen Risiken. Falls doch Risiken auftreten, übernehmen wir die Haftung.

Geld & Zeit sparen

Entlasten Sie die Personalabteilung und vermeiden Sie gleichzeitig potenzielle Bußgelder und hohe Anwaltskosten.

Employer Branding verbessern

Stechen Sie im Arbeitsmarkt hervor und ziehen Sie Top Talente an, indem Sie 100% compliant mehr Flexibilität bietet.

Idealo

"WorkFlex hat uns enorm geholfen, Verwaltungskosten und Verwaltungsarbeit zu reduzieren. Es ist ein großer Vorteil, dass A1-Bescheinigungen automatisch ausgestellt werden. Alle Formalitäten werden im Tool erledigt, sodass wir keine manuelle Mehrarbeit haben."

 

COMPLIANCE

Verabschieden Sie sich
von allen Compliance-Risiken

Alle Risiken rund um Dienstreisen und Workations?
Wir decken sie ab.

Betriebsstätte

Worin besteht das Risiko? Reisende Arbeitnehmer:innen begründen im Zielland eine Betriebsstätte. Dies könnte bedeuten, dass lokale Unternehmensregistrierungen, Gewinnzuordnungen und steuerliche Verpflichtungen erforderlich sind.

Was macht WorkFlex?
Wir helfen, die Auslösung der Körperschaftssteuerpflicht im Zielland zu vermeiden.

Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:

Körperschaftssteuer in Höhe von 20 % bis 35 % des zurechenbaren Gewinns
Verwaltungsverpflichtungen von mehr als 50.000 €
Sanktionen bei nicht (rechtzeitiger) Eintragung und/oder Einreichung
Zinsen für die verspätete Abführung der Körperschaftssteuer
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden

Lohnsteuer

Worin besteht das Risiko? Die Verpflichtung, im Zielland eine Lohn- und Gehaltsabrechnung einzurichten. Dies bedeutet, dass Euer Unternehmen dort als Arbeitgeber tätig wird und Lohnsteuer abführen muss (im Allgemeinen bestehend aus Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen).

Was tut WorkFlex ?
Wir helfen dabei, die Verpflichtung zur Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Zielland zu vermeiden.

Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:

Lohnsteuer bis zu 60% oder sogar 150% (hochgerechnet)
Verwaltungsverpflichtungen von mehr als 5.000 €
Sanktionen bei nicht (rechtzeitiger) Eintragung und/oder Einreichung
Verzugszinsen für die Abführung der Lohnsteuer
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden

Sozialversicherung

Was ist das Risiko? Die Sozialversicherungssituation von reisenden Mitarbeitenden im Zielland kann komplex sein und unter Umständen aus der Deckung der Sozialversicherung des Heimatlandes fallen. Dies eröffnet Herausforderungen, die vermieden werden sollten.

Was macht WorkFlex ?
Wir stellen sicher, dass Ihre Mitarbeitenden weiterhin durch das System ihres Heimatlandes sozialversichert sind.

Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:

Beiträge von 5.000 € bis 15.000 € pro Jahr
Verwaltungsverpflichtungen von mehr als 5.000 €
Sanktionen bei nicht (rechtzeitiger) Eintragung und/oder Einreichung
Verzugszinsen für die Überweisung von Sozialversicherungsbeiträgen
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden

Versicherung

Was ist das Risiko? Reisende Mitarbeitende erleiden im Ausland einen Arbeitsunfall, für den der Arbeitgeber haftet.

Was leistet WorkFlex ?
Wir bieten eine umfassende Reiseversicherung an, um das Risiko von Arbeitgebern und Arbeitnehmer:innen bei der Deckung der medizinischen Kosten im Falle eines medizinischen Notfalls im Ausland zu beseitigen.

Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die medizinischen Kosten zu übernehmen
Mitarbeitende erhalten medizinische Leistungen von geringerer Qualität als gewohnt
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden

Arbeitsrecht

Was ist das Risiko? Das örtliche Arbeitsrecht wird auf die Beschäftigung der Reisenden anwendbar. Dies könnte zu erheblichen zusätzlichen finanziellen Verpflichtungen oder Sachleistungen für den Arbeitnehmer führen, wie z. B. Urlaubsgeld (je nach den spezifischen Gesetzen im Zielland).

Was tut WorkFlex ?
Wir tragen dazu bei, das Risiko zu minimieren, dass während der Auslandsreisen die örtlichen Arbeitsgesetze auf Ihre Mitarbeitenden angewendet werden.

Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:

Bußgelder bis zu 5.000 €
Lokale Ansprüche wie Kündigungsregelungen
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden

Arbeitsberechtigung

Was ist das Risiko? Die reisenden Mitarbeitenden haben kein Recht, im Zielland zu arbeiten, wodurch eine illegale Arbeitssituation entsteht, die in der Regel sehr hart bestraft wird.

Was tut WorkFlex ?
Wir stellen sicher, dass Ihre Mitarbeitenden das Recht und das richtige Visum haben, um im Zielland zu arbeiten.

Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:

Bußgelder von mehr als 5.000 €
Verbot der Einreise für Unternehmen und/oder Mitarbeitende in das Land
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden

Richtlinie über die Entsendung von
Arbeitnehmern (Entsenderichtlinie)

Was ist das Risiko? Arbeitnehmer:innen, die auf eine Geschäftsreise in ein anderes EU-Land gehen, um dort eine Arbeit zu verrichten, müssen bei den örtlichen Behörden des Ziellandes angemeldet werden, um gesetzliche Strafen, Geldbußen und mögliche Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.

Was tut WorkFlex ?
Wir stellen sicher, dass die Arbeitnehmer:innen ordnungsgemäß angemeldet sind, bevor wir mit der Entsendung beginnen.

Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:

Sanktionen bei nicht (rechtzeitiger) Eintragung
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden

Datenschutz

Was ist das Risiko? Unbefugter Zugriff, Verstöße, Diebstahl oder Beschädigung von Daten während der Auslandsreise ihres Mitarbeiters sowie die Sicherstellung der Abdeckung und Einhaltung angemessener Datenschutzgesetze, die dem GDPR im Zielland ähnlich sind.

Was macht WorkFlex ?
Wir prüfen die Anwendbarkeit der DSGVO und überprüfen die Gesetze des Ziellandes sowie Angemessenheitsentscheidungen. Wir führen Folgenabschätzungen für den Datentransfer durch und bieten Mitarbeiteranweisungen zur Einhaltung der DSGVO.

Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:

Bußgelder von mehr als 5.000 €
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden

WORKFLEX IN ZAHLEN

Diese Zahlen sprechen für sich

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zufriedene Kunden

100,000+

durchgeführte Risikobewertungen

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eingesparte Kosten für Steueranwälte

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FAQs

Welche Arten von Unternehmen können von der Nutzung von WorkFlex profitieren?

WorkFlex ist ideal für Unternehmen, die Top-Talente anziehen wollen, indem sie mobiles Arbeiten im Ausland anbieten, sowie für international tätige Unternehmen mit vielen Geschäftsreisen. WorkFlex hilft dabei, diese Art von Reisen auf eine rechtskonforme und effiziente Weise zu verwalten.

Welche Compliance-Risiken verwaltet WorkFlex?

WorkFlex verwaltet die wichtigsten Compliance-Risiken im Zusammenhang mit Workations und Dienstreisen. Dazu gehören Betriebsstätte, Lohnsteuer, Sozialversicherung, Arbeitsrecht, Visa, Versicherung, Datenschutz und die Entsenderichtlinie (PWD).

Wie funktionieren risikofreie Workations & Dienstreisen?

Unsere Globale Compliance Software von WorkFlex bewertet die wichtigsten Risikofaktoren für jede Reiseanfrage und stuft sie entweder als "risikolos" oder als "risikoreich" ein.

Für den unwahrscheinlichen Fall, dass während einer risikofreien Reise Compliance-Risiken auftreten, erhaltet ihr:

  • Professionelle Unterstützung bei Gesprächen mit lokalen Behörden
  • Finanzielle Haftung zur Deckung der lokalen Körperschaftssteuer, Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge für korrekte Risikobewertungen

Bitte beachten Sie, dass Fälle mit hohem Risiko nicht unter das "No-Risk"-Konzept fallen, der Arbeitgeber aber dennoch nach eigenem Ermessen entscheiden kann, ob er sie genehmigt. In diesen Fällen kann WorkFlex keine Verantwortung übernehmen. Mehr über die Funktionsweise von Workations ohne Risiko erfahren Sie in unserem Whitepaper.

Wie sieht die Preisgestaltung aus?

Die Preise sind individuell und richten sich nach den Anforderungen ihres Unternehmens. Um mehr zu erfahren, besuchen Sie bitte unsere Preisseite.

Wie kann ich mit WorkFlex loslegen?

Wenn Sie gleich loslegen möchten, können Sie einen kostenlosen Beratungstermin vereinbaren. Während des Gesprächs haben Sie die Gelegenheit, die Software in Aktion zu erleben und alle offenen Fragen zu klären.

Mit WorkFlex ist Compliance
kein Hindernis mehr

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