Compliance

Was sind Visa-Agenten?

Visumagenten sind Fachleute, die darauf spezialisiert sind, Einzelpersonen, Unternehmen und Organisationen bei der Beantragung von Visa für internationale Reisen zu unterstützen. Diese Agenten dienen als Vermittler zwischen Reisenden und den für die Visaerteilung zuständigen Regierungsbehörden.

Visaagenturen bieten eine Reihe von Dienstleistungen an, um das Visumantragsverfahren zu optimieren, darunter:

1. Beratung: Die Visaagenturen beraten und beraten Sie zu Visabestimmungen, Antragsverfahren und erforderlichen Unterlagen, je nach Zielland und Reisezweck des Reisenden.

2. Unterstützung bei der Dokumentation: Sie helfen Reisenden bei der Vorbereitung und Organisation der erforderlichen Dokumente wie Passkopien, Fotos, Einladungsschreiben, Jahresabschlüsse und Reiserouten und stellen sicher, dass alle erforderlichen Unterlagen korrekt und gemäß den Visabestimmungen ausgefüllt werden.

3. Einreichung der Bewerbung: Visa-Beauftragte erleichtern die Einreichung von Visumanträgen im Namen von Reisenden, indem sie sie entweder direkt beim zuständigen Konsulat oder der Botschaft einreichen oder indem sie Reisende beim Ausfüllen von Online-Antragsformularen unterstützen.

4. Folgemaßnahmen und Updates: Sie überwachen den Fortschritt der Visumanträge und informieren Reisende regelmäßig über den Status ihrer Anträge, einschließlich aller zusätzlichen Anforderungen oder Informationsanfragen der Visumausstellenden Behörden.

5. Problemlösung: Im Falle von Komplikationen oder Problemen mit Visumanträgen, wie Verzögerungen, Ablehnungen oder Anfragen nach zusätzlichen Unterlagen, setzen sich die Visabeauftragten mit den zuständigen Behörden in Verbindung, um das Problem effizient zu lösen und Störungen der Reisepläne so gering wie möglich zu halten.

Insgesamt spielen Visaagenturen eine entscheidende Rolle bei der Vereinfachung des Visumantragsverfahrens, sparen Reisenden Zeit und Mühe und stellen sicher, dass die Anforderungen des Ziellandes eingehalten werden. Sie bieten wertvolles Fachwissen und Unterstützung für Einzelpersonen, Unternehmen und Organisationen, die sich mit der Komplexität internationaler Reisen auseinandersetzen wollen.

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Was sind die Vorteile von Visa-Agenten?
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Visaagenturen spielen aus mehreren Gründen eine entscheidende Rolle bei der Erleichterung von Geschäftsreisevisa:

1. Fachwissen und Erfahrung: Visumagenten sind Fachleute mit fundierten Kenntnissen und Erfahrung in der Bewältigung der Komplexität von Visumantragsverfahren. Sie kennen die spezifischen Anforderungen und Nuancen der Visabestimmungen der einzelnen Länder und stellen sicher, dass Anträge korrekt und effizient ausgefüllt werden.

2. Zeitsparend: Geschäftsleute haben oft einen anspruchsvollen Zeitplan und können nicht die erforderliche Zeit aufwenden, um Visumanträge zu recherchieren und auszufüllen. Visa-Beauftragte rationalisieren den Prozess und sparen sowohl Einzelpersonen als auch Organisationen Zeit, indem sie administrative Aufgaben erledigen und sicherstellen, dass Anträge umgehend eingereicht werden.

3. Weniger Fehler: Visumanträge erfordern genaue Informationen, und selbst geringfügige Fehler können zu Verzögerungen oder Ablehnungen führen. Visa-Beauftragte minimieren das Fehlerrisiko, indem sie Antragsteller durch das Antragsverfahren führen und die Dokumente vor der Einreichung auf Richtigkeit überprüfen.

4. Bleiben Sie über die Vorschriften auf dem Laufenden: Visabestimmungen und -bestimmungen können sich häufig ändern, was Unternehmen vor die Herausforderung stellt, auf dem Laufenden zu bleiben. Die Visa-Beauftragten halten sich über die neuesten Vorschriften und Änderungen auf dem Laufenden und stellen so sicher, dass die Anträge den aktuellen Anforderungen entsprechen, und minimieren das Risiko unerwarteter Probleme.

5. Personalisierter Support: Visa-Agenten bieten persönliche Unterstützung und Unterstützung während des gesamten Visumantragsprozesses. Sie gehen auf alle Fragen oder Bedenken ein, geben Hinweise zu den erforderlichen Unterlagen und informieren über den Status der Anträge, sodass Reisende und Arbeitgeber gleichermaßen beruhigt sind.

Insgesamt bieten Visaagenturen wertvolles Fachwissen, zeitsparende Vorteile, Fehlerreduzierung, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und persönliche Unterstützung. Dies macht sie zu unverzichtbaren Partnern für Unternehmen, die die Komplexität von Geschäftsreisevisa effizient und effektiv bewältigen möchten.

Warum WorkFlex mehr als eine traditionelle Visumagentur ist:

WorkFlex übertrifft die traditionelle Rolle eines Visa-Vermittlers, indem es eine umfassende Palette von Dienstleistungen anbietet, die darauf zugeschnitten sind, die weltweiten Reiserichtlinien für Unternehmen zu optimieren. Während sich Visaagenturen in der Regel ausschließlich auf die Bearbeitung von Visumsanträgen konzentrieren, bietet WorkFlex eine ganzheitliche Lösung für die Erfüllung der Anforderungen von Unternehmen an die Einhaltung von Reisekosten. Hier ist der Grund, warum WorkFlex so besonders ist:

1. Integrierte Compliance-Plattform: WorkFlex bietet eine umfassende globale Compliance-Plattform, die über Visadienstleistungen hinausgeht. Zusätzlich zum Visa-Management bietet WorkFlex Lösungen für Reiseversicherungen, A1/COC (Certificates of Coverage), die Einhaltung der PWD-Richtlinie (Posted Worker Directive) und Pakete zur Erfüllung der Sorgfaltspflicht. Durch die Integration dieser Dienste in eine einzige Plattform bietet WorkFlex Unternehmen eine nahtlose und effiziente Lösung für die Verwaltung verschiedener Compliance-Anforderungen im Zusammenhang mit internationalen Reisen.

2. Risikobewertung und Automatisierung: WorkFlex nutzt fortschrittliche Technologie, um Risikobewertungen durchzuführen und Prozesse zur Dokumentenerstellung zu automatisieren. Durch die Analyse von Reiserouten und Reisezielen hilft WorkFlex Unternehmen dabei, potenzielle Compliance-Risiken zu erkennen und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Unterlagen korrekt und effizient erstellt werden.

3. Direkter Visumantrag: Im Gegensatz zu herkömmlichen Visaagenturen, die möglicherweise ausschließlich als Vermittler zwischen Reisenden und Visumbehörden agieren, verfolgt WorkFlex einen praktischen Ansatz, indem Visumanträge direkt bearbeitet werden. Diese direkte Beteiligung stellt sicher, dass Anträge umgehend und korrekt eingereicht werden, wodurch das Risiko von Verzögerungen oder Ablehnungen minimiert wird.

4. Beratung und Unterstützung durch Experten: WorkFlex bietet fachkundige Beratung und persönliche Unterstützung während des gesamten Visumantragsprozesses. Von der ersten Beratung über die Einreichung des Antrags bis hin zur Nachverfolgung steht das Expertenteam von WorkFlex Unternehmen und Reisenden bei allen Fragen oder Bedenken zur Verfügung, bietet Sicherheit und sorgt für ein reibungsloses Reiseerlebnis.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass WorkFlex sich von herkömmlichen Visumagenten durch eine umfassende Compliance-Plattform, fortschrittliche Technologielösungen, direkte Beteiligung an Visumanträgen sowie fachkundige Beratung und Unterstützung unterscheidet. WorkFlex erfüllt die umfassenderen Anforderungen an die Einhaltung von Reiserichtspflichten von Unternehmen und bietet eine Komplettlösung zur Rationalisierung des weltweiten Reiseverkehrs und zur Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

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Haben Sie es satt, dass Visumanträge zu bürokratischen Albträumen werden? Verabschieden Sie sich von endlosen Warteschlangen und Papierkram und begrüßen Sie die Ära der E-Visa — Ihr Reisepass für stressfreies Reisen.

In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über E-Visa wissen müssen, von deren Bedeutung bis hin zu deren Erlangung, damit Sie sich mühelos auf Ihr nächstes Abenteuer vorbereiten können.

E-Visa verstehen:

In einer Welt, in der Zeit entscheidend ist, erweisen sich E-Visa als die ultimative Lösung für Reisende, die Komfort und Effizienz suchen. Aber was genau sind E-Visa?

E-Visa oder elektronische Visa sind digitale Alternativen zu herkömmlichen Visa. Anstatt ein Konsulat oder eine Botschaft aufzusuchen, können Reisende ein Visum online beantragen, die Zahlung abschließen und die Genehmigung per E-Mail erhalten. Es ist ein Wendepunkt für alle, die ihre Reisevorbereitungen optimieren möchten.

Unterschied zwischen einem Online-Visum und einem traditionellen Visum

Der Hauptunterschied zwischen einem Online-Visum und einem (herkömmlichen) Papiervisum besteht darin, dass Sie für die Beantragung eines Visums über das Internet überhaupt keine Botschaft oder ein Konsulat aufsuchen müssen — der gesamte Visumprozess wird aus der Ferne (online) durchgeführt, auch die Visumzahlung und das Ausstellungsdokument. Ein weiterer wesentlicher Unterschied besteht darin, dass herkömmliche Visa für kurzfristige und langfristige Zwecke ausgestellt werden, während eVisa nur vorübergehend sind.

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Welche Länder stellen Online-Visa aus? ‍

Diese Liste hängt unter anderem stark von Ihrem Reisepass und dem Grund Ihrer Reise ab. Beispielsweise bieten viele Länder keine E-Visa für Geschäftsreisen an; sie sind ausschließlich für Touristen erhältlich. Außerdem müssen Sie bei langfristigen Visa wie Studenten-, Arbeits- oder Familienvisa einen Antrag in Papierform stellen und mehrmals die Botschaft oder das Konsulat aufsuchen, bevor Sie Ihre Genehmigung erhalten. Generell können wir jedoch feststellen, dass die Tendenz zu einer zunehmenden Anzahl von E-Visa geht.
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Die Vorteile von E-Visa:

1. Schnelligkeit und Komfort: Sie müssen nicht mehr in langen Warteschlangen warten oder mehrere Fahrten zu Visabüros unternehmen. E-Visa können bequem von zu Hause aus beantragt werden, oft innerhalb weniger Tage.

2. Barrierefreiheit: Mit E-Visa wird der gesamte Antragsprozess digitalisiert, sodass er Reisenden aus aller Welt zugänglich ist. Verabschieden Sie sich von geografischen Barrieren und begrüßen Sie reibungslose Reiseerlebnisse.

3. Wirtschaftlichkeit: E-Visa haben im Vergleich zu herkömmlichen Visa in der Regel niedrigere Bearbeitungsgebühren, was sie zu einer budgetfreundlichen Option für Reisende macht, die etwas mehr Geld für ihre Abenteuer sparen möchten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass E-Visa einen bedeutenden Fortschritt in der Welt des Reisens darstellen und Geschwindigkeit, Komfort und Erreichbarkeit wie nie zuvor bieten. Wenn Sie sich für E-Visa entscheiden, können Sie sich von den Problemen herkömmlicher Visumanträge verabschieden und Ihre Reise mit Zuversicht antreten.

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So erhalten Sie ein E-Visum:

Das Verfahren zur Beantragung eines E-Visums ist von Land zu Land unterschiedlich:

1. Recherche: Recherchieren Sie zunächst nach den Visabestimmungen für Ihr Zielland. Nicht alle Länder bieten E-Visa an, daher ist es wichtig, die Eignung vorher zu bestätigen.

2. Bewerbung: Besuchen Sie die offizielle Website der Einwanderungsbehörde oder des Konsulats des Landes und suchen Sie nach der E-Visa-Abteilung. Folgen Sie den Anweisungen, um den Online-Antrag auszufüllen, und geben Sie die erforderlichen Informationen wie Passinformationen und Reiseroute an.

3. Einreichung des Dokuments: Bereiten Sie die erforderlichen Dokumente vor, einschließlich eines Passfotos und einer Kopie Ihres Reisepasses. Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente die angegebenen Kriterien erfüllen, um Verzögerungen oder Ablehnung zu vermeiden.

4. Bezahlung: Zahlen Sie die Bearbeitungsgebühr online über ein sicheres Zahlungsgateway. Sobald die Zahlung bestätigt ist, wird Ihr Antrag von den Einwanderungsbehörden bearbeitet.

5. Zulassung: Warten Sie auf die Genehmigung Ihres E-Visums per E-Mail. Nach der Genehmigung drucken Sie einfach das E-Visum aus und nehmen Sie es auf Ihren Reisen mit.

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Erledigen Sie mit WorkFlex den Stress bei der Beantragung von Visa:

Warum sollten Sie Stunden damit verbringen, sich in komplexen Visaverfahren zurechtzufinden, wenn Sie die Aufgabe Experten anvertrauen können? Mit WorkFlex werden (Geschäfts-) Visumanträge zum Kinderspiel.
Lagern Sie alle Compliance-Angelegenheiten aus und sparen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen. Überlassen Sie uns den Papierkram, während Sie sich auf die Planung Ihrer Traumreise konzentrieren.
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Tipps für ein reibungsloses E-Visa-Erlebnis:

1. Planen Sie im Voraus: E-Visa bieten zwar schnellere Bearbeitungszeiten, es ist jedoch ratsam, den Antrag rechtzeitig vor Ihren Reisedaten zu stellen, um Komplikationen in letzter Minute zu vermeiden.
2. Überprüfen Sie die Anforderungen noch einmal: Jedes Land hat seine eigenen Anforderungen für E-Visa-Anträge. Stellen Sie sicher, dass Sie die Anweisungen sorgfältig lesen und alle erforderlichen Dokumente vorlegen, um Verzögerungen zu vermeiden.
3. Bleiben Sie auf dem Laufenden: Behalten Sie Ihr E-Mail-Postfach im Auge, nachdem Sie Ihre Bewerbung eingereicht haben. Die Mitteilung über Ihren E-Visa-Status wird an die E-Mail-Adresse gesendet, die Sie während des Antragsprozesses angegeben haben.
4. Drucken Sie Ihr E-Visum aus: Die meisten Länder akzeptieren zwar digitale Kopien von E-Visa, aber es ist immer eine gute Idee, für alle Fälle eine gedruckte Kopie bei sich zu haben.

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Im Bereich elektronischer Reisegenehmigungen tauchen häufig zwei Begriffe auf: E-Visa und elektronische Reisegenehmigungen (ETAs). Beide erleichtern zwar die Einreise in bestimmte Länder, aber das Verständnis ihrer Unterschiede kann Reisenden helfen, sich effektiver in der Visalandschaft zurechtzufinden.

E-Visa: Optimierte Lösungen für reibungsloses Reisen

E-Visa oder elektronische Visa sind digitale Versionen traditioneller Visa. Sie werden im Rahmen eines Online-Antragsverfahrens beantragt, bei dem in der Regel Passinformationen, Reiseroute und Belege eingereicht werden. Nach der Genehmigung erhalten Reisende ihre E-Visa per E-Mail, die sie ausdrucken und bei der Ankunft am Zielort vorlegen können.

Hauptmerkmale von E-Visa:

- Online Beantragung
- Erfordert die Vorlage detaillierter Informationen und Dokumente
- Genehmigung per E-Mail
- Oft für kurzfristige Besuche geeignet
- Im Allgemeinen für den einmaligen Gebrauch konzipiert

ETAs: Vereinfachung der Einreise mit elektronischer Autorisierung

Auf der anderen Seite funktionieren elektronische Reisegenehmigungen (ETAs) etwas anders. Eine ETA ist eine digitale Reisegenehmigung, mit der sich ausländische Besucher elektronisch registrieren können, ohne dass ein herkömmliches Visum erforderlich ist. ETAs ähneln zwar in ihrer digitalen Natur E-Visa, beinhalten jedoch in der Regel ein einfacheres Antragsverfahren und werden häufig für kurzfristige Besuche verwendet.

Hauptmerkmale von ETAs:

- Elektronische Registrierung für die Einreise
- Erfordert möglicherweise keine umfangreiche Dokumentation
- Genehmigung digital erteilt
- Oft gültig für mehrere Einträge
- Konzipiert für kurzfristige Besuche, ohne dass ein herkömmlicher Visastempel erforderlich ist

Die Unterschiede verstehen

Der Hauptunterschied zwischen E-Visa und ETAs liegt in den Antragsverfahren, den Dokumentationsanforderungen und dem Verwendungszweck. E-Visa sind umfassender und erfordern detaillierte Informationen und Unterlagen, während ETAs eine vereinfachte Alternative für Reisende bieten, die für kurzfristige Besuche einreisen möchten. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass E-Visa und ETAs innovative Lösungen im Bereich digitaler Reisegenehmigungen darstellen und Reisenden bequeme Alternativen zu herkömmlichen Visaverfahren bieten. Wenn Sie die Unterschiede zwischen diesen beiden Systemen verstehen, können Sie sich mit Zuversicht in der Visalandschaft zurechtfinden und Ihre Reisen problemlos antreten.

Die richtige Option wählen

Bei der Planung Ihrer Reisen ist es wichtig, die Einreisebestimmungen Ihres Ziellandes zu überprüfen, um festzustellen, ob ein E-Visum oder eine ETA die richtige Option ist. Faktoren wie Aufenthaltsdauer, Reisehäufigkeit und spezifische Visabestimmungen werden Ihre Entscheidung beeinflussen.

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Des Öfteren hören wir von verschiedenen Firmen über die eine anhaltende Diskussion beim Erstellen der Unternehmensrichtlinie: Benutze ich Kalendertage oder Arbeitstage für die Workation-Unternehmensrichtlinie?

Die meisten Unternehmensrichtlinien enthalten eine Höchstzahl (30/60/etc.) von Arbeitstagen, manchmal auch Anwesenheitstagen, die Mitarbeitende im Ausland arbeiten dürfen. Oft ist dies aber nicht klar definiert, ob die Richtlinie von reinen Arbeitstagen oder von Anwesenheitstagen spricht.

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Arbeitstage sind die Tage, an denen Mitarbeitende im Ausland für das Unternehmen arbeiten - unabhängig davon, wie viele Stunden sie dies tun
Anwesenheitstage sind alle Tage, an denen ein Arbeitnehmer im Ausland arbeitet und/oder sich in der Freizeit aufhält (einschließlich der Wochenenden und Feiertage)

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Ob man nun Arbeitstage oder Anwesenheitstage für die Tagesobergrenze benutzen soll, ist ein recht komplexes Thema.

Schließlich haben Sie als Arbeitgeber an Tagen, an denen der Arbeitnehmer nicht arbeitet, wenig zu sagen. Andererseits ist es aufgrund der Compliance-Aspekte rund um die Anwesenheit auch verständlich, dass Unternehmen beschließen, einen Schwellenwert für Anwesenheitstage festzulegen. 

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Warum sind Anwesenheitstage für Compliance wichtig?

Da sich die Tage stark auf die Compliance Risikofaktoren auswirken, wie Lohnsteuer, Betriebsstätte, Arbeitsberechtigung, Sozialversicherung usw., muss der Arbeitgeber die kumulierten Anwesenheitstage pro Land kennen. Auf diese Weise kann der Arbeitgeber das Compliance-Risiko begrenzen - sowohl für sich selbst als auch zum Schutz des Arbeitnehmers. Ein weiterer Grund für die Begrenzung der Zahl der Auslandstage ist die Sicherstellung der Büropräsenz. Hierfür müssen nur die Arbeitstage berücksichtigt werden.

Für Compliance sind sowohl Arbeitstage als auch Anwesenheitstage relevant, da beide rechtliche Auswirkungen haben!

Während bei einigen Aspekten, wie dem Arbeitsrecht oder der Betriebsstätte, (nur) die Arbeitstage berücksichtigt werden müssen, haben bei den meisten Risikofaktoren auch die Anwesenheitstage eine enorme rechtliche Bedeutung:

- z.B. für die Lohnsteuer

- z.B. für die Sozialversicherung

- z.B. für die Arbeitsberechtigung /Anmeldung

Um die Compliance-Risiken richtig einschätzen zu können, muss WorkFlex wissen, wie lange jemand abwesend ist, z. B. für Center of Vital Interest-Diskussionen und die 25%-Regel, die in der Sozialversicherung des Heimatlandes verbleibt.

So löst nicht nur die Arbeit von mehr als 183 Tagen in einem Land Compliance-Risiken aus, sondern auch Urlaube, Geschäftsreisen und Wochenenden werden in die 183-Tage-Regel einbezogen.

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Hintergrund: Was besagt die 183-Tage-Regelung?

Unabhängig davon, ob Sie Geschäftsreisende, internationale Kurzzeitmitarbeiter oder Telearbeiter verwalten, haben Sie zweifellos schon von der "183-Tage-Regel" gehört.

Diese Regel besagt - vereinfacht ausgedrückt - dass ein Arbeitnehmer im Zielland nicht steuerpflichtig wird, solange seine Gesamtpräsenz in diesem Land unter 183 Tagen pro Jahr bleibt (das kann ein Kalenderjahr, ein Steuerjahr oder einbeliebiger laufender 12-Monats-Zeitraum sein). Sowohl auf internationaler als auch auf nationaler Ebene erwarten viele Steuerbehörden, dass der Arbeitgeber (und auch der Arbeitnehmer) die Geschäftsreisen von Nichtansässigen verfolgt und meldet. Die einfache Anwendung einer "183-Tage"-Grenze reicht jedoch nicht immer aus, um die Einhaltung der Steuervorschriften zu gewährleisten.

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Im OECD-Kommentar heißt es dazu:
Obwohl die Mitgliedsländer verschiedeneFormeln zur Berechnung der 183-Tage-Frist verwendet haben, gibt es nur eine Methode, die mit dem Wortlaut dieses Absatzes übereinstimmt: die Methode der "Tage der physischen Anwesenheit". Die Anwendung dieser Methode ist einfach, da die Person entweder in einem Land anwesend ist oder nicht. Daher bezieht sich die 183er-Regel auf Anwesenheitstage (einschließlich Wochenenden),so dass Geschäftsreisen, Urlaub und Arbeitsaufenthalte in diesem Zeitrahmen zählen. Aus diesen Grundsätzen folgt, dass ein ganzer Tag, der außerhalb des Tätigkeitsstaats verbracht wird, sei es für Urlaub, Geschäftsreisen oder aus anderen Gründen, nicht berücksichtigt werden sollte. Ein Tag, an dem sich der Steuerpflichtige, wie kurz auch immer, in einem Staat aufhält, zählt für die Berechnung der 183-Tage-Frist als ein Tag der Anwesenheit in diesem Staat. (Quelle: OECD, Seite 210)

Wird in einem DBA bei der 183-Tage-Frist anstelle eines Zwölf-Monats-Zeitraums auf das Steuerjahr oder Kj. abgestellt, so sind die Aufenthalts-/Ausübungstage für jedes Steuerjahr oder Kj. gesondert zu ermitteln. In Deutschland entspricht das Steuerjahr dem Kj. Entspricht das Steuerjahr des anderen Vertragsstaats ebenfalls dem Kj., ergeben sich keine Besonderheiten, wenn das entsprechende DBA für die Berechnung der 183-Tage-Frist auf das Steuerjahr abstellt (z. B. DBA-Frankreich, DBA-Griechenland, DBA-Italien). Weicht das Steuerjahr des anderen Vertragsstaats vom Steuerjahr Deutschlands (= Kj.) ab, ist jeweils das Steuerjahr des Vertragsstaats maßgebend, in dem die Tätigkeit ausgeübt wird. (Quelle: Bundesfinanzministerium)

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WorkFlex Lösung

Wenn ein Arbeitnehmer zum Beispiel 5 Tage in Italien im Ausland ist, aber nur 3 Tage dort arbeitet, muss er mit "Nein" antworten und die Anzahl der Arbeitstage hinzufügen. So kann WorkFlex sowohl die Arbeitstage sowie die Anwesenheitstage im Zielland akkurat zählen. Um sicherzustellen, dass die Anwesenheits- und Arbeitstage korrekt gezählt werden, hat WorkFlex die Frage "Werden Sie während des gesamtenAufenthalts arbeiten" in seine Plattform integriert.

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Nach 23 Jahren wird sv.net durch das SV-Meldeportal ersetzt. Ab dem 1. März 2024 muss das A1 Zertifikat nun über das neue SV-Meldeportal beantragt werden.

Was bedeutet das genau für Unternehmen? Inwiefern ändert sich der Prozess und welche Kosten fallen für die Nutzung des neuen Portals an?

Die Antworten und mehr finden Sie in diesem Blog-Beitrag, sodass HR und Unternehmen optimal auf die bevorstehende Abschaltung von sv.net und die Umstellung auf das SV-Meldeportal zum 1. März 2024 vorbereitet sind. Zudem bietet dieser Artikel einen umfassenden Einblick in die wesentlichen Aspekte des A1-Zertifikats. Darüber hinaus wird beleuchtet, warum die A1-Bescheinigung allein nicht ausreicht, um Workations und Dienstreisen compliant zu gestalten, und welche Compliance-Risiken Unternehmen dabei beachten müssen.

Vorneweg: Was ist eine A1- Bescheinigung?

Die A1 Bescheinigung, auch als A1-Zertifikat bekannt, ist ein Dokument, das die Sozialversicherungsrechte einer Person innerhalb der Europäischen Union (EU) und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) regelt. Sie ist für Personen wichtig, die in einem EU- oder EWR-Land arbeiten oder vorübergehend beschäftigt sind. Die A1 Bescheinigung zeigt, welches Sozialversicherungssystem für diese Personen gilt und verhindert, dass sie doppelt in verschiedene Sozialversicherungssysteme einzahlen müssen. Arbeitnehmer, Beamte und Selbständige benötigen regelmäßig eine A1-Bescheinigung, wenn sie vorübergehend grenzüberschreitend innerhalb der EU, in Island, Liechtenstein, Norwegen, der Schweiz oder dem Vereinigten Königreich Großbritannien und Nordirland tätig sind. Dies gilt sowohl für Geschäftsreisen als auch für Workations.

Wie man bisher die A1- Bescheinigung beantragt hat (bis 29. Februar 2024)

Zur Beantragung der A1-Bescheinigung müssen Arbeitgeber und Selbstständige seit 2019 den Antrag elektronisch stellen. Es gibt zwei Hauptwege dafür: Entweder nutzen sie eine Entgeltabrechnungssoftware wie DATEV oder LOGA, die den Antrag unkompliziert weiterleitet, oder sie verwenden die Anwendung sv.net, um den Antrag direkt elektronisch einzureichen. In beiden Fällen erfolgt die automatische Weiterleitung an den zuständigen Sozialversicherungsträger.

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Abschaltung von sv.net - was bedeutet das für Unternehmen ab 1. März 2024?

Nach 23 Jahren wird sv.net durch das SV-Meldeportal ersetzt, das den elektronischen Datenaustausch mit den Sozialversicherungsträgern ermöglicht. Über sv.net führen jährlich über 500.000 Arbeitgeber rund 25 Millionen Transaktionen durch. Früher wurde sv.net von Krankenkassen für den Sozialversicherungsmeldungsaustausch angeboten.

Das SV-Meldeportal erlaubt den elektronischen Austausch von Meldungen, Beitragsnachweisen, Bescheinigungen und Anträgen für Arbeitgeber und Selbstständige. Eine Registrierung im SV-Meldeportal ist erforderlich, vorzugsweise mit einem Elster-Organisationszertifikat oder alternativ über die BundID.

Die Beantragung der A1-Bescheinigung erfolgt ab dem 1. März 2024 ausschließlich im SV-Meldeportal. Bis zum 31. März 2024 ist die Nutzung des Portals kostenfrei, danach fällt eine Nutzungsgebühr an, außer für Selbstständige.

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Wie genau ändert sich der Prozess für Unternehmen?

Der IT-Planungsrat von Bund und Ländern hat die Umsetzung des "Einheitlichen Unternehmenskontos" auf Basis von ELSTER beschlossen. Unternehmen können Konten über die Webseite mein-unternehmenskonto.de einrichten, wobei die Steuernummer des Unternehmens genutzt wird. Jedes Unternehmenskonto besteht aus einem oder mehreren Benutzerkonten, die einzelnen Personen zugeordnet sind. Bei der Registrierung erhält jedes Benutzerkonto ein ELSTER-Organisationszertifikat per Post, das nicht nur für die Erstregistrierung, sondern auch für jede Anmeldung am SV-Meldeportal verwendet wird.

Ab 2024 können Selbständige und Beschäftigte, die das SV-Meldeportal ausschließlich für die Beantragung und den Abruf von A1-Bescheinigungen nutzen möchten, sich alternativ auch über das BundID-Konto registrieren und anmelden. Diese erweiterte Registrierung im SV-Meldeportal bietet den Arbeitgebern einen sicheren und benutzerspezifischen Zugang zu den Anwendungen und Daten.

Es ist wichtig zu wissen, dass für jede Niederlassung eine separate Registrierung erforderlich ist, jeweils mit einem eigenen ELSTER-Unternehmenszertifikat. Über die Mandatsverwaltung können Betriebsstätten jedoch zusammengeführt werden.

Allgemein gilt: Daten können nicht direkt von sv.net zum SV-Meldeportal übertragen werden. Jedes Unternehmen muss sich beim SV-Meldeportal registrieren. Das gilt auch für Unternehmen, die zuvor ihre A1-Zertifikate über eine Integration mit einer Entgeltabrechnungssoftware beantragt haben - nun müssen sie dies über das SV-Meldeportal tun. Eine automatische Weiterleitung der Daten ist derzeit nichtmöglich. Das bedeutet einen großen manuellen Aufwand für Unternehmen.

Kleiner Tipp: Mit der All-in-One Software von WorkFlex können Sie A1-Bescheinigungen innerhalb von einer Minute erstellen und sparen somit wertvolle Zeit und Geld. 

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Überblick über die Registrierung

Die Registrierung läuft in diesen Schritten ab:

1.    SV-Meldeportal aufrufen

2.    Registrierung zur Nutzung über “Mein Unternehmenskonto” abwickeln

3.    Im SV-Meldeportal mit dem ELSTER-Zertifikat authentifizieren

4.    Betriebsnummer und Unternehmensdaten eingeben

5.    Vertretungsberechtigungsschreiben mit Freischaltcode per Posterhalten

6.    Freischaltcode eingeben

7.    Freigabe des SV-Meldeportals für die Nutzung

Nach erfolgreicherRegistrierung ist das SV-Meldeportal uneingeschränkt nutzbar. Für jeden Login wird das ELSTER-Zertifikat benötigt, mit dem sich das Unternehmen registriert hat.

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Welche Kosten fallen für die Nutzung an?

Die Nutzung des SV-Meldeportals unterliegt variablen Gebühren, die sich je nach Anzahl der benötigten Betriebsnummern des Unternehmens für die Übermittlung von Sozialversicherungsmeldungen unterscheiden.

Es gibt zwei Anwendergruppen: die Single-Mandanten-Variante und die Multi-Mandanten-Variante. Bis März 2024 gelten vergünstigte Gebühren. Unternehmen, die sich vor dem 31. März 2024 registrieren, sind für die Jahre 2023 und 2024 gebührenfrei. Ab dem 1. Januar 2025 fallen Kosten an. Bei einer Registrierung vor dem genannten Datum gilt automatisch die Multi-Mandanten-Variante, die den Datenaustausch für mehrere Betriebsnummern ermöglicht. Im Herbst 2024 müssen Nutzer eine der beiden Varianten wählen, für die ab Januar 2025 eine Gebühr anfällt. Die Kosten betragen 36 Euro plus Umsatzsteuer für eine einzelne Betriebsnummer und 99 Euro plus Umsatzsteuer für mehrere Betriebsnummern, jeweils für einen Zeitraum von 36 Monaten. Es gibt keine Begrenzung für den Austausch von Sozialversicherungsmeldungen.

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Mehr Datensicherheit bei SV-Meldeportal 

Der bedeutende Unterschied zum sv.net liegt darin, dass die Datensicherheit aufgrund der Registrierung über das ELSTER-Organisationszertifikat beim SV-Meldeportal für Unternehmen und Mitarbeiter erheblich höher ist. Andere Länder wie die Niederlande, Belgien, Schweden und das Vereinigte Königreich haben bereits seit Jahren deutlich fortgeschrittenere und gründlichere Prozesse eingeführt, um sicherzustellen, dass Daten besser geschützt sind. Deutschland zieht nun mit dem SV-Meldeportal nach.

A1-Bescheinigungen mit WorkFlex beantragen 

Wenn Sie auf der Suche nach einer unkomplizierten und automatisierten Lösung für die Beantragung Ihrer A1-Bescheinigungen sind, ist die Software von WorkFlex die perfekte Lösung. Mit unserer Software können Sie A1-Zertifikate in weniger als einer Minute beantragen - bei Dienstreisen sogar ohne jeglichen extra Aufwand. 

Durch unsere Integrationen mit Reisebuchungstools wie z.B. mit TravelPerk, Navan etc. werden alle relevanten Compliance Dokumente, so auch das A1, für Dienstreisen von WorkFlex automatisch erstellt - ohne jeglichen extra Aufwand für HR oder den Geschäftsreisenden.

Wird hingegen eine A1-Bescheinigung für eine Workation benötigt, muss der Mitarbeitende lediglich die relevanten Daten auf der Plattform angeben. Das dauert ca. 2 Minuten. Nach Zustimmung des Managers kümmern wir uns um die Erstellung aller notwendigen Dokumente. 

Mit WorkFlex gestalten Sie den Prozess der A1-Bescheinigungen um 95% effizienter und sparen so wertvolle Zeit. Zudem minimieren Sie auch das Risiko von Bearbeitungsfehlern - im Falle eines Falles übernimmt WorkFlex die Haftung dafür. 

Webinar zum Thema:

🚨 WICHTIG: Das A1-Zertifikat schützt nicht vor Compliance Strafen

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Obwohl die A1-Bescheinigung ein entscheidendes Dokument für die Compliance bei Workations und Dienstreisen innerhalb Europas ist, reicht sie allein nicht aus, um eine Workation oder Dienstreise "rechtskonform" zu gestalten.

Die rechtliche Lage in Bezug auf Dienstreisen ist den Unternehmen bekannt. Jedoch ist insbesondere im Zuge der zunehmend beliebten "Workations" die Rechtslage im Ausland oft unklar. Eine Herausforderung besteht darin, dass die einschlägigen Gesetze und Vorschriften nicht speziell für "Workations" geschrieben wurden. Im Gegenteil, sie wurden verfasst, lange bevor das Konzept der temporären Arbeit im Ausland überhaupt entstand.

Grundsätzlich bestätigt das A1, dass die Sozialversicherungssysteme im Heimatland den Reisenden auch auf seiner Reise, unabhängig davon, ob es sich um eine Workation oder Dienstreise handelt, absichern. Die heimische Versicherung haftet jedoch nur im Rahmen der deutschen Vorgaben. Daher könnte der Arbeitgeber verpflichtet werden, etwaige Restkosten oder überhaupt die medizinischen Kosten zu übernehmen, wenn es sich um einen Arbeitsunfall oder eine Erkrankung auf Dienstreise handelt. Des Weiteren ist zu beachten, dass der Krankenversicherungsschutz, den ein Reisender im Zielland erhalten würde, möglicherweise nicht so umfassend ist, wie erwartet, selbst wenn eine gesetzliche oder sogar private Versicherung vorliegt.

Es gibt eine Vielzahl weiterer Compliance-Risiken, die Unternehmen in Bezug auf Workations und Dienstreisen prüfen und beachten müssen, um hohe Strafen und Bußgelder zu vermeiden: VISA / Arbeitsberechtigung, Betriebsstätte, Lohnsteuer, Sozialversicherung, Europäische Entsenderichtlinie (PWD), Arbeitsrecht und Datenschutz sowie die Absicherung für Krankheit und Unfall. Wenn Sie mehr Details zu den einzelnen Risiken, deren Komplexität sowie deren rechtlichen und steuerlichen Folgen wissen wollen, werfen Sie gerne einen Blick in unser Compliance Handbuch.

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‍Wie löst WorkFlex diese Compliance Hürden für Unternehmen?

Die Software von WorkFlex prüft alle diese acht Compliance Risiken für jeden Workation- oder Dienstreise-Antrag, erstellt eine individuelle Risikobewertung und alle relevanten Dokumente. Das ganze geschieht ohne Aufwand für HR - und ohne Risiko für Unternehmen - denn WorkFlex übernimmt die Haftung.

Wenn Sie mehr über unsere Compliance Software erfahren wollen, buchen Sie sich gerne hier eine kostenlose Demo mit unserem Team.

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Die beiden aktuellen Lösungen von WorkFlex decken zwei Arten von temporärer Arbeit im Ausland ab: mobiles Arbeiten und Dienstreisen.

Die neue Arbeitswelt hat diese beiden unterschiedlichen, aber miteinander verknüpften Konzepte in den Vordergrund gerückt. Geschäftsreisen sind schon lange ein Eckpfeiler des beruflichen Lebens. Dabei handelt es sich um Personen, die aus geschäftlichen Gründen an verschiedene Orte reisen, um beispielsweise Meetings, Konferenzen und Kundenbesuche durchzuführen.

Andererseits sind Workations zu einem vielgefragten Vorteil unter den Mitarbeitern geworden und rangieren in aktuellen Umfragen direkt hinter dem Gehalt auf dem zweiten Platz der wichtigsten Gründe, um dem Arbeitgeber treu zu bleiben.

Obwohl es viele Ähnlichkeiten zwischen diesen beiden mobilen Arbeitsformen im Ausland gibt, ist es dennoch ziemlich einfach, sie zu unterscheiden. Komplikationen treten hauptsächlich auf, wenn Arbeitgeber versuchen, wesentliche Compliance-Risiken für beide Konzepte zu messen und zu mindern.

In diesem Blogbeitrag werden wir die Unterschiede zwischen Geschäftsreisen und Workation aus der Sicht von HR und Arbeitgebern erkunden und beleuchten, worauf Arbeitgeber achten müssen und wie sie diese Praktiken effektiv regulieren können.

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Wie unterscheidet man zwischen Dienstreisen und Workations?

Die Unterscheidung zwischen Geschäftsreisen und Workations ist überhaupt nicht schwierig, da es mehrere Unterscheidungsfaktoren gibt, wie z. B. den Grund der Reise, die Dauer des Aufenthalts, den Ort und die Umgebung, die Flexibilität des Arbeitszeitplans, die Kostenzuweisung, die Art formeller Geschäftstreffen und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien. Man kann jedoch sagen, dass die wichtigsten ausschlaggebenden Faktoren Sponsoring und Ziel der Reise sind.

Die während Geschäftsreisen entstehenden Kosten werden in der Regel vom Arbeitgeber erstattet, da sie direkt mit Arbeitsaktivitäten verbunden. Die Kosten während einer Workation werden in der Regel vom Mitarbeitenden getragen, da der Hauptzweck dieser Reise privater Natur ist, obwohl sie tatsächlich eine Mischung aus Arbeit und persönlichem Vergnügen beinhaltet.

Überschneidende und doch unterschiedliche Compliance-Risiken auf Geschäftsreisen und Workations

Die Definition und Bewertung von Compliance-Risikodimensionen für Geschäftsreisen und Workations durch Arbeitgeber und HR könnte überfordernd und sehr teuer sein. Vor allem, wenn für jede Risikodimension risikomindernde Maßnahmen ergriffen werden sollen.

Die üblichen Risiken für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowohl für Geschäftsreisen als auch für Workations lassen sich in die folgenden Kategorien einteilen:

1- Steuerliche Auswirkungen
2- Sozialversicherung
3- Arbeitsrecht und PWD
4- Arbeitsberechtigung
5- Datenschutz

Obwohl beiden Lösungen diese Risikodimensionen gemeinsam haben, unterscheiden sie sich in ihrer Bewertung erheblich.

Steuerliche Auswirkungen können beispielsweise bei Workations strenger sein und bei Geschäftsreisen nachsichtiger sein, da Geschäftsreisen in der Regel kürzere Reisen als Workations beinhalten. Kurzfristige Geschäftsreisen, wie die Teilnahme an Meetings oder Konferenzen, führen in der Regel nicht zu einer dauerhaften Einrichtung. Die meisten Steuerabkommen enthalten Bestimmungen, die bestimmte kurzfristige Aktivitäten von der Auslösung einer dauerhaften Einrichtung befreien. Dies gilt beispielsweise für Absatz 6 des Artikels 5 des OECD-Modellabkommens über die Vermeidung der Doppelbesteuerung, das als Grundlage für viele bilaterale Steuerabkommen dient. Dieser Absatz behandelt speziell Ausnahmen für bestimmte kurzfristige Aktivitäten.

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Im Gegensatz dazu können Arbeitsberechtigung, Arbeitsrecht und PWD für Geschäftsreisen strenger sein und für Workations nachsichtiger sein, da der Hauptzweck der Workation-Reise die Freizeit ist und die geschäftlichen Aktivitäten lediglich eine Nebenrolle spielen.

Dennoch müssen Arbeitgeber für jede Lösung gesondert weitere Aspekte berücksichtigen, wie die Fürsorgepflicht und das Kostenmanagement für Geschäftsreisen sowie das Leistungsmanagement für Workations.

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Geschäftsreisen: Eine strategische geschäftliche Unternehmung

1. Sorgfaltspflicht: Die Sicherheit und das Wohlergehen der Mitarbeiter während Geschäftsreisen stehen an erster Stelle. Arbeitgeber müssen umfassende Maßnahmen zur Fürsorgepflicht einführen, einschließlich Notfallhilfe und medizinischer Unterstützung. Auch eine Reisekrankenversicherung ist in diesem Fall notwendig, insbesondere wenn kein Sozialversicherungsabkommen zwischen dem Heimat- und dem Zielland besteht. Deshalb stellt Workflex jedem Geschäftsreiseantrag eine THI zur Verfügung, sobald der Compliance-Bericht abgeschlossen ist.

2. Ausgabenmanagement: Arbeitgeber sollten robuste Systeme zur Verwaltung und Erstattung von Reisekosten in Betracht ziehen. Dazu gehören klare Richtlinien, welche Ausgaben für die Erstattung berechtigt sind, und ein effizienter Prozess zur Einreichung und Genehmigung von Spesenberichten.

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Workation: Balance zwischen Flexibilität und Arbeit

Leistungsmanagement: Eines der Hauptanliegen der Arbeitgeber besteht darin, klare Erwartungen an Arbeitsleistungen während der Workation zu definieren, einschließlich Fristen und Kommunikationsprotokolle. Auch die Zeitverschiebung spielt bei der Definition von Kommunikationsprotokollen eine wichtige Rolle. Während HR dies in kleinen Unternehmen fallweise prüfen kann, ist dies in großen Unternehmen unmöglich zu regulieren. WorkFlex bietet die Lösung, indem es den Vorgesetzten die Möglichkeit gibt, verschiedene Situationen und Arbeitsanforderungen für ihre Teammitglieder zu bewerten, indem sie die Anträge der Mitarbeiter mit nur einem Mausklick in einem robusten, automatisierten und zeitsparenden Softwareprodukt genehmigen oder ablehnen.

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Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es wichtig ist, das richtige Gleichgewicht zwischen Geschäftsreisen und Workations zu finden. Vor allem ist es wichtig, ein robustes und effizientes System aufrechtzuerhalten, das den Mitarbeitenden ermöglicht, beides 100% compliant zu tun, und somit rechtliche und administrative Risiken vermieden werden.

Bei WorkFlex bewerten wir nicht nur Compliance-Risiken, sondern implementieren proaktiv Lösungen, um ein reibungsloses Erlebnis sowohl auf Geschäftsreisen als auch auf Arbeitstagen zu gewährleisten.

Unser Ansatz umfasst alles, von gründlichen Compliance-Risikobewertungen bis hin zum Abschluss einer Reisekrankenversicherung. Wir gehen noch einen Schritt weiter und integrieren wichtige risikomindernde Maßnahmen, darunter Transfer Impact Assessments (TIAs) für einen soliden Datenschutz, detaillierte Visaanweisungen für problemloses Reisen und Sozialversicherungsbescheinigungen zur Bewältigung wichtiger regulatorischer Anforderungen. Darüber hinaus tragen wir die finanzielle Verantwortung für den Fall, dass eine Workations oder eine Geschäftsreise schief gelaufen sind.  

Schauen Sie sich hier unsere brandneue Geschäftsreiselösung „NO TOUCH“ an!

Was ist ein Sozialversicherungsabkommen?

Ein Sozialversicherungsabkommen ist ein Abkommen zwischen zwei Ländern, das einen gemeinsamen Rahmen für die Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit festlegt. Dank dieser Verträge ist es möglich, die doppelte Deckung durch die soziale Sicherheit abzuschaffen und Probleme wie die Zahlung von Sozialversicherungssteuern und die Übertragung von Leistungen zwischen Ländern zu lösen.  

Die Auswirkungen des Vertrags treten ein, sobald ein Dokument von den Behörden des Heimatlandes ausgestellt wurde. Dieses Dokument (A1 oder CoC, je nach Land) ist der Nachweis dafür, dass der Arbeitnehmer in seinem Heimatland Sozialversicherungsbeiträge zahlt und bereits durch das Sozialversicherungssystem dieses Landes abgesichert ist.

Was ist das Risiko, dass es keinen Sozialversicherungsvertrag zwischen den Ländern gibt? Wie wirkt sich das auf Telearbeiter aus?

Wenn zwischen zwei Ländern kein Sozialversicherungsabkommen besteht, zahlen Arbeitnehmer möglicherweise in zwei (oder mehr) Ländern Sozialversicherungsprämien für dieselbe Arbeit und verpassen möglicherweise auch die Leistungen, die sie während der Zeit, in der sie in verschiedenen Ländern gearbeitet haben, erhalten haben. Mit anderen Worten, die Existenz dieser Verträge ist unter dem Gesichtspunkt der Einhaltung der Vorschriften eine Erleichterung, ihr Fehlen kann Kopfschmerzen bereiten.

In der Praxis ergeben sich erhebliche Herausforderungen, wenn ein Mitarbeiter von einem anderen (Ziel-) Land aus arbeitet und keine Vereinbarung getroffen wurde. Zusätzlich zu den oben genannten Problemen könnten beispielsweise das Talent und der Arbeitgeber dazu führen, dass sie einen Beitrag zum Sozialversicherungssystem des Ziellandes leisten, indem sie Sozialversicherungsprämien zahlen.

Alles in allem ist es in der ständig neuen Realität der Telearbeit sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer von entscheidender Bedeutung, die Nuancen der Sozialversicherungsvereinbarungen zu verstehen. Dies setzt voraus, dass man sich der möglichen Folgen bewusst ist und wie wichtig es ist, stets Dokumente wie A1 oder CoC zur Verfügung zu haben.

Ihre Mitarbeiter lieben zweifellos die Freiheit, ihrer Arbeit nachzugehen! Um Compliance-Risiken zu vermeiden, empfehlen wir dringend, einen Workation-Management-Prozess zu implementieren. Buchen Sie noch heute eine Demo mit WorkFlex, um zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können, diesen Prozess zu optimieren und potenzielle Risiken zu minimieren.

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Die Arbeit der Zukunft ist auf dem Vormarsch, und das Arbeiten aus der Ferne gehört heute zum Leben vieler Menschen. Viele Arbeitgeber führen nicht nur nationale hybride Arbeitsmodelle ein, sondern auch Maßnahmen, die es ihren Mitarbeitenden ermöglichen, vorübergehend im Ausland zu arbeiten. Letzteres ist besonders interessant, weil es eine wichtige Frage aufwirft, noch bevor der Arbeitnehmer das Zielland betritt.

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"Wie sollte jemand, der aus privaten Gründen vorübergehend im Ausland arbeitet, für VISA-Zwecke qualifiziert werden?"

Da es sich hierbei um ein relativ neues Thema handelt, haben sich die Regulierungsbehörden in ihren VISA-Regeln und -Vorschriften nie ausdrücklich mit den temporäre Fernarbeitern befasst. Infolgedessen gibt es kein spezifisches Visum oder einen anwendbaren Rahmen für diese Art von Personen. Im Allgemeinen sehen die VISA-Bestimmungen nur drei mögliche "Titel" für den Aufenthalt von Ausländern in einem Land vor: Tourismus, lokale Beschäftigung oder Geschäftsreise. Die Frage ist, ob diese Titel eine geeignete Qualifikation für die Website temporäre Remote-Mitarbeitende darstellen, und wenn ja, welche. Diese Frage ist relevant, weil die administrativen Anforderungen für die Einreise und die Erlaubnis, im Land zu arbeiten, je nach Titel stark variieren können.

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Nachfolgend werden wir die drei verschiedenen Titel gesondert erörtern und speziell darauf eingehen, ob sie geeignet sind, temporäre Fernarbeitnehmer zu erfassen.

1. Tourismus

Die meisten Länder schließen ausdrücklich jede Art von bezahlter Tätigkeit aus, um als Tourist zu gelten. Daher ist es unwahrscheinlich, dass die temporäre Remote-Mitarbeitenden ohne Weiteres in diese Länder einreisen und dort arbeiten können. Interessanterweise würde dies bedeuten, dass es gegen die Vorschriften verstößt, wenn Arbeitnehmer während ihres Urlaubs ihre geschäftlichen E-Mails auf ihrem Smartphone abrufen. Gleichzeitig hat, soweit wir wissen, noch nie jemand ein Problem daraus gemacht, weder Arbeitgeber und Arbeitnehmer noch Regierungen und Behörden. Folglich könnte man argumentieren, dass sogar Touristen praktisch berechtigt sind, einige Arbeitstätigkeiten auszuführen.

In einigen Ländern ist es Touristen ausdrücklich gestattet, für eine begrenzte Anzahl von Tagen für ihren Arbeitgeber im Ausland zu arbeiten. Ein Beispiel dafür sind die Länder des Schengen-Raums: Ausländer, die während ihres Urlaubs in Europa arbeiten möchten, können dies mit einem Touristenvisum oder visumfrei tun, wenn sie aus einem von der Visumspflicht befreiten Land1 kommen. Nach Angaben des Informationszentrums der amerikanischen Zoll- und Grenzschutzbehörde ist es auch möglich, im Rahmen des Programms für visumfreies Arbeiten (Visa Waiver Program) für eine bestimmte Zeit in den USA für ein ausländisches Unternehmen zu arbeiten.

Die Behauptung, diese pragmatische Ausnahme gelte immer und überall für temporäre , erscheint jedoch eher opportunistisch, da ihre Arbeitstätigkeit in der Regel nicht eindeutig sehr begrenzt und höchst nebensächlich ist.

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2. Lokale Beschäftigung

Auf der anderen Seite des Spektrums gibt es die lokale Beschäftigung. Wenn Ausländer irgendwo (dauerhaft) arbeiten wollen, benötigen sie in der Regel eine ordnungsgemäße Arbeitserlaubnis. Ein Beispiel dafür ist die "EU Blue Card". Nur mit dieser Karte dürfen Nicht-EU-Bürger eine Arbeit in dem EU-Land annehmen, das die Karte ausgestellt hat. Lokale Beschäftigung bedeutet in diesem Zusammenhang eine lokale Beschäftigung bei einem lokalen Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer wird in diesem Fall zum Einwohner des betreffenden Landes. Nach Angaben der Europäischen Kommission beziehen sich die Regelungen zu den EU Blue Cards auf die Bedingungen für die Einreise und den Aufenthalt von hochqualifizierten Nicht-EU-Bürgern in EU-Ländern.

Die Hauptgründe für die Regulierung dieses Bereichs liegen darin, dass die Länder sowohl ihre eigenen Bürger als auch die Zuwanderer schützen wollen. Die eigenen Bürger sollen sicherstellen, dass ihre Arbeitsplätze nicht ohne weiteres von Zuwanderern gestohlen werden können. Und diese Einwanderer stellen sicher, dass sie nicht in ein Land gebracht werden, um dort unter Bedingungen zu arbeiten, die viel schlechter sind als die der einheimischen Bevölkerung (Sozialdumping). Betrachtet man diese beiden Schlüsselfaktoren, so wird deutlich, dass die Vorschriften keineswegs dazu gedacht waren, die Zielländer vor temporäre Fernarbeitern zu "schützen".

Es versteht sich von selbst, dass temporäre Fernarbeitnehmer nicht Teil eines Sozialdumpingsystems sind. Das bedeutet nicht, dass es theoretisch möglich ist, dass das Vergütungspaket des temporäre Arbeitnehmers unter den Mindeststandards des Ziellandes liegt. Da dies jedoch sehr unwahrscheinlich ist, wird die Zahl der Fälle, in denen dies der Fall ist, äußerst gering sein. Diese Ausnahmen ändern nichts an der Tatsache, dass temporäre Arbeit aus dem Ausland nichts mit Sozialdumping zu tun hat.

Ebenso klar ist die Tatsache, dass temporäre Fernarbeitskräfte nicht mit den einheimischen Arbeitskräften des Ziellandes um Arbeitsplätze konkurrieren. Temporäre Fernarbeitskräfte haben bereits einen Job! Ihr arbeitet weiterhin für den Arbeitgeber in eurem Heimatland, und eure gesamte Vergütung wird weiterhin von diesem Arbeitgeber im Heimatland gezahlt und getragen. Ihr habt weder die Absicht, sich im Zielland niederzulassen, noch übt ihr irgendwelche Tätigkeiten für lokale Unternehmen aus.

Während es "zu einfach" ist, temporäre als Touristen zu qualifizieren, scheint es gleichzeitig unvernünftig, sie als lokale Arbeitnehmer zu qualifizieren. Dies würde in vielen Fällen einen lokalen Sponsor erfordern. Im Fall von temporäre Remote-Mitarbeitende ist dieser Sponsor nicht verfügbar, es sei denn, der Arbeitgeber im Heimatland wäre bereit, sich auch im Zielland zu registrieren. Dies wird von Arbeitgebern, die ihre Mitarbeitenden lediglich eine Zeit lang im Ausland arbeiten ließen, natürlich nicht akzeptiert. Darüber hinaus ist zu beachten, dass das Verfahren zur Erlangung eines VISA für eine Beschäftigung vor Ort ein langwieriger und manchmal auch kostspieliger Prozess ist. Dies ist ein weiterer Grund, warum, wenn die Schlussfolgerung lautet, dass temporäre Fernarbeitnehmer offiziell ein VISA für eine Beschäftigung vor Ort beantragen müssen, dies in der Praxis wahrscheinlich nur dazu führen wird, dass mehr Fernarbeitnehmer heimlich als "Touristen" irgendwohin gehen.

3. Dienstreisen

Der dritte und letzte Grund für den Aufenthalt von Ausländern in einem Land ist die Geschäftsreise. Nach Angaben des amerikanischen Bureau of Consular ^Affairs2 werden Geschäftsreisen als Reisen definiert, bei denen der Arbeitnehmer vorübergehend geschäftlichen Tätigkeiten nachgeht, wie z. B.:

- Aushandlung von Verträgen;

- Beratung mit Geschäftspartnern;

- Rechtsstreitigkeiten;

- Teilnahme an wissenschaftlichen, pädagogischen, beruflichen oder geschäftlichen Kongressen, Konferenzen oder Seminaren;

- andere rechtmäßige Tätigkeiten kommerzieller oder beruflicher Art.

Ähnliche Aktivitäten wurden von den Ländern des Schengen-Raums als Grund für die Beantragung eines Geschäftsvisums ^angesehen3:

- Treffen oder Schulungen in einer im Zielland ansässigen Geschäftseinheit;

- Kauf und Verkauf von Produkten, Geschäftsabschlüsse und Ausschreibungen;

- Teilnahme an einer Ausstellung, einer Konferenz oder einem Seminar.

Als Geschäftsreisender kann man in der Tat Sitzungen abhalten, Verträge aushandeln und Kunden im Zielland besuchen. Die Frage ist jedoch, ob "mobiles Arbeiten aus dem Ausland" als Geschäftsreise eingestuft werden kann oder nicht. Natürlich sind die Regeln alt und wurden nicht festgelegt, als mobiles Arbeiten aus dem Ausland noch relevant war. Einige wichtige Drehkreuze für temporäre Fernarbeiter, wie Spanien oder Portugal, haben offen erklärt, dass sie keinen spezifischen Rahmen für diese Art von Reisenden haben. So ist die "regelmäßige Arbeit für den Arbeitgeber im Heimatland" nicht ausdrücklich als Arbeitstätigkeit unter der Überschrift Geschäftsreisen abgedeckt.

Heutzutage ist temporäre mobiles Arbeiten aus dem Ausland natürlich relevant, und wir sind der Meinung, dass Geschäftsreisen näher an temporäre mobiles Arbeiten aus dem Ausland herankommen als Tourismus (Punkt 1) oder lokale Beschäftigung (Punkt 2). Denn was machen Geschäftsreisende zwischen Meetings und Kundenbesuchen? Genau, reguläre Arbeitstätigkeiten wie das Versenden von E-Mails - was im Grunde genau das ist, was temporäre Fernarbeitnehmer tun. Arbeitgeber und Behörden haben daraus nie ein Problem gemacht, so dass wir es für unwahrscheinlich halten, dass sich dies jetzt ändert.

Einige Regierungen haben bereits inoffiziell bestätigt, dass Fernarbeitnehmer für VISA-/Einwanderungszwecke tatsächlich als Geschäftsreisende gelten. Außerdem ist uns keine Regierung bekannt, die sich gegen diesen Ansatz ausspricht. Das bedeutet jedoch nicht, dass dies nicht irgendwann geschehen könnte. Bis dies geklärt ist, ist die Option "Geschäftsreisender" die beste verfügbare Möglichkeit. Sie ist weder "zu einfach", noch ist sie unangemessen streng. Sie ist eine praktikable Theorie, wenn Arbeitnehmer vorübergehend von außerhalb der EU aus arbeiten möchten, wenn sie nicht die Staatsangehörigkeit des Ziellandes besitzen.

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² Botschaften und Konsulate von U.S. in Großbritannien

³ IND  

Meldungen von entsandten Arbeitnehmern — oder PWD-Meldepflichten, auf Deutsch EU-Meldepflichten — sind Meldungen zu der EU-Richtlinie über entsandte Arbeitnehmer (PWD). Diese Benachrichtigungen betreffen Registrierungen von Mitarbeitern, die vorübergehend aus einem anderen Land zur Arbeit geschickt werden, z. B. als Geschäftsreisender oder Expat.

Ziel der PWD ist es, Sozialdumping zu verhindern, indem die Rechte und Arbeitsbedingungen billigerer ausländischer Arbeitnehmer in der EU geschützt werden. Die Arbeitnehmer haben die Auslandsreise privat initiiert, werden also nicht entsandt, und eine Meldung von PWD ist nicht erforderlich. Belgien stellt hier eine Ausnahme dar, da es die Richtlinie in nationales Recht umgesetzt hat, das eine umfassendere Definition von entsandten Arbeitnehmern enthält. Weitere Informationen finden Sie unter dieses WorkFlex-Whitepaper.

PWD-Meldungen sind verpflichtend. Nichteinhaltung kann dazu führen Bußgelder bis zu 500.000€, sowie nichtfinanzielle Strafen wie mehrjährige Beschränkungen für die Geschäftstätigkeit in einem bestimmten Land. Wie strikt dies durchgesetzt wird, ist von Land zu Land unterschiedlich. Was ebenfalls von Land zu Land unterschiedlich ist, ist der genaue Inhalt der Registrierung und die Art und Weise, wie sie bei den lokalen Behörden eingereicht wird. Die meisten Länder bieten Online-Portale oder zumindest ein Online-Verfahren für PWD-Benachrichtigungen an. In einigen Ländern gibt es jedoch kein (Online-) Verfahren, um sie zu erledigen. Außerdem haben einige Länder den Prozess so komplex gestaltet, dass es praktisch unmöglich ist, PWD-Meldungen vorzunehmen. In Polen beispielsweise ist eine lokale Registrierung der Entsendung (Einrichtung) erforderlich, und die gesamte Korrespondenz muss auf Papier in der Landessprache erfolgen. Ein offensichtlicher Grund für einen nicht existierenden oder komplexen Prozess ist, dass Sozialdumping — das ursprüngliche Ziel der PWD — in diesen Ländern nicht sehr relevant ist. Es überrascht nicht, dass diese Länder die Meldepflicht auch kaum durchsetzen. Daher können diese Länder als Länder mit geringem Risiko eingestuft werden.

Betrachtet man die folgende Abbildung, so sind die Länder mit niedrigem Risiko am unteren Rand enthalten. In der Praxis melden Arbeitgeber in Ländern mit niedrigem Risiko keine Meldungen an. Dies gilt auch für WorkFlex. Wie die Abbildung zeigt, gilt unser sogenannter Versicherungsschutz ohne Risiko jedoch für Reisen, die kürzer sind (1 bis 5 Tage) und in Spanien bis zu 8 Tagen. Das bedeutet, dass WorkFlex schützt Kunden indem wir alle Bußgelder erstatten, die aufgrund der Nichteinhaltung von PWD-Meldungen in diesen Ländern mit geringem Risiko bei den meisten Geschäftsreisen anfallen. Die Abbildung, die über den Ländern mit niedrigem Risiko liegt, zeigt die anderen Länder, in denen eine Meldung von Personen mit Behinderungen erforderlich ist. In all diesen 24 Ländern mit hohem Risiko WorkFlex führt immer PWD-Benachrichtigungen aus als Teil des Reiseabonnements. Es fallen keine zusätzlichen Kosten an. Die Bestätigung der Benachrichtigung wird auf die WorkFlex-Plattform hochgeladen. Die Kombination von PWD-Benachrichtigungen in so vielen Ländern und der Bereitstellung eines risikofreien Versicherungsschutzes für alle anderen Länder sollte den Vorschriften entsprechen decken 98% aller Geschäftsreisen ab.

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Die Anzahl der Geschäftsreisen nimmt wieder zu und spielt eine wichtige Rolle bei der globalen Geschäftsausweitung  📈 Doch hier liegt die Schwierigkeit: HR, Global Mobility und Compliance-Teams stehen vor der Aufgabe, sicherzustellen, dass die Vorschriften für reisende Mitarbeitende eingehalten werden!

Die Bewältigung von PWD-Meldungen, Einladungsschreiben, PE- und Sozialversicherungsrisiken sowie die Verfolgung von Mitarbeiterreisedaten kann überwältigend sein. Doch die Nichtbeachtung der Compliance könnte Kosten von bis zu 50 Mio. EUR verursachen und eurer Arbeitgebermarke schaden.

Schaut Euch sich unser exklusives Webinar zum Thema rechtskonforme Geschäftsreisen an!

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Gemeinsam mit Branchenexperten haben wir diskutiert:

👉 Welche Situation bereitet Unternehmen im Zusammenhang mit Compliance-Verstößen bei Dienstreisen die größten Sorgen?

👉 Welches sind die strengsten Länder in Bezug auf Compliance für Dienstreisen?

👉 Welche wirksamen Strategien gibt es, um die Risiken der Compliance bei Dienstreisen in eurem Unternehmen zu mindern?

👉 Und mehr.

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Unsere geschätzten Experten:‍

• Clarissa Kaiser*, Manager Global Mobility bei BioNTech

• Orsolya Mochlar*, Head of International Careers bei der Merck-Gruppe

• Pieter Manden LLM MBA, Co-Founder von WorkFlex

*Alle Aussagen und Meinungen sind ihre eigenen, nicht die ihres Arbeitgebers.

Es gibt viele Arbeitgeber, die Workations innerhalb der Europäischen Union (EU) zulassen, da dies oft weniger Risiken birgt als eine Workation in einen Drittstaat. Es gibt jedoch Gebiete, bei denen unklar ist, ob die gleichen Regeln wie in Kontinentaleuropa gelten. In diesem Artikel gehen wir näher auf die Unterscheidung zwischen Workations und geschäftsreisebezogenen Compliance-Risiken in Gebieten in äußerster Randlage und Übersee wie den Azoren (PT), Aruba (NL) oder Französisch-Polynesien (FR) ein.

Es gibt über zwanzig Gebiete rund um den Globus im Atlantik, in der Antarktis, in der Arktis, in der Karibik, im Indischen Ozean und im Pazifischen Ozean, deren Status für Arbeitgeber, die ihren Arbeitnehmern erlauben, von "überall in Europa" aus zu arbeiten, oft Anlass zur Sorge sind. Aus historischen und geografischen Gründen kann die Beurteilung, ob ein Gebiet Teil der EU ist oder nicht und welche Regeln in einem solchen Gebiet gelten, komplexer sein als erwartet.

Glücklicherweise bringt die Europäische Kommission etwas Licht ins Dunkel, indem sie die folgende Kategorisierung für die Gebiete außerhalb ihrer kontinentalen Grenzen vornimmt:

Regionen in äußerster Randlage‍

Gebiete, die integraler Bestandteil der EU und ihres Binnenmarktes sind. Diese neun Regionen in äußerster Randlage werden, obwohl sie weit vom europäischen Festland entfernt sind, als Erweiterung ihrer jeweiligen Mitgliedstaaten betrachtet und profitieren von den Rechten und Pflichten, die mit der EU-Mitgliedschaft einhergehen. Daher gilt das EU-Recht in vollem Umfang und einheitlich, genau wie in jeder anderen Region innerhalb der EU. Die Inselgruppen der Azoren (PT) und der Kanarischen Inseln (ES) sind Beispiele dafür. Weitere Informationen findet ihr hier.

Überseeische Länder und Hoheitsgebiete (ÜLG)

Gebiete, die eine besondere Beziehung zu einem EU-Mitgliedstaat haben (nämlich Dänemark, Frankreich und die Niederlande), aber nicht Teil der EU sind. Im Gegensatz zu den Regionen in äußerster Randlage sind die ÜLG keine Vollmitglieder der EU, und das EU-Recht gilt nicht automatisch für sie. Allerdings unterhalten die ÜLG durch verschiedene Abkommen und Vereinbarungen zwischen der EU und den jeweiligen Mitgliedstaaten eine Beziehung zur EU. Dabei handelt es sich um Inseln wie Grönland (DK), Aruba (NL) oder Französisch-Polynesien (FR). Weitere Informationen über die überseeischen Gebiete der EU findet ihr hier.

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Diese Einstufung bedeutet, dass Gebiete unter Doppelbesteuerungsabkommen und Sozialversicherung fallen können (oder auch nicht). So würde beispielsweise Aruba (NL) als überseeisches Gebiet nicht unter die meisten von den Niederlanden unterzeichneten Abkommen fallen, während die Azoren (PT) in rechtlicher Hinsicht Portugal gleichgestellt wären und alle potenziellen Risiken, die eine Arbeits- oder Geschäftsreise mit sich bringen könnte, auf dem portugiesischen Festland die gleichen wären wie auf den Inseln.

Kurz gesagt, nicht alle Gebiete außerhalb Kontinentaleuropas sind in Bezug auf Steuern, Sozialversicherung, Arbeitsrecht, Sozialversicherung und VISA-Angelegenheiten gleich. In der Regel sind die Regionen in äußerster Randlage nicht mit den gleichen Herausforderungen verbunden wie die Überseeterritorien. Es ist jedoch immer eine Einzelfallprüfung erforderlich, und es ist wichtig, dass die potenziellen Risiken geprüft werden. Aus diesem Grund führt WorkFlex bei jedem Antrag eine individuelle Risikobewertung durch und erstellt die entsprechenden Unterlagen, wie z. B. Arbeitgebererklärungen, Entsenderichtlinie, Anweisungen für die Mitarbeitenden etc.. Auf diese Weise können sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber einen Arbeitsaufenthalt außerhalb von Kontinentaleuropa ohne Risiko genießen.

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Pieter Manden ist Co-Founder von WorkFlex und ehemaliger Leiter der Abteilung Trust & Employer Compliance bei WorkMotion. Er ist ein niederländischer zertifizierter Steueranwalt, der sich auf Compliance im Bereich der modernen Mobilität spezialisiert hat. Pieter hat 13 Jahre Berufserfahrung bei PwC in den Niederlanden und Deutschland. Bevor er im Januar 2022 zu WorkMotion kam, war er als Director für mobiles Arbeiten im Ausland von PwC Deutschland verantwortlich.

Gonzalo Corrales Cortes ist Senior Associate Tax & Legal bei WorkFlex. Er hat spanisches Recht studiert und sich auf internationale Steuern spezialisiert. Seine internationale Ausbildung genoss er in Spanien, Frankreich und den Niederlanden. Er verfügt über Berufserfahrung sowohl in Frankreich als auch in Belgien, wo er seine Karriere bei Deloitte begann. Gonzalo ist derzeit in einem Master-Studiengang für Rechtspraxis eingeschrieben, um die Zulassung als Rechtsanwalt in Spanien zu erhalten.

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1. Einleitung

In den letzten Jahren, insbesondere nach dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie im Jahr 2020, ist mobiles Arbeiten aus dem Ausland für viele Menschen zur Realität geworden. Die Zahl der Arbeitnehmer, die aus dem Ausland arbeiten, nimmt zu und wird wahrscheinlich auch in Zukunft weiter steigen. Das bedeutet auch, dass die Arbeitnehmer nicht unbedingt ständig von ihrem Wohnsitzland aus arbeiten werden, sondern möglicherweise auch von anderen Ländern aus im Rahmen einer so genannten Workation (einer Kombination aus Arbeit und Urlaub). Vor allem in dieser internationalen Konstellation müssen mehrere Compliance-Themen des Arbeitgebers angesprochen werden, darunter Einwanderung, Sozialversicherung oder Steuern.

Da mobiles Arbeiten aus dem Ausland ein relativ neues Konzept ist, hatten die Regulierungsbehörden, die sich mit arbeitsbezogenen Fragen befassten, es nicht im Hinterkopf. Ein Beispiel dafür ist die Richtlinie 96/71/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. Dezember, auch bekannt als Entsenderichtlinie (PWD). Die Entsenderichtlinie schreibt u. a. vor, dass Arbeitgeber die lokalen Behörden informieren müssen, wenn sie einen Arbeitnehmer aus dem Beschäftigungsland in das jeweilige Zielland entsandt haben. Dies stellt einen erheblichen Verwaltungsaufwand dar, den Arbeitgeber lieber vermeiden möchten. Eine Frage, die uns in diesem Zusammenhang häufig gestellt wird, lautet:

Gelten temporäre Remore-Mitarbeitende als entsandte Arbeitnehmer im Sinne der EU-Entsenderichtlinie?

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2. Definitionen

Temporäre Remote-Mitarbeitende

An employee who works outside the country of employment on a temporary (<183 days) basis, without this trip having any business reason or purpose. The employer has allowed the employee to temporarily work outside the country of employment, but this trip is entirely privately driven.

Entsandter Arbeitnehmer

Ein Arbeitnehmer, der von seinem Arbeitgeber im Rahmen eines Dienstleistungsvertrags, einer konzerninternen Entsendung oder einer Überlassung durch ein Zeitarbeitsunternehmen für einen begrenzten Zeitraum zur Erbringung einer Dienstleistung in einen anderen EWR-Mitgliedstaat als den Staat, in dem er normalerweise arbeitet, entsandt wird.

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3. Schlussfolgerung

Wir sind der Meinung, dass diese Frage zu verneinen ist. Temporäre Remote-Mitarbeitende gelten nicht als entsandte Arbeitnehmer im Sinne der EU-Entsenderichtlinie.

Die Tatsache, dass die Umsetzung der EU-Entsenderichtlinie in nationales Recht teilweise etwas unklar ist, ändert nichts an unserer Schlussfolgerung. Unserer Ansicht nach hatten weder die EU noch die einzelnen Länder die Absicht, temporäre Remote-Mitarbeitende unter diese Vorschriften fallen zu lassen. Daraus ergibt sich für uns, dass nach der Entsenderichtlinie keine Meldepflichten in Bezug auf die Entsendung von temporären Remote-Mitarbeitenden bestehen.

Im Folgenden gehen wir auf die Argumente ein, die für unsere Schlussfolgerung sprechen, sowie auf einige Grauzonen ein. Zudem geben wir einen Ausblick für die Zukunft.

4. Das Ziel der Entsenderichtlinie

Ziel der Entsenderichtlinie ist es, die Rechte und Arbeitsbedingungen der entsandten Arbeitnehmer zu schützen und eine Reihe von Problemen wie Sozialdumping anzugehen. Nach der Entsenderichtlinie sind die Mitgliedstaaten verpflichtet, diesen Arbeitnehmern bestimmte Rechte und Arbeitsbedingungen zu garantieren, die den einheimischen Arbeitnehmern im Gastland gewährt werden.

Remote-Mitarbeitende sollten ursprünglich nicht erfasst werden. Im Hinblick auf das Ziel des Gesetzes sollten sie nicht einmal ein Thema sein, da sie nicht mit den einheimischen Arbeitskräften konkurrieren und Rechte wie die Gewährleistung des Mindestlohns des Gastlandes irrelevant sind, da Remote-Mitarbeitende oft aus Ländern kommen, in denen sie höhere Löhne als einheimische Arbeitskräfte erhalten. Zumindest ist klar, dass es sich nicht um eine Situation des Sozialdumpings handelt.

Die Entsenderichtlinie wurde von allen EWR-Mitgliedstaaten und der Schweiz in nationales Recht umgesetzt, so dass die Definition des Begriffs "entsandte Arbeitnehmer" je nach Land variieren und eine breitere oder engere Bedeutung haben kann. In den meisten Fällen sind Remote-Mitarbeitende eindeutig vom Anwendungsbereich dieser nationalen Vorschriften ausgeschlossen, insbesondere da sie die Hauptmerkmale der entsandten Arbeitnehmer nicht erfüllen. Zur Veranschaulichung können einige Beispiele angeführt werden:

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Spanien

Nach dem Gesetz 45/1999 gilt als entsandter Arbeitnehmer der Arbeitnehmer der in den Anwendungsbereich dieses Gesetzes fallenden Unternehmen, der für einen begrenzten Zeitraum im Rahmen der Erbringung grenzüberschreitender Dienstleistungen nach Spanien entsandt wird, unabhängig von seiner Staatsangehörigkeit, sofern während der Entsendung ein Arbeitsverhältnis zwischen diesen Unternehmen und dem Arbeitnehmer besteht.

Frankreich

Der französische Gesetzgeber hat die Entsenderichtlinie in sein Arbeitsgesetzbuch umgesetzt und definiert einen entsandten Arbeitnehmer als einen Arbeitnehmer, der regelmäßig außerhalb Frankreichs niedergelassen ist und seine Tätigkeit für gewöhnlich im Auftrag des Arbeitgebers außerhalb des nationalen Hoheitsgebiets ausübt und seine Arbeit auf Ersuchen des Arbeitgebers für einen begrenzten Zeitraum im nationalen Hoheitsgebiet unter den in den Artikeln L.1262-1 und L.1262-2 festgelegten Bedingungen verrichtet.

Niederlande

Die Entsenderichtlinie wurde über das "WagwEU" in nationales niederländisches Recht umgesetzt. Dieses Gesetz definiert entsandte Arbeitnehmer als ausländische Arbeitnehmer, die im Rahmen einer länderübergreifenden Dienstleistungsvereinbarung für eine begrenzte Zeit in die Niederlande entsandt wurden. Im Rahmen einer solchen transnationalen Dienstleistungsvereinbarung stehen die Arbeitnehmer dem niederländischen Empfänger zur Verfügung, um Arbeitstätigkeiten in den Niederlanden auszuführen.

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Auf der Grundlage der obigen Ausführungen wird noch deutlicher, dass Remote-Mitarbeitende nicht unter die allgemeinen Definitionen für entsandte Arbeitnehmer fallen, so wie sie in den meisten nationalen Rechtsvorschriften der Mitgliedstaaten enthalten sind. Der Grund dafür ist, dass ein entsandter Arbeitnehmer im Allgemeinen eine länderübergreifende Dienstleistung für einen bestimmten Empfänger im Ankunftsland erbringt (d. h. eine Muttergesellschaft oder eine zum Konzern gehörende Tochtergesellschaft), während der aus der Ferne arbeitende Arbeitnehmer die Dienstleistung unabhängig vom Wohnort weiterhin für denselben Arbeitgeber erbringt. Während sich ein Remote-Mitarbeitende aus privaten Gründen im Zielland aufhält, werden entsandte Arbeitnehmer auf Wunsch ihres Arbeitgebers in ein anderes Land geschickt, um bestimmte Aufgaben in einem auftraggebenden Unternehmen zu erfüllen.

5. Gegenargumente: Grauzonen

Andererseits ist anzumerken, dass aufgrund der unterschiedlichen Perspektiven für die Umsetzung der Entsenderichtlinie in den EWR-Mitgliedstaaten einige Länder einen viel stärker auf die Einhaltung der Vorschriften ausgerichteten Ansatz gewählt haben. Sie scheinen den Begriff des entsandten Arbeitnehmers in ihrem lokalen Recht erweitert zu haben. Beispiele hierfür sind Portugal oder Belgien. In diesen Ländern kann jede "berufsbedingte Anwesenheit" die Anwendung der Richtlinie auslösen und dem Arbeitgeber mehr administrative Verpflichtungen auferlegen, um eine Geldstrafe zu vermeiden. Dieser Ansatz würde das Land auch weniger attraktiv für potenzielle Arbeitskräfte machen, die dort einige Wochen oder Monate arbeiten möchten.

Belgien

Nach belgischem Recht ist ein entsandter Arbeitnehmer ein Arbeitnehmer, der außerhalb des Landes arbeitet und ursprünglich eingestellt wurde, aber vorübergehend in Belgien tätig ist.

Portugal

Nach dem portugiesischen Arbeitsgesetzbuch ist ein entsandter Arbeitnehmer ein Arbeitnehmer, der außerhalb des Landes eingestellt wird, aber im Rahmen eines Dienstleistungsvertrags, einer konzerninternen Entsendung oder einer Überlassung durch eine Zeitarbeitsfirma vorübergehend in Portugal arbeitet.

Im Falle Belgiens scheint die Umsetzung der Entsenderichtlinie auf lokaler Ebene also einen breiteren Sinn zu haben als in anderen Ländern. Dies gilt auch für das Vereinigte Königreich, wo Arbeitnehmer vom ersten Tag an bestimmte gesetzliche Mindestrechte haben. Dies kann ein komplizierender Faktor sein, insbesondere wenn ein Streitfall oder ein Kündigungsszenario eintritt und der Arbeitnehmer geltend macht, dass er Beschäftigungsrechte in einer anderen Gerichtsbarkeit hat... Während in Portugal leicht argumentiert werden könnte, dass der Kontext nicht die Erbringung einer Dienstleistung aufgrund eines bestimmten Vertrags ist, sondern die Gültigkeit desselben Vertrags mit demselben Arbeitgeber.

In der Praxis haben diese Länder zwar zwischen entsandten Arbeitnehmern und vorübergehenden Remote-Mitarbeitenden unterschieden, indem sie die Vorschriften der Entsenderichtlinie nicht auf privat angetriebene Personen angewandt haben. Dies wurde von den lokalen Steuerbehörden auf unsere Anfrage hin bestätigt, wurde jedoch (noch) nicht als offizielle Erklärung veröffentlicht.

Darüber hinaus ist es nicht zu leugnen, dass die Behandlung von entsandten Arbeitnehmern und temporären Remote-Arbeitnehmern im Ausland in einigen spezifischen Bereichen wie der Sozialversicherung oder dem VISA/Einwanderungsrecht gleich bleibt.

Was Sozialversicherung betrifft, so ist zu bedenken, dass Mitarbeitende, die ein Unternehmen temporär in andere EU-Länder entsendet, in den meisten Fällen für Sozialversicherung in dem Land versichert bleiben, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat. In diesen Fällen sollte eine A1-Bescheinigung oder ein CoC (Certificate of Coverage) ausgestellt werden. Eine A1-Bescheinigung ist ein europäisches Formular, in dem das Land angegeben ist, in dem ein Arbeitnehmer sozialversichert ist. Unabhängig vom Grund der Reise (privat reisende Arbeitnehmer oder von ihren Arbeitgebern entsandte Arbeitnehmer) müssen Arbeitnehmer immer über die Sozialversicherung versichert sein, da es zum Schutz von Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine Möglichkeit geben sollte, ihren Versicherungsschutz während des Auslandsaufenthalts zu bescheinigen.

In Bezug auf das Einwanderungsrecht benötigen Arbeitnehmer aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten, die in ein EU-Land entsandt werden, sowohl ein Visum als auch eine Arbeits- oder Aufenthaltsgenehmigung. Das Gleiche gilt für Remote-Mitarbeitende, die sich in Drittländer begeben. Sie benötigen für die Erbringung von Dienstleistungen im Ausland ein Geschäftsvisum anstelle eines Touristenvisums und müssen im Besitz einer gültigen Arbeitserlaubnis sein, wenn sie im Land darum gebeten werden.

6. Zukunftsperspektive

Selbst wenn die Unterschiede größer sind als die Gemeinsamkeiten, können diese beiden Konzepte irreführend sein und den Gesetzgeber dazu verleiten, trotz der Unterschiede vage ähnliche Vorschriften auf beide Fälle anzuwenden. Mehrere Autoren haben Elemente wie die Frage, wer der tatsächliche Empfänger der Dienstleistungen ist, oder das Ersuchen des Arbeitgebers, die Arbeit in einem anderen Land auszuführen, als Schlüsselelemente zur Unterscheidung dieser beiden Realitäten angesehen.

Die meisten Länder haben bereits offen erklärt, dass befristet beschäftigte Remote-Mitarbeitende nicht in den Geltungsbereich ihrer nationalen Rechtsvorschriften zur Umsetzung der Entsenderichtlinie fallen, was sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer eine unbestreitbare Flexibilität bedeutet.

In den kommenden Jahren wird die Zahl der Arbeitnehmer, die für eine gewisse Zeit im Ausland arbeiten möchten, weiter zunehmen. Dies bietet eine Chance, Talente aus dem Ausland in unsere Länder zu holen. Um Regelungslücken für Arbeitnehmer, die aus dem Ausland arbeiten möchten, zu vermeiden und ein sicheres und geeignetes Umfeld sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer zu schaffen, ist die Proaktivität der Regierungen und EU-Institutionen von entscheidender Bedeutung. Die Gestaltung von Richtlinine für mobiles Arbeiten aus dem Ausland, die die Harmonisierung der rechtlichen Ansätze der Mitgliedstaaten umfassen, oder die Klärung komplexer und unklarer Punkte in Bezug auf Sozialversicherung, wären ein sehr guter Anfang.

Die Balance zwischen dem Arbeitnehmerinteresse an Workations als Vorteil und den Compliance-Risiken des Arbeitgebers. Wie ist dies in der Unternehmensrichtlinie für mobiles Arbeiten aus dem Ausland zu regeln? Was muss in der Unternehmensrichtlinie stehen und was nicht? Wie würden unsere Gäste ihre Unternehmensrichtlinie ändern, wenn sie die Möglichkeit hätten, diese von Grund auf neu zu erstellen?

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Gastredner:

• Sophie Kostka - Head of HR & Culture @ Enpal  
• Małgorzata Miaśkiewicz - Global Mobility Principal bei Delivery Hero  
• Sabine Ziesecke - Tax Partner @ PwC  
• Moritz Gamon - Teamlead People Operations & Services @ IU Internationale Hochschule   

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Risiken im Zusammenhang mit Workations

Workations sind im Allgemeinen mit angenehmen Erlebnissen verbunden — Mitarbeiter haben die Möglichkeit, ihre Work-Life-Balance zu verbessern, ihre psychische Gesundheit und ihr Wohlbefinden zu verbessern. Jedoch müssen wir anerkennen, dass Gesundheits- und Berufsrisiken bei der Arbeit im Ausland nicht ausgeschlossen werden können, und beide — Arbeitnehmer und Arbeitgeber — sich davor schützen sollten.

Leichte Verletzungen bei der Arbeit im Büro sind keine Seltenheit. Das Gleiche kann passieren — um nur einige generische Beispiele zu nennen: ein schlecht gestalteter Arbeitsplatz in Ihrem Hotelzimmer, der zu Rückenverletzungen führt;  Verletzungen können auch in der Freizeit passieren, wenn

Bedenken des Arbeitgebers

Nachdem die Kunden von WorkFlex von diesen Risiken erfahren haben, fragen sie häufig:

• Wer haftet für den Fall, dass ein Unfall passiert, wenn der Mitarbeiter im Ausland ist?
• Ist eine Reiseversicherung immer erforderlich?
• Kann die Reiseversicherung für Workations dieselbe sein wie für Geschäftsreisen?
• Wie sollten wir mit Versicherungsansprüchen oder anderen medizinischen Problemen umgehen?
• Ist die Krankenversicherung in der A1/CoC enthalten?

Das Frage wer ist im Falle eines Unfalls bei der Arbeit im Ausland der Zahlung von Arztrechnungen ausgesetzt ist legitim! Es mag zwar den Anschein haben, dass die Arbeit zum Abschluss einer umfassenden Reisekrankenversicherung vom Arbeitnehmer selbst erledigt werden muss, aber die rechtlichen Rahmenbedingungen, die festlegen, was ein Arbeitsunfall während der Arbeit ist, sind nicht eindeutig. Daher könnten Arbeitgeber verpflichtet werden, die Krankheitskosten zu übernehmen, wenn es sich um einen Arbeitsunfall handelt.

Hier ein Beispiel zur Veranschaulichung: eine Mutter benötigte eine frühzeitige Notentbindung ihres Babys und postnatale Behandlungen auf Reisen in einem fremden Land. Nach ihrer Entlassung muss sie mit einer Rechnung in Höhe von 950.000$ für medizinische Rehabilitation rechnen, weil sie nicht ausreichend darüber informiert war, was in ihrer bestehenden Versicherung im Heimatland enthalten ist, und weil sie keine angemessene Reisekrankenversicherung abgeschlossen hat (Nelson, 2014).

Ein weitere Sorge ist die Qualität der medizinischen Versorgung, die Mitarbeiter im Falle eines Unfalls erhalten. Der Krankenversicherungsschutz, den wir in Reisezielen erhalten, ist möglicherweise nicht so umfassend wie erwartet, selbst wenn Sie privat versichert sind und Ihr Heimatland ein Sozialversicherungsabkommen mit dem Zielland hat.

Deckung ohne zusätzliche Krankenversicherung

Kann ich mich auf meine gesetzliche Versicherung verlassen?

Es ist wichtig zu bedenken, dass die gesetzliche Versicherung nur in den EU-Ländern, der Schweiz, Liechtenstein, Norwegen und Island gültig ist. Generell wird empfohlen, die Europäische Krankenversicherungskarte (EHIC) mitzuführen, um den Versicherungsschutz der Versicherung Ihres Heimatlandes bei Auslandsreisen nachzuweisen. Eine gesetzliche Versicherung ist zwar hilfreich, kann sie jedoch all die verschiedenen Situationen abdecken, denen Sie während Ihrer vorübergehenden Arbeit im Ausland begegnen können?

Stell dir vor...

Du bist ein deutscher Staatsbürger, der gesetzlich versichert ist, und du entscheidest temporär in Frankreich mobil zu arbeiten. Es wird Situationen geben, in denen der medizinische Behandlungsstandard bei der Verwendung deiner EHIC-Karte nicht dem Standard entspricht, den du in Deutschland erlebst.

Szenario 1

Wenn aus Notfallgründen eine medizinische Behandlung in Anspruch genommen werden muss, muss sichergestellt werden, dass die medizinische Einrichtung unter das öffentliche Gesundheitssystem fällt. Andernfalls übernimmt die deutsche gesetzliche Krankenkasse die Behandlungskosten nicht. Auch wenn die deutsche gesetzliche Krankenkasse die Kosten teilweise übernimmt, muss der Arbeitnehmer 30% für die ambulante Versorgung, 80% der Arzneimittelkosten und 20% des Krankenhausaufenthalts zusätzlich zu den zusätzlichen täglichen Kosten für das Krankenhaus zahlen und andere Zuzahlungen, die sich nach der Komplexität der Behandlung richten. Darüber hinaus ist es häufig erforderlich, die Behandlungen in der medizinischen Einrichtung im Voraus zu bezahlen, bevor ein ärztliches Gutachten ausgestellt wird, das dem Versicherungsanbieter vorgelegt werden kann.

Szenario 2

Rücktransport nach Deutschland aus medizinischen Gründen decken die meisten Versicherungen nicht ab.  Wenn du diese Leistung in Anspruch nimmst, musst du oder dein Arbeitgeber (je nach Ursache des Notfalls) Zehntausende von Euro zahlen! Unabhängig davon, in welchem Land sich der Unfall ereignet, solltest du davon ausgehen, einen erheblichen Teil der medizinischen Kosten selbst zu tragen.

Aber was ist mit privaten Versicherungen?

Private Krankenversicherer sind zwar verpflichtet, den Versicherten weltweit mindestens einen Monat lang Versicherungsschutz zu bieten, aber die tatsächliche Versicherungsdauer hängt von dem jeweiligen Anbieter ab.  Die Versicherungsbedingungen können von den Standards des Heimatlandes abweichen (siehe hier für einen Überblick über deutsche private Versicherungsanbieter und ihre eingeschränkten Reiserichtlinien). Mitarbeiter haben jedoch die Möglichkeit, zusätzliche Policen abzuschließen, um den bestehenden Versicherungsumfang zu erweitern. Der Arbeitnehmer sollte auch prüfen, ob eine separate Auslandsreisekrankenversicherung auf der Grundlage von Selbstbehalt empfohlen wird. Diese müssten im Falle eines Schadensersatzanspruchs gezahlt werden und ob die medizinische Rückführung enthalten ist. Darüber hinaus erstatten viele private Krankenversicherer einen Teil der Prämien, wenn innerhalb eines Jahres keine Anträge gestellt wurden. In diesem Fall empfiehlt es sich, eine separate Reisekrankenversicherung abzuschließen, um die Zahlung abzusichern.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Die Deckung von Workations mit bestehenden öffentlichen oder privaten Versicherungen ist in der Tat äußerst komplizierFür alle Versicherungsanbieter gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Regeln, die auch vom Reiseziel abhängen. Darüber hinaus ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass der Erwerb einer A1-Bescheinigung oder einer Versicherungsbescheinigung (CoC) erforderlich ist Reisen entspricht nicht Ihren Krankenversicherungsbedürfnissen.

Um Ihr finanzielles Risiko einzudämmen und sich die Mühe zu ersparen, die lokalen Versicherungsbedingungen für ein Zielland zu recherchieren, sollten Sie letztendlich eine private Reisekrankenversicherung abschließen für Workflex im Ausland.

Reduzieren Sie das Risiko für Arbeitgeber und Arbeitnehmer mit einer speziellen Arbeitsversicherung

Verletzungen im Ausland können teuer werden — nicht nur emotional, sondern auch finanziell. In dem Wissen, dass für diese Schmerzen sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber verantwortlich sein können, lohnt es sich auf jeden Fall, das Risiko abzusichern, indem Sie für jeden Mitarbeiter spezifische Arbeitsversicherungspakete abschließen.

Um das Risiko zu minimieren, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer möglicherweise die Krankheitskosten für den Arbeitnehmer übernehmen, hat WorkFlex eine Partnerschaft mit der Halleschen Krankenversicherung a.G. Diese bietet eine umfassende Reiseversicherung für Arbeitnehmer, die vorübergehend im Ausland arbeiten, mit WorkFlex.

Mit dieser neuen Funktion hat WorkFlex eine weitere Sicherheitsebene hinzugefügt — Reisekrankenversicherung für Ihre Mitarbeiter arbeitsbeugend Reisen.

Was ist durch die Versicherungsfunktion von WorkFlex abgedeckt?

• Unbegrenzte medizinische Versorgung um Ihren Bedürfnissen und denen Ihrer Mitarbeiter im Ausland gerecht zu werden, einschließlich Notsituationen in einer Klinik, zahnärztlichen Behandlungen, Covid-19-Fällen und medizinischer Rückführung
• Keine Einschränkungen für Heimat- und Zielländer: Viele Versicherungsanbieter haben große Einschränkungen in Bezug auf die Länder, die ihre Pakete abdecken. Mit der WorkFlex-Lösung gibt es keine Einschränkungen in Bezug auf Heimat- und Zielländer, die für das Versicherungspaket in Frage kommen
• Einfach zu bedienen und integriert mit WorkFlex-Plattform für eine nahtlose und einfache Anwendung
• Kein Verwaltungsaufwand: Das WorkFlex-Team kümmert sich um die Beantragung, Kommunikation und Verwaltung des Versicherungspakets während des gesamten Reisezeitraums.
• Umfassender und leicht verständlicher Leitfaden der Versicherungspolice, die für den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber vorgesehen ist. Die Hallesche Krankenversicherung bietet auch rund um die Uhr Telefon- und E-Mail-Support für alle Fragen zum Versicherungsschutz oder zur Unterstützung im Ausland unter 0049 711 66 03 39 30 in 25 Sprachen.

Wenn Sie mehr über die neue Versicherungsfunktion von WorkFlex erfahren möchten, wenden Sie sich bitte an eine Demo buchen oder wenden Sie sich an Ihren WorkFlex-Berater!

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Welche Risiken bestehen für den Arbeitgeber bei der Einhaltung der Vorschriften und Datensicherheit im Zusammenhang mit Workations? Wie können Firmen diese Risiken managen und minimieren, damit die Arbeitnehmer:innen diesen Vorteil gut informiert, instruiert und versichert genießen können?

Speaker:

• Jonas Jacobsen, Rechtsanwalt für Datenschutzrecht bei HK2 Rechtsanwälte
• Pieter Manden, LLM MBA & Co-Founder von WorkFlex, ehemaliger Head of Trust & Employer Compliance bei WorkMotion
• Patrick Koch, Co-Founder von WorkFlex

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Dr. Martina Menghi ist Managerin für Trust & Employer Compliance bei WorkMotion. Sie ist italienische Rechtsanwältin und hat einen Doppelabschluss in Rechtswissenschaften (Italienisch und Französisch). Bevor sie im August 2022 zu WorkMotion kam, arbeitete sie viereinhalb Jahre lang bei KPMG Law in Deutschland, wo sie sich auf internationales Arbeitsrecht und die Pflichten entsandter Arbeitnehmer konzentrierte, was auch das Thema ihrer Doktorarbeit war.

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Pieter Manden LLM MBA ist der Co-Founder von WorkFlex und ehemaliger Head of Trust & Employer Compliance bei WorkMotion. Er ist ein niederländischer zertifizierter Steueranwalt, der sich auf Compliance-Themen im Bereich der modernen Mobilität spezialisiert hat. Pieter verfügt über 13 Jahre Berufserfahrung bei PwC in den Niederlanden und Deutschland. Bevor er im Januar 2022 zu WorkMotion kam, war er als Director für das Angebot mobilem Arbeiten aus dem Ausland bei PwC Deutschland verantwortlich.

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I - Zusammenfassung

Vorab ist zu erwähnen, dass die bestehenden arbeitsrechtlichen Vorschriften bereits vor mehreren Jahren verabschiedet wurden und nicht auf Workations zugeschnitten sind. Vielmehr wurden sie mit Blick auf Geschäftsreisende und entsandte Arbeitnehmer konzipiert. "Workationers" sind nicht nur ein neues Phänomen, ihre Situation ist auch grundlegend anders, da sie im Zielland keinen geschäftlichen Zweck verfolgen.

Nachdem wir die anwendbaren Vorschriften analysiert haben, sind wir zu dem Schluss gekommen, dass es eine gute und eine schlechte Nachricht gibt. Zunächst die schlechte: Im Prinzip gibt es in der Tat einige arbeitsrechtliche Bestimmungen des Ziellandes, die theoretisch anwendbar sein könnten. Die gute Nachricht ist jedoch, dass es äußerst unwahrscheinlich ist, dass diese Bestimmungen in der Praxis von einem lokalen Richter tatsächlich angewendet werden.

Der Grund dafür ist ein doppelter. Erstens kann nur ein Richter im Bestimmungsland feststellen, dass sogenannte "zwingende Vorschriften" im Bestimmungsland anwendbar sind. Dies setzt einen Rechtsstreit voraus, für den sich der örtliche Richter tatsächlich für zuständig hält. Letzteres ist unwahrscheinlich, da ein Arbeitsvertrag im Heimatland besteht, das Heimatland der gewöhnliche Beschäftigungsort bleibt und der Aufenthalt im Zielland zeitlich begrenzt ist.

Zweitens gelten nach EU-Recht die "Kernbestimmungen des Landes der gewöhnlichen Beschäftigung" auch für internationale Situationen. Die Kernvorschriften betreffen im Wesentlichen folgende Aspekte: Mindestlohn, Arbeitszeiten und bezahlter Urlaub. Das bedeutet, dass der oben genannte Richter im Zielland "übergeordnete zwingende Vorschriften" nur im Rahmen von solchen Themen anwenden kann, die nicht durch diese grundlegenden Kernvorschriften des Heimatlandes geregelt werden. Dies ist so unwahrscheinlich, dass man sagen kann, dass die lokalen arbeitsrechtlichen Bestimmungen in der Praxis keine Auswirkungen auf Workations haben werden.

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II - Abstrakt

Dieser Artikel befasst sich mit der komplexen Frage, welches Arbeitsrecht auf Remote-Mitarbeitende anwendbar ist, die eine Workation innerhalb der EU machen. Nach der Verordnung 593/2008 bleibt dies grundsätzlich den Parteien überlassen. Doch auch wenn in Arbeitsverträgen regelmäßig festgelegt wird, welches Recht auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden ist, genießt der Arbeitnehmer in grenzüberschreitenden Situationen einen besonderen Schutz. Eine Beschäftigung im Ausland kann nämlich die Anwendung des Arbeitsrechts des Ziellandes auslösen, und zwar insbesondere in Bezug auf zwei Kategorien von Vorschriften: die Bestimmungen, von denen nicht durch Vereinbarung abgewichen werden kann (1), und die übergeordneten zwingenden Vorschriften (2). Leider sind beide Kategorien in den EU-Rechtsvorschriften nicht definiert, so dass es den nationalen Gerichten überlassen bleibt, sie nach ihrem nationalen Recht zu definieren.

Die Bestimmungen der ersten Kategorie, zu denen vor allem die Bestimmungen über den Mindestlohn, die Sicherheit und den Gesundheitsschutz sowie die Arbeitszeit gehören, sind die des Staates, in dem, oder falls unzutreffend, von dem aus der Arbeitnehmer seine Arbeit in Erfüllung des Vertrages gewöhnlich verrichtet. Lässt sich der gewöhnliche Arbeitsort nicht feststellen, gelten andere Kriterien.

Darüber hinaus sind die Bestimmungen der zweiten Kategorie von den nationalen Gerichten immer anzuwenden, unabhängig von dem auf den Arbeitsvertrag anwendbaren Recht. In der Rechtswissenschaft herrscht oft Uneinigkeit darüber, welche Vorschriften zu dieser Kategorie gehören und wie sie auszulegen sind. Der Europäische Gerichtshof hat jedoch bestätigt, dass diese Bestimmungen eng auszulegen sind. Die Bestimmungen des Ziellandes zu bestimmten Fragen sind für entsandte Arbeitnehmer während der Entsendung "vorrangig", d. h. sie gelten unabhängig von dem für den Arbeitsvertrag geltenden Recht und unabhängig von der Dauer der Entsendung. Es gibt jedoch eine Reihe von Argumenten, die dafür sprechen, Fernarbeitnehmer auf Workations nicht mit entsandten Arbeitnehmern gleichzusetzen . Insbesondere fehlen in unseren Fernarbeitsszenarien die konstitutiven Elemente der Entsendung, d.h. die Erbringung der Dienstleistung und die aufnehmende Einheit.

In Anbetracht der Tatsache, dass die Richtlinie entsandter Arbeitnehmer den "harten Kern" des Schutzes von entsandten Arbeitnehmern definiert, ist es jedoch sinnvoll, diese Bestimmungen näher zu betrachten und zu fragen, ob sie angesichts ihres Schutzcharakters auch auf Remote-Mitarbeitende anwendbar wären. Auch wenn zu berücksichtigen ist, dass es auf EU-Ebene gemeinsame Regeln für alle diese Kernbereiche gibt, führt eine nähere Betrachtung dieser Themen zu der Schlussfolgerung, dass die potenziell problematischsten Aspekte das Gehalt sein könnten, da es hier die größten Unterschiede zwischen den Mitgliedstaaten gibt. Gleichzeitig ist festzustellen, dass es keine Anzeichen dafür gibt, dass die Hardcore-Regeln als vorrangige Bestimmungen für Remote-Mitarbeitende im Zielland angesehen werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Risiko der Anwendung einiger arbeitsrechtlicher Bestimmungen des Bestimmungslandes zwar besteht, im Falle von Workations jedoch stark gemindert zu sein scheint.

III - Positionspapier

Kann das örtliche Arbeitsrecht zur Anwendung kommen?

zu den Remote-Mitarbeitenden, die ihre Workation genießen?

Einführung

Ziel dieses Papiers ist es, die Kriterien zu beleuchten, die bei der Durchführung einer Risikobewertung in Bezug auf das anwendbare Arbeitsrecht für vorübergehend aus dem Ausland tätige Remote-Mitarbeitende zu berücksichtigen sind. Diese sind in einem Staat (Heimatstaat) beschäftigt und arbeiten während einer so genannten "Workation" (eine Arbeitnehmerleistung, eine Kombination aus Arbeit und Urlaub) in einem anderen Staat (Gaststaat). Wir werden sie in diesem Dokument gemäß der nachstehenden Definition einfach als "Remote-Mitarbeitende" bezeichnen - auch wenn dieser Begriff nicht den temporäre Charakter des Auslandsaufenthalts widerspiegelt, der eindeutig ein wichtiger Aspekt ist. Mobiles Arbeiten aus dem Ausland liegt vor, wenn sich die Arbeitnhmer in einer Situation befinden, in der die nachstehenden kumulativen Voraussetzungen erfüllt sind:

• Der Arbeitnehmer arbeitet außerhalb des Heimatstaates auf einer temporäre Basis (wobei "temporäre" im Allgemeinen als weniger als 183 Tage pro Kalenderjahr definiert wird);
• Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer gestattet, vorübergehend außerhalb des Heimatstaates zu arbeiten;
• Die Reise hat keinen dienstlichen Anlass oder Zweck, d. h. es liegt keine Initiative oder Notwendigkeit des Arbeitgebers zugrunde, die Reise wird ausschließlich privat durchgeführt;1
• Der Arbeitnehmer gibt seinen Wohnsitz im Heimatstaat nicht auf.

Das Papier konzentriert sich auf den rechtlichen Rahmen im EU-Recht, da es eine Rechtsquelle gibt und die Mehrheit der WorkFlex-Kunden Europäer sind.2

Es ist nicht beabsichtigt, nationale Sonderregelungen zu analysieren, falls es solche gibt.3 Einige nationale Gesetze werden nur anhand von Beispielen und Illustrationen der praktischen Umsetzung erwähnt. Angesichts des derzeitigen Rechtsrahmens sollte es jedoch möglich sein, einige gemeinsame Regeln für Remote-Mitarbeitenden im Hoheitsgebiet der Mitgliedstaaten zu ermitteln.

Die Regeln, die hier analysiert werden, wurden vor der Covid-19-Pandemie und der "Explosion" von mobilem Arbeiten aus dem Ausland während und nach der Pandemie angenommen. Infolgedessen wurden die Regeln nie mit Blick auf die aktuelle Realität entworfen, was zu einer unklaren Situation führt. Gleichzeitig ist klar, dass mobiles Arbeiten aus dem Ausland bis zu einem gewissen Grad auch schon vor der Pandemie existierte. Nehmen wir das Beispiel von Mario: Er ist Mitarbeitende einer großen deutschen Anwaltskanzlei, die sich mit Fusionen befasst, also mit Projekten, die normalerweise Monate dauern. Die Verhandlungen über ein neues Projekt beginnen, nachdem Mario seinen Urlaub in Griechenland gebucht hat. Was wäre das wahrscheinlichste Ergebnis, wenn er das Glück hat, dass die Kanzlei ihm noch erlaubt, in den Urlaub zu fahren, anstatt ihn in letzter Minute zu stornieren?

Während des Urlaubs in Griechenland müsste Mario höchstwahrscheinlich ständig auf sein Mobiltelefon schauen und E-Mails lesen und versenden, um auf dem Laufenden zu bleiben und zu verstehen, was während seiner (physischen) Abwesenheit vom Büro vor sich geht. Dies könnte viele Fragen aufwerfen: Würde eine solche Situation möglicherweise die Anwendung des griechischen Arbeitsrechts rechtfertigen? Gilt er als auf Geschäftsreise, oder ist er sogar als entsandter Arbeitnehmer zu betrachten? Es scheint, dass diese Fragen vor dem Aufkommen der Remote-Mitarbeiter nicht als so wichtig angesehen wurden.

Mögliche Rechtskonflikte

Es überrascht nicht, dass Situationen mit einer solchen grenzüberschreitenden Dimension (Beschäftigung im Herkunftsstaat, temporäre mobiles Arbeiten aus dem Ausland im Aufnahmestaat) potenzielle Rechtskonflikte mit sich bringen. Eines der Hauptrisiken besteht insbesondere darin, dass das Arbeitsrecht des Aufnahmestaats zur Anwendung kommt. Dies hat einige sehr wichtige praktische Auswirkungen. Unter anderem müssen folgende Fragen beantwortet werden: Welche Mindestlohnnormen müssen auf die Arbeitnehmer angewandt werden, diejenigen, die sich aus dem Recht des Heimat- oder des Aufnahmestaats ergeben? Welches Recht bestimmt die Höchstarbeitszeit, die Mindestruhezeiten und den Jahresurlaub?

Es ist daher von entscheidender Bedeutung, das auf das Arbeitsverhältnis anwendbare Recht mit Sicherheit zu bestimmen. Im EU-Recht kann man die entsprechenden Antworten in der Verordnung (EG) Nr. 593/2008 vom 17. Juni 2008 über das auf vertragliche Schuldverhältnisse anzuwendende Recht (Rom I) (im Folgenden "die Verordnung") finden. Dabei handelt es sich um einen Rechtsakt mit "universeller Geltung", was bedeutet, dass jedes in der Verordnung genannte Recht anzuwenden ist, unabhängig davon, ob es dem Recht eines Mitgliedstaats entspricht oder nicht, wie in Artikel 2 der Verordnung festgelegt.

Das allgemeine Ziel der Verordnung ist, wie in Erwägungsgrund 16 angekündigt, die Rechtssicherheit im europäischen Rechtsraum. Die Vorhersehbarkeit der auf Verträge anwendbaren materiellen Vorschriften darf nicht beeinträchtigt werden.

1. Die Wahl der Parteien (Art. 8 (1))

Einleitend ist festzustellen, dass der Arbeitsvertrag grundsätzlich dem Privatrecht zuzuordnen ist. Das bedeutet, dass wie bei allen privatrechtlichen Verträgen der Wille der Parteien ausschlaggebend ist und sie daher wählen können, welches Recht anwendbar sein soll.

In Arbeitsverträgen wird in der Regel festgelegt, welches Recht gelten soll, so dass dies der häufigste Fall sein dürfte.

Der Arbeitsvertrag ist jedoch in der Tat ein besonderer Vertrag, bei dem eine der beiden Parteien (der Arbeitnehmer) im Vergleich zur anderen Partei (dem Arbeitgeber) in einer schwachen Position ist. Betrachtet man die Verhandlungsmacht, so wird deutlich, dass der Arbeitnehmer de facto weniger Handlungsspielraum und Flexibilität hat als der Arbeitgeber.

Daher gleicht die Verordnung diese unausgewogene Situation aus, indem sie dem Arbeitnehmer einen gewissen zusätzlichen Schutz bietet. Sie legt in Artikel 8 Absatz 1 als allgemeine Regel fest, dass auf den individuellen Arbeitsvertrag das von den Parteien gewählte Recht anzuwenden ist. Sie legt jedoch auch fest, dass eine solche Rechtswahl nicht dazu führen darf, dass dem Arbeitnehmer der Schutz entzogen wird, der ihm ohne Rechtswahl durch Bestimmungen gewährt wird, von denen nicht durch Vereinbarung nach dem Recht abgewichen werden kann.

Entscheidend ist die Beantwortung der folgenden Frage: Wie lässt sich das Recht ermitteln, das ohne die Rechtswahl auf den Vertrag anwendbar gewesen wäre? Einige Autoren bezeichnen dieses Recht als das "objektives Recht" des Vertrags.5

2. Problem 1: Bestimmung des gewöhnlichen Arbeitsortes (Art. 8 (2))

Das wichtigste Kriterium ist in Artikel 8 Absatz 2 der Verordnung niedergelegt: "Soweit die Parteien das auf den individuellen Arbeitsvertrag anwendbare Recht nicht gewählt haben, unterliegt der Vertrag dem Recht des Staates, in dem oder, falls unzutreffend, von dem aus der Arbeitnehmer gewöhnlich seine Arbeit in Erfüllung des Vertrages verrichtet." Im gesamten Text wird auf den "Staat, in dem oder, falls unzutreffend, von dem aus der Arbeitnehmer gewöhnlich seine Arbeit in Erfüllung des Vertrages verrichtet" Bezug genommen, indem einfach der Ausdruck "gewöhnlicher Arbeitsort" verwendet wird.

In derselben Bestimmung wird auch klargestellt, dass der Staat, in dem die Arbeit gewöhnlich verrichtet wird, nicht als gewechselt gilt, wenn der Arbeitnehmer "vorübergehend in einem anderen Staat beschäftigt ist".

Es ist wichtig, gleich zu Beginn darauf hinzuweisen, dass es sehr unwahrscheinlich ist, dass eine regelmäßige Workation, die die in unserer Einleitung definierten Kriterien erfüllt, den gewöhnlichen Arbeitsort des Arbeitnehmers ändert.

In diesem Zusammenhang ist es wichtig, das Adverb "vorübergehend" zu definieren .

In Erwägungsgrund 36 der Verordnung heißt es: "Die in einem anderen Land geleistete Arbeit sollte als temporäre angesehen werden, wenn zu erwarten ist, dass der Arbeitnehmer nach Erfüllung seiner Aufgaben im Ausland seine Arbeit im Herkunftsland wieder aufnimmt"6.

Artikel 8 zielt darauf ab, so weit wie möglich die Einhaltung der Bestimmungen zum Schutz des Arbeitnehmers zu gewährleisten, die durch das Recht des Staates, in dem der Arbeitnehmer seine berufliche Tätigkeit ausübt, festgelegt sind.7

Der Vollständigkeit halber sei erwähnt, dass der "gewöhnliche Arbeitsort" nicht das einzige in der Verordnung vorgesehene Kriterium ist. In einigen Fällen ist es nämlich nicht möglich, ihn zu bestimmen. Art. 8 (3) besagt, dass in solchen Fällen "der Vertrag dem Recht des Staates unterliegt, in dem sich die Niederlassung befindet, über die der Arbeitnehmer eingestellt wurde". Ferner heißt es in Art. 8 (4) "(w)enn sich aus der Gesamtheit der Umstände ergibt, dass der Vertrag engere Verbindungen zu einem anderen als dem in den Absätzen 2 oder 3 genannten Staat aufweist, ist das Recht dieses anderen Staates anzuwenden."

Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass die beiden letzten Absätze (3) und (4) auf Absatz 2 zurückgehen und daher das Kriterium des Landes, in dem der Arbeitnehmer "gewöhnlich" arbeitet, das bevorzugte Kriterium ist, das Vorrang vor den anderen hat und in einem weiten Sinne auszulegen ist.

Nur wenn es nicht möglich ist, das Land zu ermitteln, in dem die Arbeitstätigkeit gewöhnlich ausgeübt wird, ist es zulässig, auf den Ort der Niederlassung, über die der Arbeitnehmer eingestellt wurde, und auf die engste Verbindung zu einem anderen Land abzustellen.

Dem EuGH zufolge "wollte der Gesetzgeber eine Hierarchie der Faktoren aufstellen, die bei der Bestimmung des auf den Arbeitsvertrag anwendbaren Rechts zu berücksichtigen sind "8.

Daher werden wir uns bei unserer Analyse hauptsächlich auf den Dualismus zwischen dem "Land, in dem der Arbeitnehmer gewöhnlich arbeitet" einerseits und dem "Land, in dem der Arbeitnehmer vorübergehend im Zuge einer Workation tätig ist" andererseits konzentrieren. Wir gehen davon aus, dass es im Idealfall möglich sein sollte, die beiden Länder zu identifizieren und gegebenenfalls zu unterscheiden.

Der Kern des Begriffs liegt zweifellos in der Definition des Adverbs "gewohnheitsmäßig". Die Frage ist, wie es zu identifizieren ist? Leider gibt es in der Verordnung keine Definition. In einigen Fällen scheint es einfacher zu sein, es zu definieren als in anderen.

In Ermangelung einer Definition des Begriffs "gewöhnlich" in der Verordnung haben wir es mit einem "flexiblen" Begriff zu tun. Solche flexiblen Begriffe sind im EU-Recht durchaus üblich und haben den Vorteil, dass sie in verschiedenen rechtlichen Kontexten verwendet werden, was es dem Gerichtshof ("EuGH") ermöglicht, dem Begriff gerecht zu werden, indem er eine Auslegung ihres Inhalts und ihrer Grenzen vornimmt.

Es mag auf den ersten Blick enttäuschend sein, aber nach Ansicht des Rechnungshofs gibt es keine Dauer , die als Standardreferenz herangezogen werden kann. Dies mag als Nachteil erscheinen, ist aber durchaus nachvollziehbar. Die Bestimmung des "gewöhnlichen Arbeitsortes" ist nicht auf eine zählbare und bestimmbare Dauer beschränkt.9

Die Frage "Wie lange muss ein Arbeitnehmer an einem Ort arbeiten, damit dieser zu seinem gewöhnlichen Arbeitsort wird?" lässt sich nicht einfach beantworten, weil die an einem bestimmten Arbeitsplatz geleistete Arbeitszeit nicht der einzige Faktor ist, der die Beurteilung des Arbeitsortes ermöglicht.10 Es gibt noch viele andere Faktoren, die zu berücksichtigen sind.

Der EuGH hat einige nützliche Kriterien11 für die Bestimmung des Landes des gewöhnlichen Ortes der Arbeitsleistung genannt, darunter:

• die tatsächliche Arbeitsstätte (in Ermangelung eines "Tätigkeitsschwerpunkts" der Ort, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil seiner Tätigkeit ausübt);
• die Art der ausgeübten Tätigkeit;
• die Elemente, die die Tätigkeit des Arbeitnehmers kennzeichnen;
• das Land, in dem oder andernfalls von dem aus der Arbeitnehmer seine Tätigkeit oder einen wesentlichen Teil seiner Tätigkeit ausübt oder Anweisungen zu seinen Aufgaben erhält und seine Arbeitstätigkeit organisiert;
• der Ort, an dem die Arbeitsmittel platziert sind;
• der Ort, an dem sich der Arbeitnehmer einzufinden hat, bevor er seine Arbeit verrichtet oder nach Beendigung seiner Arbeit zurückkehrt;

Der Gerichtshof hat präzisiert, dass der Begriff "gewöhnlicher Arbeitsort" "so auszulegen ist, dass in einer Situation, in der ein Arbeitnehmer seine Tätigkeit in mehr als einem Staat ausübt, das Land, in dem der Arbeitnehmer gewöhnlich seine Arbeit in Ausübung seines Berufes verrichtet

Vertrag ist derjenige, in dem oder von dem aus der Arbeitnehmer unter Berücksichtigung aller Umstände, die diese Tätigkeit kennzeichnen, den größten Teil seiner Verpflichtungen gegenüber dem Arbeitgeber erfüllt "12.

Außerdem kann es Situationen geben, in denen der Ort, an dem der Arbeitnehmer den größten Teil seiner Verpflichtungen gegenüber dem Arbeitgeber erfüllt, besonders komplex ist. Dies wird durch die Rechtsprechung des EuGH veranschaulicht.13 Der Gerichtshof hat bei dieser Gelegenheit zunächst klargestellt, dass im Falle eines Arbeitsvertrags, bei dem ein Arbeitnehmer für seinen Arbeitgeber dieselben Tätigkeiten in mehr als einem Mitgliedstaat ausübt, grundsätzlich die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses zu berücksichtigen ist, um den Ort zu ermitteln, an dem der Arbeitnehmer gewöhnlich arbeitet. In Ermangelung anderer Kriterien wird dies der Ort sein, an dem der Arbeitnehmer am längsten gearbeitet hat. "14

Diese Überlegung soll jedoch nur dann eine Rolle spielen, wenn es nicht möglich ist, die anderen oben genannten Kriterien, wie den tatsächlichen Arbeitsplatz, die Art der ausgeübten Tätigkeit usw., anzuwenden.

Es wurde darauf hingewiesen, dass gelegentliche mobile Arbeit aus dem Ausland grundsätzlich keinen Einfluss auf die Bestimmung des gewöhnlichen Arbeitsplatzes haben sollte. Beispiel: Ein Arbeitnehmer, der gewöhnlich in Deutschland arbeitet und während der Pandemie sechs Monate lang Vollzeit von einem anderen EU-Mitgliedstaat (z. B. Österreich) aus gearbeitet hat. Unabhängig davon, ob sein Arbeitsvertrag die Anwendbarkeit deutschen Rechts vorsieht oder nicht, ist deutsches Recht auf den Vertrag anwendbar.15

Sobald der gewöhnliche Arbeitsort des Arbeitnehmers festgestellt ist, müssen die geltenden Bestimmungen dieses Landes überprüft werden. Diese Bestimmungen können nicht durch Vereinbarungen umgangen werden und sind auf den Arbeitsvertrag des Arbeitnehmers anwendbar. Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend in einem anderen Land arbeitet.

3. Problem 2: Festlegung der Bestimmungen, von denen nicht durch Vereinbarungen abgewichen werden kann (Art. 8 (1))

Eine kürzlich ergangene Entscheidung16 des EuGH bietet einen sehr umfassenden Überblick über das auf den Arbeitsvertrag anwendbare Recht. Es lohnt sich, diesen zusammenzufassen.

Der Gerichtshof entschied, dass die ordnungsgemäße Anwendung von Artikel 8 der Rom-I-Verordnung die folgenden Schritte erfordert:

1. In einem ersten Schritt muss das nationale Gericht das Recht ermitteln, das bei fehlender Rechtswahl anwendbar gewesen wäre (nämlich das des gewöhnlichen Arbeitsorts), und in Übereinstimmung mit diesem Recht die Vorschriften bestimmen, von denen nicht durch Vereinbarung abgewichen werden kann ;
2. In einem zweiten Schritt muss das nationale Gericht das Schutzniveau, das dem Arbeitnehmer nach diesen Vorschriften gewährt wird, mit dem Schutzniveau vergleichen , das das von den Parteien gewählte Recht vorsieht;
3. Wenn das Schutzniveau dieser Vorschriften höher ist, müssen diese Vorschriften angewendet werden.17

Leider enthält die Verordnung keine Definition der "Bestimmungen, von denen nicht abgewichen werden darf". Dies bedeutet, wie der Gerichtshof bestätigt, dass die Frage, ob eine Bestimmung zu den Bestimmungen gehört, von denen nicht abgewichen werden darf, nach nationalem Recht entschieden werden muss: "Das vorlegende Gericht muss die betreffende nationale Vorschrift selbst auslegen".18

Eine Analyse von Fall zu Fall wird notwendig. Der EuGH hatte jedoch in mehreren Urteilen die Gelegenheit, einige Leitlinien für die Praxis zu präzisieren. Nach der Auslegung des Gerichtshofs können die beanstandeten Bestimmungen "grundsätzlich auch Vorschriften über den Mindestlohnumfassen".19

Darüber hinaus sind Vorschriften über Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz20 , über den Schutz vor ungerechtfertigter Entlassung21 und über die Arbeitszeit22einige einschlägige Beispiele aus der nationalen Rechtsprechung für Vorschriften, die von den nationalen Gerichten als "Bestimmungen, von denen nicht durch Vereinbarung abgewichen werden kann", angesehen wurden.

Da es äußerst unwahrscheinlich ist, dass der Aufnahmestaat zum gewöhnlichen Arbeitsort von Remote-Mitarbeitenden wird, ist dieses zweite Problem ebenso unwahrscheinlich. Die Bestimmungen, von denen nicht durch eine Vereinbarung abgewichen werden kann (Art. 8 (1)) und die für Remote-Mitarbeitenden gelten, sind die des Herkunftsstaates.

Ist es möglich, die Anwendung der arbeitsrechtlichen Bestimmungen des Aufnahmestaats vollständig auszuschließen, wenn der Herkunftsstaat als gewöhnlicher Arbeitsort und seine Bestimmungen, von denen nicht durch Vereinbarung abgewichen werden kann, festgelegt wurden?

4. Problem 3: Ermittlung der zwingenden Bestimmungen (Art. 9)

Artikel 9 der Verordnung verweist auf die "zwingenden Vorschriften" des Aufnahmestaats: "Die Verordnung darf die Anwendung der zwingenden Vorschriften des Rechts des Staates des angerufenen Gerichts nicht einschränken "23.

"Wegen ihrer Bedeutung für den Staat, der sie erlassen hat, müssen diese Bestimmungen auch bei internationalen Sachverhalten beachtet werden, und zwar unabhängig davon, welchem Recht der Vertrag nach den normalerweise anwendbaren Rechtswahlregeln der Verordnung unterliegt "24.

Ihre Einhaltung wird von einem Land als entscheidend für die Wahrung seiner öffentlichen Interessen, wie seiner politischen, sozialen oder wirtschaftlichen Organisation, angesehen. Sie sind auf jeden Sachverhalt anwendbar, der in ihren Anwendungsbereich fällt, unabhängig von dem Recht, das nach der Verordnung ansonsten auf den Vertrag anwendbar ist.25

Der Unterschied zwischen den zwingenden Bestimmungen einerseits und den im vorangegangenen Abschnitt analysierten "Bestimmungen, von denen nicht durch eine Vereinbarung abgewichen werden kann", die auf Art. 8, ist eigentlich nicht unmittelbar nachvollziehbar.26

Leider enthält die Verordnung keine Definition der zwingenden Bestimmungen, von denen abgewichen werden kann (dies gilt auch für den vorhergehenden Artikel über die Bestimmungen, von denen nicht abgewichen werden kann). Auch hier ist eine Analyse von Fall zu Fall erforderlich.

Die einzige Präzisierung des Gesetzgebers findet sich in Erwägungsgrund 37 der Verordnung, wo es heißt, dass zwischen den beiden Kategorien von Vorschriften "unterschieden" werden soll. Insbesondere die Bestimmungen des Art. 9 sind restriktiver auszulegen: "Erwägungen des öffentlichen Interesses rechtfertigen es, die

den Gerichten der Mitgliedstaaten die Möglichkeit, unter außergewöhnlichen Umständen Ausnahmen zuzulassen, die sich auf die Öffentliche Ordnung (odre public) stützen und zwingende Vorschriften außer Kraft setzen".27

Diese beiden Kategorien von Bestimmungen haben komplementäre Ziele: Art. 8 soll verhindern, dass der allgemeine Grundsatz der "freien Wahl" des auf den Arbeitsvertrag anwendbaren Rechts den Schutz des im Aufnahmestaat tätigen Arbeitnehmers beeinträchtigt. Art. 9 soll den Aufnahmestaat in die Lage versetzen, seine grundlegenden öffentlichen Interessen zu wahren, indem er unabhängig vom anwendbaren Recht seine wichtigsten Vorschriften auf alle in seinem Hoheitsgebiet geschlossenen Arbeitsverträge anwendet.

Mit anderen Worten: Die Anwendung von Bestimmungen, von denen nicht durch Vereinbarung abgewichen werden kann, kann vermieden werden (z. B. weil sich der gewöhnliche Arbeitsort nicht im Aufnahmestaat befindet), während die zwingenden Bestimmungen immer anwendbar sind.

Als Ausnahmeregelung ist Art. der Rom-I-Verordnung eng auszulegen.28 Die nationalen Gerichte sollen bei seiner Anwendung nicht die Zahl der zwingenden Vorschriften erhöhen , die abweichend von der allgemeinen Regel des Art. 8 Abs. 1 der Verordnung gelten.29

"Bei der Prüfung der Frage, ob die Bestimmungen in Kraft zu setzen sind, sind ihre Art und ihr Zweck sowie die Folgen ihrer Anwendung oder Nichtanwendung zu berücksichtigen".30

Es wurde festgestellt, dass aufgrund seines Ausnahmecharakters als "abweichende Maßnahme" die praktische Bedeutung von Art. 9 nicht überschätzt werden sollte.31 Es ist möglich, in verschiedenen Rechtsbereichen zwingende Vorschriften zu identifizieren (A). Im Bereich des Arbeitsrechts gibt es derzeit nicht viele Beispiele (B). Die Bestimmungen über entsandte Arbeitnehmer gehören zu dieser Kategorie. Wir werden jedoch argumentieren, dass Remote-Mitarbeiter nicht als entsandte Arbeitnehmer zu betrachten sind (C).

A. Allgemeine Beispiele für vorrangige Bestimmungen

Wie bereits betont, ist es nicht einfach festzustellen, ob eine Bestimmung zwingend ist oder nicht. In einigen Fällen ist dies direkt in der Vorschrift selbst festgelegt.32 Einige Beispiele finden sich in verschiedenen Rechtsbereichen, wie dem Familienrecht, dem Sachenrecht oder dem öffentlichen Recht.33 Leider ist dies nur selten der Fall.

In der Tat sind die Entscheidungen des EuGH, "die ausländischen zwingenden Vorschriften Wirkung verleihen, wie nach Art. 9 (3)"  besonders selten.34 Fehlt ein solcher Hinweis, ist es eine Frage der Auslegung, die durch Prüfung des Inhalts der Vorschrift und der ihr zugrunde liegenden Rechtsauffassung nach innerstaatlichem Recht zu entscheiden ist.35

Es ist erwähnenswert, dass die vorherrschende Meinung in der deutschen akademischen Auslegung besagt, dass "eine klare Unterscheidung zwischen den zwingenden Normen, die öffentliche Ziele verfolgen, und denjenigen, die individuelle Interessenschützen, gemacht werden sollte".36

Auf der einen Seite gibt es Regeln, die in das Vertragsrecht eingreifen (benannt nach dem deutschen Verb "eingreifen"), um öffentliche Interessen zu verfolgen. Andererseits gibt es Vorschriften, die darauf abzielen, ein Gleichgewicht zwischen den Vertragsparteien und den Interessen bestimmter Personengruppen (z. B. der Arbeitnehmer) zu wahren oder sogar wiederherzustellen.37

Diese Methodik führt zu der Schlussfolgerung, dass der Schutz der Arbeitnehmer nicht in den Anwendungsbereich der zwingenden Vorschriften fällt.38

Dies ist nicht nur die Ansicht von Fachleuten, sondern wurde auch von deutschen Gerichten bestätigt. In diesem Fall würde der Schutz der Arbeitnehmer nicht in den Anwendungsbereich von Art. 9 fallen. Eine anerkannte Rechtsprechung hat ihn nicht auf einen Kündigungsrechtsstreit angewandt. Das deutscheBundesarbeitsgerichtlehnte es ab, eine Reihe deutscher Vorschriften zum Schutz von Arbeitnehmern vor missbräuchlichen Kündigungen anzuwenden.39

"Es ist sehr umstritten, ob Art. 9 auch zwingende Vorschriften umfasst, die bestimmte Personengruppen, insbesondere schwächere Parteien wie Verbraucher, Arbeitnehmer, Mieter, Handelsvertreter, Franchisenehmer usw., schützen sollen "40.

Es gibt jedoch auch Fachleute, die einen anderen Ansatz vertreten, demzufolge "Regeln, die auf den Schutz individueller Interessen abzielen, ebenfalls als zwingende Vorschriften gelten können "41 . Hierfür wird wie folgt argumentiert: "obwohl Art. 9 auf den Schutz der öffentlichen Interessen verweist (...) sollte diese Bestimmung nicht so ausgelegt werden, dass sie von vornherein alle Normen ausschließt, die auf den Schutz individueller Interessen abzielen".42

Jenseits der unterschiedlichen Argumentationen ist der Auslegungsstreit noch offen. Dies zeigt, dass die folgende Frage (noch) nicht einseitig und eindeutig beantwortet werden kann: Welche Normen fallen unter die Definition der zwingenden Vorschriften?

B. Vorrangige arbeitsrechtliche Bestimmungen

Wie bereits erwähnt, gibt es derzeit nur wenige Leitlinien in diesem Bereich , so dass jedes nationale Gericht selbst festlegen kann, welche nationalen Maßnahmen als vorrangig zu betrachten sind.43

Auf nationaler Ebene gilt eine Entscheidung des französischen Staatsrats ("Conseil d'État") als "der führende Fall im Zusammenhang mit dem Außerkraftsetzen zwingender Vorschriften".44 Darin heißt es, dass ein Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten in Frankreich eine Arbeitnehmervertretung einrichten muss, auch wenn die lex societatis des Unternehmens belgisches Recht ist.

Der Oberste Gerichtshof von Luxemburg entschied, dass die Zuständigkeit der luxemburgischen Gerichte für Arbeitnehmer, die im luxemburgischen Hoheitsgebiet arbeiten, zwingend ist. Von dieser Zuständigkeit kann nicht durch eine Gerichtsstandsvereinbarung abgewichen werden.45

Auf europäischer Ebene erließ der EuGH zwei wichtige Entscheidungen46 , in denen anerkannt wurde, dass "zu den zwingenden Gründen des Allgemeininteresses , die der Gerichtshof anerkannt hat, der Schutz der Arbeitnehmer gehört"47 .

Theoretisch ist es denkbar, dass ein Land "ein entscheidendes Interesse an der Einhaltung einer bestimmten zwingenden Vorschrift im Bereich des Arbeitsrechts" hat.48 Doch selbst wenn den arbeitsrechtlichen Vorschriften ein zwingender Charakter zuerkannt werden kann, ist es wichtig zu bestimmen, in welchem Umfang. Sie sollten nämlich immer im Einklang mit dem EU-Recht ausgelegt werden.49

Nach der weitestgehenden Auslegung von Art. 9 sollten nationale Vorschriften, die den Schutz des Arbeitnehmers zum Ziel haben, regelmäßig als anwendbare Eingriffsnormen angesehen werden,50 selbst wenn der Arbeitnehmer im Aufnahmestaat nur auf der Grundlage von temporäre arbeitet. Dies wäre ziemlich unpraktisch und scheint derzeit durch keine Rechtsprechung gestützt zu werden. Auch wenn nicht auszuschließen ist, dass ein solches Argument in Zukunft vorgebracht werden könnte, würde diese Auslegung mit dem Wortlaut der Verordnung kollidieren, wonach sie eng auszulegen ist.

Schließlich ist auch die Frage interessant, ob die beiden Kategorien von Vorschriften, die sich aus Art. 8 und Art. 9 ergeben - kumulativ angewendet werden können. Mit anderen Worten, ob eine Vorschrift gleichzeitig als "nicht abdingbar" und "vorrangig" angesehen werden kann.51 Die Diskussion scheint offen zu sein, und auch hier gibt es unterschiedliche Meinungen.52 Angesichts des Erwägungsgrunds 37, in dem vorgeschlagen wird, zwischen den beiden Kategorien zu "unterscheiden", scheint es jedoch, dass eine nationale Vorschrift entweder zu der einen oder zu der anderen Kategorie gehört.

C. Das (Un-)Verhältnis zur Entsendung von Regln für Arbeitnehmern

In Erwägungsgrund 34 der Verordnung heißt es: "Die Regelung für individuelle Arbeitsverträge [insbesondere die Kriterien in Art. 8] sollte die Anwendung der zwingenden Bestimmungen des Landes, in das ein Arbeitnehmer gemäß der Richtlinie 96/71/EG vom 16. Dezember 1996 über die Entsendung von Arbeitnehmern im Rahmen der Erbringung von Dienstleistungenentsandt wird , nicht beeinträchtigen" (im Folgenden: "die Richtlinie").53 Mit anderen Worten: Unabhängig von dem auf den Arbeitsvertrag anwendbaren Recht muss ein Mitgliedstaat bei der Entsendung von Arbeitnehmern in sein Hoheitsgebiet deren Schutz gewährleisten. Infolgedessen sind die Bestimmungen der Richtlinie, die sich auf bestimmte Bereiche beziehen, für die gesamte Dauer der Entsendung maßgebend und anwendbar. Diese Bereiche sind in Art. 3 der Richtlinie aufgeführt54 und bilden den "harten Kern" des Schutzes der entsandten Arbeitnehmer.

Durch einen Kern zwingender Regeln für den einzuhaltenden Mindestschutz soll ein fairer Wettbewerb zwischen den Dienstleistungserbringern, d.h. den Arbeitgebern, die Arbeitnehmer in das Hoheitsgebiet eines anderen Mitgliedstaates entsenden, gewährleistet werden. Die Förderung der grenzüberschreitenden Erbringung von Dienstleistungen erfordert nämlich ein Klima des fairen Wettbewerbs.55

Die Einhaltung des strengen Schutzes der entsandten Arbeitnehmer im Aufnahmestaat gewährleistet, dass die Dienstleistungsfreiheit im Einklang mit dem EU-Recht ausgeübt wird. Dies wird dadurch gewährleistet, dass Wettbewerbsverzerrungen vermieden werden, die entstehen würden, wenn die Dienstleistungserbringer unterschiedliche Niveaus des Schutzes für entsandte Arbeitnehmer ausnutzen könnten.56

Aufgrund ihres Schutzcharakters im Zusammenhang mit der Entsendung sind die Kernvorschriften des Aufnahmestaats als vorrangige zwingende Vorschriften für entsandte Arbeitnehmer zu betrachten.

Der in der deutschen Umsetzung der Richtlinie verwendete Wortlaut qualifiziert auch die Bestimmungen des harten Kerns als zwingend.57 Die Vorschrift bringt eindeutig ihre Absicht zum Ausdruck, unabhängig vom Vertragsrecht angewendet zu werden.

Seit 201458 müssen entsandte Arbeitnehmer im Aufnahmestaat registriert werden. Ziel der Registrierung ist es, die nationalen Arbeitsbehörden über die Anwesenheit von entsandten Arbeitnehmern im Inland zu informieren und Kontrollen und Überprüfungen zu erleichtern.

Es erscheint daher notwendig, die wesentliche Frage zu beantworten , ob Remote-Mitarbeiter als entsandte Arbeitnehmer zu betrachten sind oder nicht. Derzeit wird diese Frage kontrovers diskutiert59 , und es gibt weder in der Gesetzgebung noch in der Rechtsprechung eine eindeutige Antwort.

Allerdings sprechen starke Argumente für eine negative Antwort.60 Zwei Argumente sind substanziell,61 während das dritte formal ist.

1. Remote-Mitarbeiter erbringen keine grenzüberschreitende Dienstleistung

Die Bestimmungen, die in der Verordnung als verbindlich bezeichnet werden, sind die des Landes , in das ein Arbeitnehmer entsandt wird. Damit ist wohl der Aufnahmestaat gemeint, in den sie vom Arbeitgeber vorübergehend entsandt werden. Dies ist nicht die gleiche Situation wie im Falle einer Workation. Die entsandten Arbeitnehmer werden nämlich nicht "zugewiesen", sondern reisen ausschließlich aufgrund ihres persönlichen Interesses. Um dieses Argument gelten zu lassen, muss grundsätzlich ausgeschlossen werden, dass Remote-Mitarbeitende einen geschäftlichen Grund für die Reise in den Aufnahmestaat hat. Im Falle von Remote-Mitarbeitenden kann jedoch kein konkreter geschäftlicher Zweck festgestellt werden: Die Reise erfolgt ausschließlich aus privatem Interesse.

2. Es gibt keinen Dienstleistungsempfänger im Aufnahmestaat

Der Umstand, dass Remote-Mitarbeitende im Auftrag des Heimatunternehmens eine Dienstleistung zugunsten eines Gastunternehmens erbringen, kann sich auf seine Einstufung als "entsandter Arbeitnehmer" auswirken. Wenn die Mitarbeitenden zu geschäftlichen Zwecken reisen, kann die Reise nicht mehr als rein privat veranlasst angesehen werden.

Im Falle von Remote-Mitarbeitenden kann jedoch kein aufnehmendes Unternehmenidentifiziert werden.

Wenn eine Entsendung stattfindet, besteht kein Zweifel daran, dass gemäß Artikel 3 der Richtlinie die Kernarbeitsbedingungen des Aufnahmestaats auf den Arbeitnehmer anwendbar sein werden.

3. Formale Anforderungen für die Registrierung

Neben den oben erwähnten inhaltlichen Argumenten gibt es auch praktische Erwägungen. Unter anderem verlangen die Anmeldeformulare für entsandte Arbeitnehmer in mehreren Mitgliedstaaten systematisch die Angabe eines aufnehmenden Unternehmens sowie des "Dienstleistungsumfangs". Werden diese Felder nicht ausgefüllt, wird die Anmeldung abgelehnt und/oder als unvollständig betrachtet. In einigen Fällen kann sie nicht einmal eingereicht werden, da die Online-Portale die Anmeldung verhindern, wenn Felder leer bleiben. Außerdem muss in einigen Fällen der Umfang der Dienstleistung aus einer Dropdown-Liste ausgewählt werden. Es überrascht nicht, dass die privaten Interessen von Arbeitnehmern nicht unter den möglichen Dienstleistungsoptionen aufgeführt sind.62

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Fehlen von zwei konstitutiven Elementen der Entsendung (1. und 2.) in Kombination mit den Überlegungen zu den Registrierungsanforderungen (3.) eindeutige Indikatoren dafür sind, dass Entsendungsvorschriften, einschließlich der harten Kernvorschriften ex. Art. 3 (1) der Richtlinie, nicht auf Remote-Mitarbeiter anwendbar sind.

Diese Auslegung wird zwar geteilt, ist aber nicht einhellig, und Klarheit durch Rechtsvorschriften oder Rechtsprechung ist dringend erforderlich.

Bis dahin können wir nur spekulieren, welche nationalen arbeitsrechtlichen Bestimmungen für Remote-Mitarbeitende als vorrangig gelten werden. Die einzelstaatlichen Gerichte werden das letzte Wort haben, hauptsächlich auf der Grundlage einer Einzelfallprüfung.

Nicht einmal der EuGH scheint in der Lage zu sein, in Frage zu stellen, ob ein nationales Gesetz in der Praxis als zwingend geltend gemacht werden kann: "Es ist nicht Sache des Gerichtshofs, zu definieren, welche nationalen Vorschriften "zwingend" sind".63

Der EuGH ist jedoch befugt, "dieGrenzen zu überprüfen , innerhalb derer die Gerichte eines Vertragsstaates auf diesen Grundsatz zurückgreifen können". Als solcher ist er nicht von einer Verhältnismäßigkeitsprüfung ausgeschlossen.64

Es lässt sich nicht vorhersagen, wie der EuGH entscheiden wird, so dass auch hier Raum für Spekulationen bleibt. Im Zusammenhang mit Remote-Mitarbeitenden könnte in Zukunft auch die Freizügigkeit der Bürger geltend gemacht werden. Dies hat sich als eines der Lieblingsargumente des EuGH erwiesen, das für die europäische Integration von großer Bedeutung ist, sofern es sich in den festgelegten rechtlichen Grenzen bewegt, insbesondere unter der Voraussetzung, dass der Arbeitnehmer nicht zu einer unzumutbaren Belastung für den Aufnahmestaat wird. Die Unionsbürgerinnen und Unionsbürger genießen die in den Verträgen vorgesehenen Rechte und haben die dort vorgesehenen Pflichten. Sie haben u . a. das Recht, sich im Hoheitsgebiet der Mitgliedstaaten frei zu bewegen und aufzuhalten.65

Management und Minderung von Risiken

Nachdem die Auslegung, wonach Fernarbeitnehmer nicht als entsandte Arbeitnehmer zu qualifizieren sind, anerkannt wurde, kann man Hypothesen darüber aufstellen, welche nationalen Bestimmungen als vorrangig angesehen werden können und daher im Aufnahmestaat auf sie anwendbar sind. Als Ausgangspunkt scheint es vernünftig, sich auf die Vorschriften zum Schutz der entsandten Arbeitnehmer zu beziehen.66 Wir werden versuchen herauszufinden, ob die Vorschriften zum Schutz der entsandten Arbeitnehmer auch auf Remote-Mitarbeitende anwendbar sind, selbst wenn wir dazu neigen, ihre Qualifikation als entsandte Arbeitnehmer auszuschließen.67

Mit der  "e contrario" -Methode lässt sich argumentieren, dass der explizite Hinweis in der Verordnung auf den zwingenden Charakter der Regeln für entsandte Arbeitnehmer dafür spricht, dass es nicht beabsichtigt war, andere Arten von Arbeitnehmern, wie beispielsweise Remote-Mitarbeiter, unter denselben Schutz zu stellen. Es wird darauf hingewiesen, dass die Regelung sich speziell auf entsandte Arbeitnehmer bezieht und andere Arbeitnehmerkategorien nicht einschließt.

Diese Vorschriften haben jedoch einen schützenden Charakter, so dass man sich fragen sollte, ob sie nicht als "vorrangige Bestimmungen" geltend gemacht werden könnten.68

Hier sind zwei allgemeine Bemerkungen zu machen: Erstens handelt es sich bei den harten Kernbestimmungen häufig um Angelegenheiten, die direkt durch EU-Recht geregelt sind, wie noch zu zeigen sein wird.69 Dadurch werden die Risiken gemildert.

Zweitens: Art. 9 ist bei laufenden Rechtsstreitigkeiten anwendbar. Ein nationales Gericht muss festlegen, welche nationalen vorrangigen Bestimmungen auf anhängige Verfahren anwendbar sind.

Wir können feststellen, dass dies im Falle von Remote-Mitarbeitenden auf Workations in der Praxis eher unwahrscheinlich ist.

Remote-Mitarbeitende befinden sich vorübergehend im Ausland, indem sie eine vom Arbeitgeber gewährte Leistung in Anspruch nehmen, ohne zugewiesen zu werden. Daher dürfte die Wahrscheinlichkeit, dass der Arbeitnehmer im Aufnahmestaat gerichtlich gegen den Arbeitgeber vorgeht, recht gering sein.  Gleichzeitig können immer unvorhersehbare Umstände eintreten, so dass diese Möglichkeit nicht völlig ausgeschlossen werden kann. Es ist wichtig zu beachten, dass in vielen EU-Mitgliedstaaten Fragen wie Arbeitnehmersicherheit, Höchstarbeitszeit und Diskriminierung in der Beschäftigung als "öffentliche Durchsetzung" betrachtet werden. Dies bedeutet, dass die nationalen Regierungsbehörden für ihre Umsetzung verantwortlich sind. Diese Fragen fallen nicht ausschließlich in den Zuständigkeitsbereich der einzelnen Unternehmen, sondern erfordern staatliche Interventionen. Jede nationale Behörde ist dafür verantwortlich, Maßnahmen zur Durchsetzung der Vorschriften innerhalb ihrer territorialen Grenzen zu ergreifen.

Daher wird argumentiert, dass die Arbeitsbehörden im Falle von Inspektionen und Kontrollen zumindest abstrakt in Frage stellen könnten, ob die nationalen Normen im Aufnahmestaat eingehalten wurden, selbst wenn der Arbeitnehmer keine Ansprüche geltend macht.

Je länger sich der Arbeitnehmer im Aufnahmestaat aufhält, desto wahrscheinlicher ist es, dass eine Inspektion oder eine Kontrolle und/oder ein Rechtsstreit stattfindet. Andererseits könnte man auch argumentieren, dass Inspektionen und Kontrollen am Arbeitsplatz "zufällig" durchgeführt werden. Empirische Untersuchungen zeigen jedoch, dass es jedoch recht unwahrscheinlich ist, dass sie Remote-Mitarbeitende betreffen, die von einem Airbnb, einem Hotel oder einem Familienhaus aus arbeiten.

Selbst wenn es beispielsweise um die Kontrolle der Entsendung von Arbeitnehmern geht, betreffen diese hauptsächlich die Sektoren, die unter dem Gesichtspunkt des Sozialdumpings "sensibel" sind und als solche häufiger Gegenstand nationaler Inspektionen und Kontrollen der Einhaltung der Vorschriften sind. Das beste Beispiel dafür ist der Bausektor.74 Es überrascht nicht, dass dies auch der Sektor ist, in dem die meisten Entsendungen stattfinden.75 Ein Beispiel: Wenn im Rahmen desselben Projekts ein Ingenieur von der polnischen Heimatfirma in die Niederlande entsandt wird, um an Geschäftstreffen mit dem niederländischen Kunden teilzunehmen, und fünf Arbeitnehmer ebenfalls auf die Baustelle entsandt werden, um dort tätig zu werden, ist es wahrscheinlicher, dass die fünf Arbeitnehmer von den Arbeitsbehörden kontrolliert werden als der erste Arbeitnehmer.

( a ) Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten;

Bevor untersucht wird, ob die Arbeitszeiten als "vorrangige Bestimmungen" zu betrachten sind, sollte betont werden, dass dieses Problem nicht überbewertet werden sollte. Da die Arbeitszeit Gegenstand einer EU-Richtlinie76 ist, gibt es, von wenigen Ausnahmen abgesehen, keine nennenswerten Unterschiede zwischen den Mitgliedstaaten.77 Die "europäische Wochenarbeitszeit" scheint im Durchschnitt auf 40 Stunden pro Woche ausgerichtet zu sein.78

Selbst wenn man berücksichtigt, dass es noch Unterschiede auf der Ebene der Tarifverträge (CBA) gibt, schwankt die durchschnittliche Differenz zwischen 35,6 und 40 Wochenstunden. Darüber hinaus ist auch unklar, ob diese Vereinbarungen überhaupt auf Remote-Mitarbeitende anwendbar sind (z. B. sehen nicht alle Systeme der EU-Mitgliedstaaten erga omnes-Wirkungen von Tarifverträgen vor).

Darüber hinaus gibt es bei der Betrachtung der Arbeitszeiten eine ziemliche Diskrepanz zwischen Theorie und Praxis, wie unter anderem die Euro-Umfragen zur "tatsächlichen Wochenarbeitszeit" zeigen, die den Unterschied zwischen der "gesetzlichen" und der "tatsächlichen" Arbeitszeit der Arbeitnehmer in den Mitgliedstaaten aufzeigen.79

Daher ist die Arbeitszeit trotz der Rechtsunsicherheit in Bezug auf ihren obligatorischen Charakter möglicherweise kein so großes Problem.

Interessant ist eine Entscheidung, die kürzlich in Frankreich getroffen wurde, wo die Wochenarbeitszeit mit 35 Stunden pro Woche die kürzeste in der EU ist. Der französische Gerichtshof entschied, dass die Arbeitszeit keine zwingende Vorschrift ist, sondern eine Bestimmung, von der "nicht abgewichen werden kann". Betrachtet man die Auslegung des gegenseitigen Ausschlusses der beiden Kategorien, könnte man zu dem Schluss kommen, dass die Arbeitszeit für entsandte Arbeitnehmer obligatorisch ist, nicht aber für Remote-Mitarbeitende.

(b) bezahlter Mindestjahresurlaub;80

Wie die Höchstarbeitszeit und die Mindestruhezeit ist auch dieser Punkt in der EU-Richtlinie 2003/88 geregelt.

Gemäß Art. 7 dieser Richtlinie müssen die Mitgliedstaaten den Arbeitnehmern mindestens vier Wochen pro Jahr gewähren. Durch vertragliche Vereinbarungen kann die gesetzliche Mindestanforderung ausgeweitet werden.81 Auch wenn es, wie bei der Arbeitszeit, Unterschiede zwischen den Mitgliedstaaten geben kann, erscheint es vernünftig, die größten Bedenken abzubauen.

Angesichts der Tatsache, dass der bezahlte Mindesturlaub in der Regel monatlich angesammelt wird, aber jährlich genommen werden muss, erscheint das Problem recht abstrakt. Es erscheint eher unpraktisch zuzulassen, dass Remote-Mitarbeitende solche Ansprüche während Workations im Aufnahmestaat geltend machen kann, wenn der Aufenthalt deutlich weniger als ein Jahr dauert.

( c ) Vergütung, einschließlich Überstundensätze;82

Dies ist wahrscheinlich der heikelste Aspekt, da es hier die größten Unterschiede zwischen den Mitgliedstaaten gibt.

Jemand stellte fest, dass in den meisten Ländern der Welt die Lohn- und Arbeitszeitregelungen verbindlich sind und für alle gelten, auch für Gastarbeiter, die nur vorübergehend in einem Gastland arbeiten.83

Dieses Argument erscheint jedoch im Prinzip recht simpel und wird häufig durch die Realität einer vernetzten und globalisierten Welt widerlegt, in der Geschäftsreisen, insbesondere von kurzer Dauer, trotz der Pandemie immer noch recht häufig sind.

Wenn beispielsweise ein Arbeitnehmer, der in Mailand (Italien) mit einem italienischen Arbeitsvertrag angestellt ist, eine dreitägige Geschäftsreise nach Stockholm (Schweden) unternimmt, um mit einem potenziellen Kunden über einen Vertrag zu verhandeln, ist es recht unwahrscheinlich, dass er sich vor schwedischen Gerichten auf den schwedischen Lohn beruft, selbst wenn dieser höher ist als der im Heimatstaat. Außerdem ist es unwahrscheinlich, dass das schwedische Gericht sein Recht auf Zugang zum nationalen Mindestlohn anerkennen wird.84

Ein solches Szenario wäre sogar im Hinblick auf die Rechtssicherheit bedenklich, wenn sich die Arbeitnehmer bei jeder Geschäftsreise in vollem Umfang auf die Normen des Aufnahmestaats berufen könnten. Wie bereits erwähnt, ist die Schwächung der Rechtssicherheit genau das, was die Verordnung vermeiden will.

Nach Ansicht des EuGH können zu den "Bestimmungen, von denen nicht durch Vereinbarung abgewichen werden kann", grundsätzlich auch Vorschriften über den Mindestlohn gehören. Wenn diese Vorschriften unter Art. 8 fallen, würden sie nicht als vorrangig im Sinne von Art. 9 der Verordnung angesehen werden.

( e ) Gesundheit, Sicherheit und Hygiene am Arbeitsplatz;

Die Gelehrten sind sich nicht einig, wenn es um die Qualifizierung von Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz geht. Einigen zufolge "gelten aufgrund des Territorialprinzips immer die örtlichen Vorschriften".85 Nach einer anderen Auslegung gehört der Gesundheitsschutz zu den Bestimmungen, von denen nicht abgewichen werden kann, und zwar auf der Grundlage von Art. 8.86

Die Diskussion um dieses Thema ist eine gute juristische Übung, bleibt aber in der EU letztlich recht abstrakt: Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz ist nämlich bereits ein harmonisiertes Thema, dessen Normen in mehreren EU-Rechtsakten geregelt sind, wie z. B. in der Richtlinie vom 12. Juni 1989 über die Durchführung von Maßnahmen zur Verbesserung der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes der Arbeitnehmer bei der Arbeit (89/391/EWG).

(f) Schutzmaßnahmen in Bezug auf die Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen von Schwangeren oder Frauen, die gerade ein Kind bekommen haben, Kindern und Jugendlichen;

Für die Zielgruppen ist das Schutzbedürfnis in gewisser Weise noch größer, da sie nicht nur Arbeitnehmer sind, sondern sich auch in einer besonders schwachen Situation befinden.

Es ist unwahrscheinlich, dass Remote-Mitarbeitende in Workation-Situationen Schutzvorschriften im Aufnahmestaat in Anspruch nehmen können, da die Verantwortung für Workations hauptsächlich bei den Arbeitnehmern liegt.

Auch hier sind die Angelegenheiten auf europäischer Ebene geregelt, und die EU-Mitgliedstaaten haben gemeinsame Mindeststandards, wie in der Richtlinie 92/85/EWG festgelegt.87

(g) die Gleichbehandlung von Männern und Frauen und andere Bestimmungen über die Nichtdiskriminierung.

Nichtdiskriminierung ist ein "klassisches" EU-Thema.88 Die EU-Rechte beruhen auf dem Grundsatz der Nichtdiskriminierung. Es wurden mehrere Richtlinien zur Bekämpfung unzulässiger Diskriminierungen angenommen89 , und die Mitgliedstaaten haben sich auf gemeinsame Mindeststandards geeinigt.

Wie dargestellt, haben die Mitgliedstaaten nur einen begrenzten Ermessensspielraum bei der Regelung der "harten" Aspekte der Arbeitsbeziehungen. Selbst wenn Unterschiede bestehen, insbesondere bei den Gehaltsnormen, sollte ihr Umfang daher nicht übertrieben werden.90

In der Praxis haben die Unternehmen in der Regel Schwellenwerte, die auf der Grundlage der Dauer berechnet werden , auch für die Registrierung der entsandten Arbeitnehmer, selbst wenn in einigen Ländern die Verpflichtung zur Registrierung der Entsendung ab dem ersten Tag der Entsendung gilt. Dies ist eine Frage der Risikobewertung. Daher ist es sinnvoll, Unternehmen, die in sensiblen Sektoren tätig sind, in denen Kontrollen am wahrscheinlichsten sind (z. B. im Baugewerbe), zu raten, die Meldepflichten von Anfang an einzuhalten. Für Unternehmen, die hauptsächlich so genannte "white collars" entsenden, könnte ein umfassenderer und toleranterer Ansatz der beste sein (z. B. Registrierung nur von Entsendungen, die eine bestimmte Dauer überschreiten).

Diese Prämisse ist notwendig, um zu verdeutlichen, dass, auch wenn die Regeln für die Verpflichtungen der entsandten Arbeitnehmer zweifellos besser definiert und festgelegt sind als die für die Remote-Mitarbeitende, die Risikobewertung immer eine entscheidende Rolle spielt. Mit anderen Worten: Es ist schwer vorstellbar, dass ein Unternehmen, das sich zu 100 % an die Vorschriften hält, immer die beste Lösung darstellt. Die Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften ist nämlich mit Kosten und Zeitaufwand verbunden.

Schlussfolgerungen

In Anbetracht der obigen Ausführungen sei darauf hingewiesen, dass die EU-Mitgliedstaaten im Einklang mit dem EU-Recht ein berechtigtes Interesse daran haben, den Schutz der Arbeitnehmer in ihrem Hoheitsgebiet zu gewährleisten. Dies kann dadurch erreicht werden, dass sie die Einhaltung bestimmter lokaler Vorschriften vorschreiben. Um sich auf die Anwendung des nationalen Rechts berufen zu können, muss jedoch eine ausreichend enge Verbindung zum Aufnahmestaat bestehen.

Die Richtlinie über die Entsendung von Arbeitnehmern und ihre Vorschriften über den Mindestschutz zielen darauf ab, den freien Dienstleistungsverkehr zu erleichtern.

Es stellt sich die Frage, ob und inwieweit der Aufnahmestaat möglicherweise nationale arbeitsrechtliche Bestimmungen auf die Remote-Mitarbeitende anwenden muss. In diesem Zusammenhang ist auch zu berücksichtigen, ob der Remote-Mitarbeitende den Wettbewerb beeinträchtigen oder mit dem Arbeitsmarkt des Aufnahmestaates interagieren kann.

Es ist ratsam, dass Arbeitgeber in der Regel überprüfen, ob Workations möglicherweise Auswirkungen auf das geltende Arbeitsrecht haben könnten. Das örtliche Arbeitsrecht könnte in einigen Fällen grundsätzlich Vorrang vor dem Vertragstext und den vertraglichen Entscheidungen haben. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass, wenn Problem 1 gelöst ist, d. h. wenn es möglich ist, den Herkunftsstaat eindeutig als das Land zu identifizieren, in dem der Arbeitnehmer gewöhnlich arbeitet, die Betrachtung von Problem 2 überflüssig wird. Es besteht nämlich keine Notwendigkeit, die "Bestimmungen, von denen nicht abgewichen werden kann" zu prüfen, da sie sich mit den Bestimmungen des Staates überschneiden, in dem der Arbeitnehmer gewöhnlich beschäftigt ist.

Wie wir jedoch gesehen haben, ist es im Prinzip immer relevant, das Problem 3 zu betrachten, d.h. zwingende Vorschriften außer Kraft zu setzen.

Es ist leider nicht möglich, abstrakt vorherzusagen, welche Bestimmungen aufgrund ihres "zwingenden" Charakters als anwendbar angesehen werden könnten.

In mehreren Fällen sind die EU-Rechtsvorschriften nicht spezifisch genug oder es fehlt an klaren Bestimmungen. Klarstellungen auf legislativer und juristischer Ebene wären mehr als willkommen. In der Zwischenzeit gibt es noch viel Raum für Spekulationen und unterschiedliche Auslegungen. Es ist jedoch nicht auszuschließen, dass sich die Praktiken der Behörden in Zukunft ändern und in verschiedene Richtungen entwickeln werden. Es könnten neue EU-Rechtsvorschriften erlassen werden, die die derzeitigen Rechtslücken schließen und andere Antworten geben als die bisher gegebenen.

Der Gesetzgeber muss die bestehenden Vorschriften an eine neue Realität anpassen. Dies gilt nicht nur für den Bereich der Beschäftigung, sondern für alle Rechtsbereiche, in denen sich erhebliche Konsequenzen für Fernarbeitnehmer ergeben können, angefangen bei der Besteuerung.91 Auch hier überholt die Realität die gesetzlichen Bestimmungen.

Dies ist nach wie vor ein unerforschtes Gebiet, und daher ist es wichtig, einen vorsichtigen Ansatz zu wählen und die bestehenden Vorschriften nicht zu sehr "freizügig" auszulegen. Wenn das Gesetz etwas nicht ausdrücklich verbietet, ist es nicht unbedingt sinnvoll, automatisch davon auszugehen, dass es mit dem EU-Recht unvereinbar ist.

Auch wenn eine gewisse Vorsicht geboten ist, könnten die Risiken in einigen Fällen gemildert werden, wenn der Workation Kontext berücksichtigt wird. Da nicht a priori ausgeschlossen werden kann, dass einige nationale arbeitsrechtliche Vorschriften im Aufnahmestaat anwendbar sind, könnte ein sicherer Ansatz der sein

bevorzugte Wahl. Dennoch neigen wir dazu, das Argument zu unterstützen, dass es in Situationen wie Workations aus praktischen Gründen sehr unwahrscheinlich ist, dass dies der Fall ist.

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Workations werden immer mehr zu einem wichtigen Benefit für Arbeitnehmer:innen, und das aus gutem Grund. Wenn von Arbeitnehmer:innen nicht mehr erwartet wird, dass sie im Büro arbeiten, warum sollten sie dann nur von zu Hause aus arbeiten? Allerdings passen sich nicht alle Menschen gleich schnell an, und viele halten es für seltsam, in einen längeren Urlaub zu fahren, um dann auch von dort aus zu arbeiten. Um genau zu sein, denken unsere Eltern aus der Babyboomer-Generation wahrscheinlich, dass es sich um eine klassische "Millennial"- oder "Gen Z"-Sache handelt. Dennoch erwarten wir, dass Workations sich zu etwas Gewöhnlichem entwickeln wird, da immer mehr Arbeitgeber:innen dies anbieten und die Arbeitnehmer:innen es weiterhin genießen und nutzen.

Arbeitgeber:innen zögern manchmal, Workations zuzulassen, weil sie die Compliance-Risiken abschrecken.

Besonders das Betriebsstättenrisiko (PE-Risiko) gilt als Hindernis. Das Risiko besteht darin, dass der Arbeitnehmer im Zielland eine Körperschaftssteuerpflicht auslösen könnte, was bedeutet, dass der Arbeitgeber auf die im Zielland erzielten Gewinne Körperschaftssteuern zahlen müsste. Da die Präsenz in dem Land jedoch sehr begrenzt ist, sind diese Körperschaftssteuern im Allgemeinen nicht das Hauptproblem. Das größte Problem ist der Verwaltungsaufwand, der mit der Zahlung der Steuern einhergeht und der neben der Einrichtung der Buchhaltung auch die Anmeldung bei den Behörden und die Dokumentation für die konzerninterne Verrechnung und Gewinnverteilung umfasst.

Aus diesem Grund kann man mit Sicherheit sagen, dass die Arbeitgeber:innen nicht wollen, dass ihre Arbeitnehmer:innen eine Betriebsstätte bilden. Schließlich sollten Workations ein Benefit für die Mitarbeitenden sein und keine Belastung für den Arbeitgeber.

Dies wirft die Frage auf, wie ein vorübergehend aus dem Ausland mobil arbeitender Arbeitnehmer ein Betriebsstättenrisiko darstellt und ob (und wie) dies verhindert werden kann. Und hier haben wir eine gute Nachricht: Es gibt keine "Dauerhaftigkeit" bei vorübergehender Arbeit aus dem Ausland. Wie der Name schon sagt, erfordern PEs ein gewisses Maß an Dauerhaftigkeit. Eine Workation ist ihrem Wesen nach vorübergehend und daher im Allgemeinen nicht permanent genug. Dies wird sowohl von der OECD als auch von den Vereinten Nationen unterstützt, den beiden Organisationen, deren Steuerabkommensmodelle und Kommentare am weitesten verbreitet sind. Beide stellen fest, dass eine so genannte "feste Geschäftseinrichtung" und eine "Dienstleistungseinrichtung" in der Regel nicht begründet werden, wenn sich die Person weniger als 183 Tage im anderen Land befindet. Dies ist einer der Gründe, warum ein Auslandsaufenthalt, der diese Schwelle überschreitet, nicht mehr als "vorübergehend" eingestuft wird. In der Praxis sind Workations im Allgemeinen ohnehin viel kürzer.

Von den mehr als 1.000 Workation-Anfragen, die über unsere Plattform WorkFlex bearbeitet wurden, blieben mehr als 95 % unter 30 Tagen.

Daher ist es höchst unwahrscheinlich, dass diese Workations ein PE-Risiko darstellen, selbst in Ländern, die bis dato strengere Vorschriften für "feste Geschäftssitze" oder "Dienstleistungs-PEs" als die OECD- und UN-Vorschriften erlassen haben. Dennoch gibt es drei zusätzliche Faktoren, die berücksichtigt werden müssen:

1. Das Unternehmen hat im Zielland keine Niederlassung oder eigene Einheit. Wenn dies der Fall ist, muss klargestellt werden, dass der Mitarbeitende das Büro dort nicht besucht oder Tätigkeiten zugunsten der lokalen Einheit ausgeführt hat. Eine Abweichung hiervon führt nicht immer und nicht automatisch zu einem erheblichen PE-Risiko. Es wäre jedoch schwierig, mit Gewissheit zu sagen, dass Workations kein PE-Risiko darstellen.
2. Um die 183-Tage-Grenze zu erreichen, müsste man möglicherweise mehrere Workations in ein und demselben Zielland betrachten. Mit anderen Worten, eine Ansammlung von Angestellten an einem Ort könnte das PE-Risiko in diesem Land erhöhen. Es wird daher empfohlen, ein einzige Software wie WorkFlex zu verwenden, um alle Anträge des Unternehmens übersichtlich zu verwalten. Es ist auch wichtig zu beachten, dass diese Häufung nicht nur für Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen gilt, die zufällig in demselben Land arbeiten. Das PE-Risiko erhöht sich eher, wenn es gewisse organisatorische Überschneidungen gibt. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn mehrere Mitarbeitende, die an demselben Projekt arbeiten, gleichzeitig im selben Zielland sind. Dies ist zwar bei Geschäftsreisen oft der Fall, aber kaum bei Workations. Es zeigt jedoch, warum es wichtig ist, zwischen beiden zu unterscheiden.
3. Schließlich ist diese die einzige Art von Betriebsstätte - neben der bereits erwähnten "festen Niederlassung" und der "Dienstleistungsbetriebsstätte" - , die auch bei einer Beschäftigung von weniger als 183 Tagen noch ein erhebliches Risiko darstellen kann. Es handelt sich um den so genannten "abhängigen Vertreter". Kurz gesagt, die OECD und die Vereinten Nationen betrachten einen "abhängigen Vertreter" als einen Arbeitnehmer, der üblicherweise die Verträge abschließt. Es ist allgemein anerkannt, dass "üblicherweise" eine gewisse Häufigkeit impliziert. Zum Beispiel fünf Verträge, bei denen die Person die führende Kraft ist. Dies schließt jedoch nicht die theoretische Möglichkeit aus, dass ein abhängiger Vertreter während einer eintägigen Tätigkeit eine Betriebsstättenrisiko darstellt. Aus diesem Grund wird empfohlen, zwei zusätzliche Maßnahmen zu ergreifen, um das Risiko von Workations in Bezug auf den abhängigen Vertreter als Betriebsstätte zu minimieren und zu verwalten.

Zunächst ist zu bestimmen, wer tatsächlich als abhängigen Vertreter gilt. Normalerweise ist die überwiegende Mehrheit der Beschäftigten nicht als abhängig Beschäftigte einzustufen, da sie beim Abschluss von Verträgen gewöhnlich nicht diese führende Rolle spielen. Beispiele für Mitarbeitende, die eher als abhängig Beschäftigte gelten, sind leitende Angestellte und Mitarbeitende in Vertriebs- und Beschaffungsfunktionen. Workation-Anfragen dieser Mitarbeitenden müssen hervorgehoben werden. Eine zweite Maßnahme besteht darin, das tatsächliche PE-Risiko des abhängigen Vertreters für diese Anfragen zu bewerten. Dabei sind folgende Fragen zu berücksichtigen: Wie oft führt der Mitarbeitende normalerweise risikoreiche Tätigkeiten aus? Ist es realistisch, dass diese Tätigkeiten während der geplanten Workation nicht ausführt werden?

Zusammen mit vielen Fachleuten auf diesem Gebiet sind wir der Meinung, dass selbst die ranghöchsten Arbeitnehmer:innen in den Genuss einer 30-tägigen Workation kommen sollten, ohne dass ein wesentliches PE-Risiko für abhängige Arbeitnehmer entsteht.

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Es ist jedoch immer eine Einzelfallprüfung erforderlich, um die potenziellen Risiken zu verwalten. Aus diesem Grund führt WorkFlex für jede Workation-Anfrage eine individuelle Risikobewertung durch und erstellt entsprechende Unterlagen wie Arbeitgebererklärungen und Arbeitnehmeranweisungen. Auf diese Weise können sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber bequem auf Workation gehen.

Workations entwickeln sich rasch zu einem wichtigen Benefit für die Arbeitnehmer:innen, und das aus gutem Grund. Warum sollten Mitarbeitende nur von zu Hause aus arbeiten, wenn von ihnen nicht mehr erwartet wird, dass sie im Büro arbeiten? Die Möglichkeit, eine Zeit lang im Ausland zu arbeiten, ist ein hervorragendes Beispiel für mehr Flexibilität, ähnlich wie die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten. Das Schöne an der Flexibilität als Benefit für die Arbeitgeber:innen ist, dass Workations mehr oder weniger keine Kosten verursacht. Das heißt, solange der Arbeitgeber nicht für die Workation selbst bezahlt und die Workation keine unerwarteten Verpflichtungen für die Firma auslöst. Da Arbeitgeber:innen über den ersten Punkt entscheiden kann, konzentriert sich dieses White Paper auf den zweiten Punkt.

Jede unerwartete Verpflichtung für den Arbeitgeber stehen wahrscheinlich im Zusammenhang mit den Compliance-Risiken rund um Workations. Ein praktisches Beispiel wäre die Verpflichtung des Arbeitgebers, die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Zielland einzurichten, oder die Haftung des Arbeitgebers für den Fall, dass der Arbeitnehmende während der Workation medizinische Hilfe benötigt. Dies wirft die Frage auf, welche Compliance-Risiken mit mobiler Arbeit im Ausland verbunden sind und wie Arbeitgeber:innen diese Risiken bewältigen oder begrenzen können.

Definition von Workation

Bevor wir uns mit Compliance Themen befassen, ist es wichtig, sich die Definition von Workation zu vergegenwärtigen. Kurz gesagt handelt es sich um eine Situation, in der ein Arbeitnehmender seine Arbeit vorübergehend zu privaten Zwecken im Ausland fortsetzt.

Die folgenden vier Merkmale sind relevant:

1. Im Ausland. Dies bedeutet außerhalb des Landes, in dem der Arbeitnehmende beschäftigt ist und seinen Wohnsitz hat. Der Arbeitnehmende wird seinen Wohnsitz im Heimatland während der Workation nicht aufgeben.

2. Privat. Der Auslandsaufenthalt ist privat motiviert und verfolgt keinerlei geschäftliche Ziele. Eine Workation ist also etwas anderes als eine Geschäftsreise. Jedoch kann eine Workation mit einer Geschäftsreise kombiniert werden, z. B. wenn der Arbeitnehmende nach dem Besuch eines Geschäftsseminars für eine Workation bleibt, sprich mobil aus diesem Land arbeitet.

3. Arbeit. Der Arbeitnehmende übt nur noch Arbeitstätigkeiten zu Gunsten des Arbeitgebenden im Heimatland aus. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmende im Zielland keine lokale Wertschöpfung erbringt.

4. Vorübergehend. Der Aufenthalt ist zeitlich begrenzt, nämlich auf maximal 183 Tage in einem laufenden 12-Monats-Zeitraum (kumuliert pro Land). Viele Arbeitgeber:innen haben jedoch mobiles Arbeiten im Ausland innerhalb ihres Unternehmens auf eine Höchstzahl von Arbeitstagen begrenzt, die deutlich unter diesen sechs Monaten liegt, z. B. 30 oder 60 Tage.

Zusammenfassung der Themen zur Einhaltung der Vorschriften‍

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Steuer

• Körperschaftssteuer: Das Risiko, dass der Arbeitnehmer eine sogenannte Betriebsstätte (PE) darstellt. Dies würde für den Arbeitgeber im Zielland eine Körperschaftssteuerpflicht auslösen. Dies ist zwar nicht unbedingt teuer in Bezug auf die fälligen Steuern, aber der mit dieser Haftung verbundene Verwaltungsaufwand ist unverhältnismäßig hoch.
• Lohnsteuer: Das Risiko besteht darin, dass der Arbeitgeber eine Lohnbuchhaltung einrichten muss, um die Lohnsteuer im Zielland zu berechnen, einzubehalten und abzuführen. Wenn eine Remote-Mitarbeiter eine Betriebsstätte im Bestimmungsland darstellt, löst dies auch eine Lohnsteuerpflicht aus. Solange eine Remote-Mitarbeiter jedoch keine Betriebsstätte darstellt, wird die Lohnsteuerpflicht im Allgemeinen nur in Ausnahmefällen ausgelöst.
• Sozialversicherung: Das Sozialversicherung Risiko bei workations ist zweifach. Erstens besteht das Risiko, dass der Arbeitnehmer den Versicherungsschutz durch das Sozialversicherung System des Heimatlandes verliert. Zweitens besteht die Möglichkeit, dass das Sozialversicherung System des Ziellandes zur Anwendung kommt. Beide Risiken sind für Länder innerhalb der EU und für Länder, in denen ein Sozialversicherung Abkommen besteht, relativ einfach zu handhaben.
• Persönliche Einkommensteuer: Das Risiko besteht darin, dass der Arbeitnehmer im Zielland für persönliche Einkommensteuerzwecke steuerpflichtig wird. Wenn sich dies nur indirekt auf den Arbeitgeber auswirkt, kann z. B. die Einkommensteuerpflicht des Arbeitnehmers die Lohnsteuerpflicht des Arbeitgebers auslösen.

Rechtliches

• VISA / Einwanderung: Hat der Arbeitnehmer das Recht, im Zielland zu arbeiten? Man kann sich fragen, ob ein gültiger Arbeitstitel erforderlich ist, wenn der Hauptzweck des Besuchers der Tourismus ist. Dies ist etwas unklar, da die VISA-/Einwanderungsgesetze nicht mit Blick auf "Workationer" geschrieben wurden. Dennoch ist es wichtig, sich mit diesem Thema zu befassen, da die Bußgelder und Strafen für illegale Arbeit im Allgemeinen hoch sind.
• Lokales Arbeitsrecht: Das Risiko, dass das lokale Arbeitsrecht zur Anwendung kommt. Wenn im Arbeitsvertrag ausdrücklich festgelegt ist, dass das Arbeitsrecht des Heimatlandes gilt, ist es unwahrscheinlich, dass das lokale Arbeitsrecht zur Anwendung kommt. Dies kann bei bestimmten Vereinbarungen anders sein, z. B. wenn es um Mindestlöhne und Arbeitsbedingungen geht. In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, dass Meldungen auf der Grundlage der so genannten entsandter Arbeitnehmer -Richtlinie nicht für Arbeitnehmer gelten, die ein Arbeitsverhältnis haben. Schließlich kann der Arbeitgeber die Beschäftigung zwar genehmigt, den Arbeitnehmer aber nicht entsandt haben. Außerdem erbringt der Arbeitnehmer keine Dienstleistungen vor Ort.
• Die Sorgfaltspflicht: Jeder Arbeitgeber hat eine Fürsorgepflicht gegenüber seinen Arbeitnehmern. Es ist jedoch relativ unklar, worin diese Fürsorgepflicht genau besteht, d.h. wann die Pflicht erfüllt ist. Im Allgemeinen schreibt sie dem Arbeitgeber vor, alles zu tun, was vernünftigerweise erwartet werden kann. Folglich ist die Sorgfaltspflicht des Arbeitgebers während einer Workation wahrscheinlich viel geringer als wenn der Arbeitnehmer vom Büro aus arbeitet. Gleichzeitig bedeutet dies aber auch, dass nicht ausgeschlossen werden kann, dass ein Unfall während der Arbeit als Arbeitsunfall angesehen wird, für den der Arbeitgeber (teilweise) verantwortlich ist.
• Internet- und Datensicherheit: Das Risiko besteht darin, dass der vom Ausland aus arbeitende Mitarbeiter gegen Sicherheitsvorschriften im Heimatland - wie die GDPR-Vorschriften - oder im Zielland verstößt. Zum Beispiel gegen ein lokales Verbot der Nutzung von VPNs. Der Verstoß könnte auch in Kundenverträgen begründet sein, die es den Dienstleistern verbieten, ihre Dienste von bestimmten Ländern aus zu erbringen.
• Sanktionierte Länder: Betrachtet man unsere Daten von WorkFlex , so ist es eher unwahrscheinlich, dass Arbeitnehmer ihren Arbeitsaufenthalt in einem Land verbringen wollen, das von Institutionen wie der UN oder der EU sanktioniert wird. Da dies jedoch nicht unmöglich ist, empfiehlt es sich, die Liste dieser Länder zur Verfügung zu haben.

Die lange Liste mag abschrecken, sollte es aber nicht. Die Risiken unterscheiden sich kaum von denen, die bestehen, wenn Arbeitnehmende aus geschäftlichen Gründen im Ausland arbeiten, z. B. während einer Geschäftsreise. Auch haben Arbeitnehmende früher ab und zu während ihres Urlaubs gearbeitet, noch bevor der Begriff "Workation" erfunden wurde. Keines dieser Beispiele wurde/wird als großes Problem angesehen, so dass man die oben genannten Risiken nicht plötzlich nur für Workations zur roten Fahne machen sollte. Stattdessen sollte man sich über die Risiken informieren und sie managen und minimieren.

Eingehende Bewertung: PE-Risiko

Bei genauerer Betrachtung kommt man zum Entschluss, dass Workations nur unwahrscheinlich ein signifikantes PE-Risiko darstellen. Wie der Name schon sagt, erfordern PEs ein gewisses Maß an Dauerhaftigkeit. Es gibt jedoch keine "ständigen" temporären Arbeitenden im Ausland. Eine Workation ist ihrem Wesen nach vorübergehend und im Allgemeinen nicht lange genug. Dies wird von der OECD und der UNO unterstützt, deren Steuerabkommensmodelle und Kommentare sehr weit verbreitet sind. Beide stellen fest, dass ein so genannte "fester Geschäftssitz" und eine "Dienstleistungsbetriebsstätte" in der Regel nicht vorliegt, wenn die Anwesenheit im anderen Land weniger als 183 Tage beträgt. Dies ist einer der Gründe, warum ein Auslandsaufenthalt, der diese Schwelle überschreitet, nicht mehr als "vorübergehend" eingestuft wird. Infolgedessen werden selbst in Ländern, in denen im Vergleich zu den Regeln der OECD und der UNO noch strengere Regeln für "feste Geschäftssitze" oder "Dienstleistungsbetriebsstätten" gelten, Arbeitnehmende, die Workations nutzen, kaum jemals eine Betriebsstätte bilden.

Es müssen jedoch drei weitere Faktoren berücksichtigt werden:

1. Lokale Präsenz. Der Arbeitgeber hat keine Niederlassung oder Einrichtung im Zielland. Falls doch, muss klargestellt werden, dass der Arbeitnehmer das Büro nicht aufsucht oder Tätigkeiten zugunsten der lokalen Einheit ausübt. Eine Abweichung hiervon führt nicht immer und nicht automatisch zu einem erheblichen PE-Risiko. Es wäre jedoch schwierig, mit Gewissheit zu sagen, dass die Website workations wahrscheinlich kein PE-Risiko darstellt.

2. Kumulierung. Um die 183-Tage-Schwelle zu erreichen, müssen möglicherweise mehrere Workations im selben Zielland betrachten werden. Mit anderen Worten: Die Akkumulation von Arbeitnehmern in einem Land könnte das Risiko einer Betriebsstätte in diesem Land erhöhen.

Wichtig ist auch, dass diese Regel nicht nur für Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen gilt, die im selben Land arbeiten. Das PE-Risiko erhöht sich eher, wenn es gewisse organisatorische Überschneidungen gibt. So kumulieren sich beispielsweise verschiedene Mitarbeitende, die an demselben Projekt arbeiten, in demselben Zielland. Dies ist zwar bei Geschäftsreisen häufig der Fall, jedoch kaum bei Workations. Dennoch zeigt es, warum es wichtig ist, diese beiden Fälle voneinander zu unterscheiden.

3. Abhängiger Vertreter PE. Schließlich kann die einzige Art von Betriebsstätte - neben der zuvor erörterten "festen Niederlassung" und der "Dienstleistungsbetriebsstätte" - immer noch ein erhebliches Risiko darstellen, selbst wenn die Beschäftigung weniger als 183 Tage beträgt. Es handelt sich um den so genannten "abhängigen Vertreter" (unselbstständige Niederlassung). Kurz gesagt, die OECD und die Vereinten Nationen betrachten einen "abhängigen Vertreter" als einen Arbeitnehmer, der gewöhnlich die entscheidende Rolle spielt, die zum Abschluss von Verträgen führt. Es ist allgemein anerkannt, dass "gewöhnlich" eine bestimmte Häufigkeit impliziert. Zum Beispiel fünf Verträge, bei denen die Person die entscheidende Rolle spielt. Dies schließt jedoch nicht die theoretische Möglichkeit aus, dass ein abhängiger Vertreter während einer eintägigen Beschäftigung eine Betriebsstätte darstellt. Aus diesem Grund wird empfohlen, zwei zusätzliche Maßnahmen zu ergreifen, um das Risiko des als Betriebsstätte behandelten abhängigen Vertreters im Rahmen von Workations einzudämmen und zu verwalten.

Zunächst ist zu bestimmen, wer als abhängiger Vertreter gilt. In der Regel sind die meisten Angestellten keine abhängigen Beauftragten, da sie beim Abschluss von Verträgen gewöhnlich nicht die führende Rolle spielen. Beispiele für Mitarbeiter, die eher als abhängige Vertreter in Frage kommen, sind leitende Angestellte und Mitarbeiter in Verkaufs- und Beschaffungsfunktionen. Die Arbeitsanforderungen dieser Mitarbeiter müssen hervorgehoben werden. Eine zweite Maßnahme besteht darin, das tatsächliche PE-Risiko für abhängige Vertreter bei diesen Anträgen zu bewerten. Dabei sind folgende Fragen zu berücksichtigen: Wie oft führt der Mitarbeiter normalerweise risikoreiche Tätigkeiten aus? Ist es realistisch, dass er diese Tätigkeiten während des geplanten Arbeitseinsatzes nicht ausüben wird?

Management und Minderung von Risiken

Neben der Aufklärung sollten Arbeitgeber die Compliance-Risiken von Workations managen und minimieren. Dies kann auf verschiedene Weise geschehen. Ein gängiger Ansatz ist der Entwurf einer Unternehmensrichtlinie, in der das Unternehmen definiert, was erlaubt ist - und was nicht. Dies ist nicht nur für die Einhaltung der Vorschriften relevant. Es kann auch verschiedene geschäftliche Einwände gegen Workations geben, z. B. wenn erwartet wird, dass der Mitarbeitende zu einer bestimmten Zeit im Büro ist, oder wenn der Zeitunterschied zwischen dem Heimatort und dem Zielort zu groß ist.

Darüber hinaus ist es für die Verwaltung von Workations von entscheidender Bedeutung, dass ein geregeltes Verfahren existiert. Schließlich ist es schwer etwas zu verwalten, wozu man keinen Leitfaden hat. Das Verfahren beginnt damit, dass der Mitarbeitende einen Antrag auf mobiles Arbeiten im Ausland stellt. Danach sollte er die Genehmigung des Vorgesetzten einholen sowie eine steuerliche und rechtliche Compliance-Prüfung unter Berücksichtigung der oben genannten Punkte vornehmen. Sobald der Antrag genehmigt wurde, sollte das Verfahren die Anforderung einer Sozialversicherung Bescheinigung vorsehen. Weitere mögliche Maßnahmen sind die Erstellung und Benachrichtigung der Reiseversicherungsgesellschaft des Unternehmens, die Erstellung eines Nachtrags zum Arbeitsvertrag, die Erstellung einer Arbeitgebererklärung und/oder eines Merkblatts für die Mitarbeitenden. Vorzugsweise wird dieser Prozess durch eine Technologie unterstützt, die alle oben genannten Schritte kombiniert. Darüber hinaus spart ein technologiegestütztes Verfahren sowohl dem Arbeitnehmerenden als auch dem Arbeitgebenden Zeit und bietet darüber hinaus einige weitere Vorteile. Nehmen wir zum Beispiel an, die Zahl der Arbeitsanträge ist hoch: In diesem Fall kann die Technologie helfen, sich auf die Anträge zu konzentrieren, die potenziell problematisch sind. Außerdem kann die Technologie helfen, alle Informationen und Unterlagen leicht zugänglich zu machen. Eine solide Unternehmensrichtlinie und ein (technologiegestütztes) Verfahren sollten den Weg dafür ebnen, dass sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber eine rechtskonforme Workation genießen können. Und genau das ist das Ziel: Workations sollen ein Benefit für den Arbeitnehmer sein und nicht zu einer Belastung für den Arbeitgeber werden.

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Auch wenn eine Workation innerhalb der EU weniger Risiken birgt, als eine Beschäftigung aus Drittländern, bedeutet dies nicht, dass sie risikofrei ist. In der Praxis haben sich auch diese Workations als GROSSE Belastung für Arbeitgeber erwiesen, aber warum?

Betriebsstättenrisiko (PE)

Vorsicht! Wenn der Arbeitnehmer Tätigkeiten im Auftrag des Unternehmens ausführt, könnte schnell eine Betriebsstätte (unselbstständige Niederlassung) angenommen werden. Einige EU-Länder verfolgen einen strengen Ansatz in Bezug auf die Begründung einer Betriebsstätte, und je nach dem Standort, an dem der Mitarbeiter tätig ist, könnte sogar eine feste Betriebsstätte entstehen.

Kein Protokoll und Bestätigung der Mitarbeitenden bezüglich der Richtlinie für das Arbeiten aus dem Ausland

Dies bedeutet ein höheres arbeitsrechtliches Risiko, falls während der Workation etwas schief geht. Kombiniert man dies mit einer fehlenden Reiseversicherung (seitens des Arbeitgebers), stellt sich heraus, dass es nicht so sicher ist, wie man erwarten würde.

Kein Management

Ein gutes Management einer 30-Tage-Workation erfordert einige Zeit. Selbst eine Reise innerhalb der EU sollte nicht ohne ordnungsgemäße Anweisungen des Arbeitnehmers und auch nicht ohne A1 Zertifikat (oder einer WorkFlex Erklärung zur Sozialversicherung für Länder, in denen das Verfahren zur Erlangung eines A1 nicht so schnell geht) durchgeführt werden. Manchmal wird dies vergessen, ist aber unerlässlich.

Kumulierte Präsenz

Aufgepasst! Nicht jedes EU-Land folgt der gleichen Logik bei der Festlegung der steuerlichen Pflichten in Bezug auf die physische Präsenz. Deshalb kann es in bestimmten Ländern (z. B. in der Tschechischen Republik) komplizierter sein als erwartet, die Vorschriften einzuhalten. Ihr müsst Euch regelmäßig auf den neuesten Stand bringen, da sich die lokalen Vorschriften auch häufig ändern.

HR-Risiko

Das Fehlen einer Unternehmensrichtlinie für mobiles Arbeiten im Ausland wirkt definitiv für keinen Arbeitnehmer attraktiv. Einige Arbeitnehmer werden sich wahrscheinlich fragen, warum sie nicht mehr Tage im Ausland verbringen können, wenn sie EU-Bürger sind und diesen Vorteil nutzen wollen.

Auswirkungen von Familienbesuchen

Der Besuch von Familienangehörigen ist einer der Hauptgründe für eine Workation und bringt zwei Unannehmlichkeiten mit sich. Erstens können diese Reisen dazu führen, dass der Mittelpunkt der Lebensinteressen im anderen Land angenommen wird (was einige steuerliche Auswirkungen hat). Zweitens könnte eine Erlaubnis von Workations nur in EU-Ländern dazu führen, dass sich Nicht-EU-Bürger fragen, warum sie ihre Familien nicht besuchen können. Letztendlich kann diese Unternehmensrichtlinie das Ansehen und die Mitarbeiterbindung verringern.

Ihre Mitarbeitenden lieben die Freiheit, aus dem Ausland zu arbeiten! Um Compliance-Risiken zu vermeiden, empfehlen wir dringend die Einführung eines Workation-Management-Prozesses -auch wenn Eure aktuelle Unternehmensrichtlinie Workations innerhalb der EU für weniger als 30 Tage zulässt. Bucht Euch noch heute eine Demo mit einem WorkFlex-Experten und erfahrt, wie wir dabei helfen können, diesen Prozess zu optimieren und potenzielle Risiken zu minimieren.

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Eure Mitarbeitenden würden gerne Homeoffice im Ausland machen. Aber Ihr zögert, ihnen die Freiheit zu geben, von überall aus zu arbeiten, weil Ihr Bedenken wegen der Compliance-Risiken habt. Gibt es Gemeinsamkeiten? 🤔  

Ja, es gibt sie! 🙌  

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Seht euch das Webinar über risikofreie Workations an, das von den WorkFlex Co-Foundern Pieter Manden und Patrick Koch geleitet wird. In dem Webinar stellen wir euch das bahnbrechende Konzept der risikofreien Workations vor, das den Arbeitgeber vor den relevanten Compliance-Risiken schützt.

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In einer Reihe von drei Webinaren untersuchen wir gemeinsam mit den besten Experten für mobiles Arbeiten aus dem Ausland alles, was man über die gesetzeskonforme und effiziente Verwaltung von Workations wissen muss. Schaut Euch die Erfahrungsberichte von Arbeitgebern und den Meinungsaustausch an.

Episode 1: Sollte Euer Unternehmen Workations zu einem Mitarbeiter Benefit machen? (🇩🇪 auf Deutsch)

Flexibilität am Arbeitsplatz gehört zu den am meisten nachgefragten Mitarbeiter Benefits. Diese helfen Arbeitgebern, den Kampf um neue Talente zu gewinnen. Neben der Tatsache, dass solche attraktive Benefits es einfacher machen, neue Mitarbeitende zu gewinnen, bieten Workations viele zusätzliche Vorteile. Dazu gehören eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und -loyalität. Viele Unternehmen befürchten jedoch auch, dass Workations die Produktivität der Mitarbeitenden beeinträchtigt.

In diesem Webinar schauen wir uns die Vor- und Nachteile der Einführung von Workations als Mitarbeiter Benefit an.

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Episode 2: Wie geht Workation-Compliance richtig? (🇬🇧 auf Englisch)

Viele Arbeitgeber bieten ihren Arbeitnehmern inzwischen Workations an. Nicht jeder ist sich jedoch der schwerwiegenden Compliance-Risiken bewusst, die mit dem mobilen Arbeiten im Ausland verbunden sind. Dazu gehören Betriebsstätte, Lohnsteuer, Sozialversicherung und andere. In diesem Webinar erörtern wir, welche HR-Prozesse und Dokumente unbedingt erforderlich sind, um diese Workation Risiken zu mindern.

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Episode 3: Welches Workation Management-Tool soll ich wählen? (🇩🇪 auf Deutsch)

Eure Mitarbeitenden lieben es, Homeoffice im Ausland zu machen und es gehen demnach viele Anträge für Workations bei Euch ein. Ihr seid Euch der Compliance-Risiken bewusst und wisst, dass diese verwaltet und gemildert werden müssen. In diesem Webinar erörtern wir, welche Tools für die Einhaltung von Vorschriften und die Verwaltung von Workations eingesetzt werden können.

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