ISO 31030 - Umfassender Leitfaden für Arbeitgeber

‍

ISO 31030:2021 ist ein Standard für Travel Risk Management (Reiserisiko-Management), der Arbeitgebern Orientierung beim Umgang mit Risiken im Zusammenhang mit Geschäftsreisen gibt. Es ist der erste internationale Standard für Reiserisiko-Management, der Arbeitgeber bei der Entwicklung, Umsetzung, Bewertung und Überprüfung von Richtlinien zum Reiserisiko-Managementunterstützt. Ziel ist es, sowohl Geschäftsreisende als auch Ihr Unternehmen vor Reiserisiken zu schützen. Der Standard geht auf ISO 31000 zurück, der die grundlegenden Prinzipien und Leitlinien für das Reiserisiko-Management von Arbeitgebern beschreibt.

‍

Key Takeaways

• ISO 31030:2021 ist der erste internationale Standard für Reiserisiko-Management. Er umfasst fünf zentrale Bereiche. Richtlinienentwicklung, Identifikation von Bedrohungen, Risikobewertung, operative Steuerung von Geschäftsreisen und Notfallmanagement.
• Für Arbeitgeber hilft die Orientierung an ISO 31030 nachweislich dabei, echte Fürsorge für die Sicherheit der Mitarbeitenden zu zeigen, Versicherungsprämien zu senken, Ereigniskosten zu reduzieren und Rechtskosten zu vermeiden, indem Reiserisiken proaktiv gemanagt werden.
• Der Standard entfaltet seine volle Wirkung, wenn er mit dem bestehenden HR System, der Reisebuchungsplattform und der Sicherheitsinfrastruktur des Unternehmens integriert wird. Mit dieser Integration lassen sich automatische Risikobewertungen, Monitoring in Echtzeit für Reisende und abgestimmte Notfallmaßnahmen auslösen.

‍

Der Standard ISO 31030 wurde im September 2021 erstmals veröffentlicht. Unter der Leitung von Kevin Myers ist seine Entstehung ein gutes Beispiel dafür, wie Branchenexperten zusammenkommen und gemeinsam etwas entwickeln, das für die gesamte Branche dringend benötigt wird.

Auch wenn der Standard ISO 31030:2021 erst vor kurzem eingeführt wurde, ist die Fürsorgepflicht im Zusammenhang mit Geschäftsreisen schon seit vielen Jahren ein Thema. Eine aktuelle globale Befragung von Geschäftsreisenden im Vereinigten Königreich hat gezeigt, dass 79 % der Mitarbeitenden sich auf Reisen riskant verhalten, etwa durch das Trinken von Leitungswasser, Essen an fragwürdigen Orten, Fahren von Rollern und mehr. Angesichts der Verpflichtung des Arbeitgebers, die Gesundheit, Sicherheit und das Wohlbefinden von Mitarbeitenden während der Arbeit zu gewährleisten, ist die Einführung von Strategien zur Risikominderung zwingend erforderlich.

Vor ISO 31030 gab es keinen soliden Maßstab, an dem Arbeitgeber ihre bestehenden Verfahren messen konnten. Mit der Einführung dieses Standards haben Organisationen erstmals eine klare Orientierung dazu, was ihre Fürsorgepflicht im Kontext von Geschäftsreisen abdecken sollte. Gleichzeitig hat die Einführung des Standards die ernüchternde Realität über den aktuellen Zustand des Reiserisiko-Management in Unternehmen offengelegt. Nach Einschätzung der ISO 31030 Expertin Bex Deadman,

gibt es erhebliche Lücken zwischen den bestehenden Praktiken im Reiserisiko-Management und den Empfehlungen von ISO 31030.

Ziel dieses Artikels ist es zu erläutern, was der Standard abdeckt und warum er für die Sicherheit Ihrer Reisenden wichtig ist. Darüber hinaus stellen wir Ihnen die Funktionen von WorkFlex SOS vor, mit denen Sie Reiserisiken steuern und die Einhaltung der ISO 31030 Empfehlungen erreichen können.

‍

💡 Mehr erfahren:

• Fürsorgepflicht von Arbeitgebern für internationale Dienstreisende

‍

Was umfasst der ISO 31030:2021 Standard für Reiserisiko-Management?

ISO 31030:2021 ist ein Dokument, das Arbeitgebern und Mitarbeitenden Orientierung beim Umgang mit geschäftsreisebezogenen Risiken gibt. Es ist für Arbeitgeber jeder Größe und Branche relevant, von kleinen gemeinnützigen Organisationen bis zu Konzernen mit mehr als 10 000 Mitarbeitenden. Es bietet einen Rahmen für die Entwicklung, Umsetzung und Überprüfung von:

• Richtlinie,
• Programmumsetzung,
• Identifikation von Bedrohungen und Gefahren,
• Chancen und Stärken,
• Risikobewertung,
• Präventions- und Risikominderungsstrategien.

Zentrale Komponenten: Was ISO 31030 abdeckt

Um im Einklang mit den Empfehlungen von ISO 31030 zu handeln, müssen Arbeitgeber ein Rahmenwerk etablieren, das fünf zentrale Bereiche des Reiserisiko-Managements abdeckt:

1. Richtlinienentwicklung und Programmumsetzung

Entsprechend der ISO 31030 Empfehlungen muss ein Unternehmen eine Richtlinie für Reiserisiko-Management haben, die in die übergeordneten Risikostrategien der Organisation integriert ist. Das bedeutet:

• Aufbau klarer Governance Strukturen,
• Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten im Reiserisiko-Management,
• Sicherstellung, dass das Top Management bereit ist, ausreichende Ressourcen für die Umsetzung der Richtlinie bereitzustellen.

Der Rahmen enthält außerdem Ausnahmen für Fälle, in denen vom etablierten Regelwerk abgewichen werden darf. Zudem verlangt er eine regelmäßige Überprüfung der Praktiken im Reiserisiko-Management.

‍

2. Identifikation von Reiserisiken und Bedrohungen

Es gibt verschiedene Kategorien von Reiserisiken und Bedrohungen, die Arbeitgeber beim Aufbau eines Systems zur Erkennung von Reiserisiken berücksichtigen sollten:

• Physische Risiken: Kriminalität, Terrorismus, politische Instabilität und soziale Unruhen
• Gesundheitsrisiken: Krankheitsausbrüche, medizinische Notfälle und die Qualität der lokalen Gesundheitsversorgung
• Cyber- und Informationssicherheit: Datenschutz, Netzwerksicherheit und Risiken für geistiges Eigentum
• Operative Bedrohungen: Transportvorfälle, Naturkatastrophen und Infrastrukturausfälle

‍

3. Risikobewertung und -behandlung

Der Standard verlangt die Einführung von Prozessen zur Reiserisikobewertung, die für jede Geschäftsreise die Eintrittswahrscheinlichkeit relevanter Bedrohungen und die möglichen Folgen eines Risikoeintritts bewerten. Anschließend muss der Arbeitgeber geeignete Strategien zur Risikobehandlung entwickeln, etwa Risikoavoidance, Risikominderungsmaßnahmen, Risikoteilung über Versicherungen und Akzeptanzstrategien auf Basis der unternehmensweiten Risikobereitschaft und der Fürsorgepflicht.

‍

4. Operative Steuerung der Reise

Die Richtlinie zum Reiserisiko-Management muss eine Reihe von Verfahren für Reiseplanung und Monitoring abdecken, zum Beispiel:

• Genehmigungsverfahren vor der Reise
• Auswahlkriterien für Unterkünfte
• Bewertung der eingesetzten Verkehrsmittel
• Monitoring von Reisenden
• sowie weitere Maßnahmen

Dies gilt sowohl für reguläre Dienstreisen in weniger risikoreiche Zielgebiete als auch für Dienstreisen in Hochrisikogebiete mit verstärkten Sicherheitsmaßnahmen.

‍

5. Kommunikations- und Notfallprotokolle

Schließlich müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass die Reiserichtlinie klare Regelungen und Prozesse für den Umgang mit Vorfällen vorsieht, zum Beispiel:

• 24/7 Notfallunterstützung,
• definierte Eskalationsverfahren für Krisen
• Verfügbarkeit eines Krisenreaktionsteams

Der Standard ISO 31030 hebt hervor, wie wichtig eine schnelle Informationsweitergabe im Krisenfall ist. Das bedeutet, dass relevante Stakeholder innerhalb und außerhalb der Organisation zügig informiert werden und der Vorfall im Anschluss ausgewertet wird, damit ähnliche Situationen künftig besser gesteuert werden können.

‍

{{download-box}}

‍

Warum Ihr Unternehmen ISO 31030 anwenden sollte

1. Rechtliche Haftung und Einhaltung der Fürsorgepflicht

Arbeitgeber haben eine Fürsorgepflicht gegenüber ihren Mitarbeitenden. Wenn diese Fürsorgepflicht nicht angemessen wahrgenommen wird, kann dies zu schwerwiegenden Folgen führen, die weit über finanzielle Sanktionen hinausgehen, unter anderem Klagen, behördliche Strafen und Reputationsschäden, deren Wiederaufbau Jahre dauern kann. Im Vereinigten Königreich sind die allgemeinen Pflichten von Arbeitgebern gegenüber Mitarbeitenden und die Folgen bei Pflichtverletzungen im Health and Safety at Work Act 1974 geregelt.

Die größte Gefahr liegt in den menschlichen Folgen - Vorfälle, die auf unzureichende Sicherheitsmaßnahmen, mangelhafte Rechtskonformität oder fehlende Unterstützung zurückgehen, können Mitarbeitenden und ihren Familien erheblichen Schaden zufügen. Im schlimmsten Fall können die Folgen tödlich sein. Keine finanzielle Entschädigung und kein Reputationsmanagement kann eine solche Tragödie ungeschehen machen.

Die Einhaltung von ISO 31030 bietet einen systematischen Rahmen für Reiserisiko-Management, der die rechtliche Haftung deutlich reduziert und zugleich echte Fürsorge für Sicherheit und Wohlbefinden der Mitarbeitenden dokumentiert.

‍

Der in ISO 31030 verankerte Rahmen für die Identifikation, Bewertung und Behandlung von Risiken verschafft Ihrem Unternehmen eine belastbare Position, wenn es zu einem Vorfall kommt. Gleichzeitig verhindert proaktives Reiserisiko-Management, dass sich viele potenzielle Probleme überhaupt erst materialisieren. Diese doppelte Wirkung aus besserem Schutz und reduzierter Haftung macht die Umsetzung von ISO 31030 für Organisationen unverzichtbar, die ihre Mitarbeitenden und ihre Fürsorgepflicht ernst nehmen.

‍

‍

2. Finanzielle Vorteile und niedrigere Versicherungskosten

Die Umsetzung des Standards für Reiserisiko-Management bringt messbare finanzielle Vorteile:

• Geringere Versicherungsprämien, weil wirksame Risikokontrollen in der Organisation implementiert wurden
• Weniger Vorfälle und geringere Folgekosten, da Risiken proaktiv gemindert werden, bevor sie eintreten.
• Niedrigere Ausgaben bei Störungen und Unterbrechungen von Geschäftsreisen durch bessere Planung und Umsetzung von Risikominderungsmaßnahm
• Vermeidung von Rechtskosten aufgrund verbesserter Compliance und besseren Reiserisiko-Management

‍

3. Stärkung der Arbeitgeberreputation

Die Einführung eines wirksamen Sicherheitsprogramms für Geschäftsreisen stärkt die Glaubwürdigkeit Ihrer Organisation, sowohl gegenüber Investoren und Geschäftspartnern als auch gegenüber Ihren Mitarbeitenden. Sie signalisiert Banken, Investoren, Kunden und anderen Stakeholdern, die mit Ihrer Organisation zusammenarbeiten, dass Sie Business Continuity und Ihre Fürsorgepflicht ernst nehmen.

‍

4. Sicherung des Geschäftsbetriebs und operative Resilienz

Wenn eine Krise eintritt, lassen sich Beeinträchtigungen der Geschäftsabläufe kaum vermeiden. Das hat sich während der Covid 19 Pandemie deutlich gezeigt. Viele Organisationen hatten zwar Krisenreaktionspläne auf dem Papier, doch in der realen Notlage funktionierten sie nicht wie erwartet. Die Leitlinien von ISO 31030 sind darauf ausgelegt, die entscheidenden Dimensionen des Reiserisiko-Management abzudecken, damit Ihre Organisation im Krisenfall die Sicherung des Geschäftsbetriebs mit möglichst geringen Beeinträchtigungen gewährleisten kann.

‍

5. Vertrauen und Bindung der Mitarbeitenden

Am Ende dreht sich ISO 31030 vor allem darum, Ihre Mitarbeitenden zu schützen. Ein gut gestalteter und operativ wirksamer Rahmen stärkt das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Schutzmaßnahmen des Unternehmens. Das führt zu:

• Höheren Bindungsquoten, weil das Unternehmen Fürsorge für Wohlbefinden und Sicherheit sichtbar macht
• Vorteilen bei der Gewinnung von Talenten in wettbewerbsintensiven Arbeitsmärkten
• Höherer Produktivität durch weniger reisebedingten Stress und Unsicherheit
• Mehr Engagement der Mitarbeitenden durch klare Sicherheitsprotokolle und Unterstützungsangebote

‍

Integration von Reiserisiko-Management in bestehende Systeme

Damit Reiserisiko-Management nach ISO 31030 nicht nur auf dem Papier stehen, sondern im Alltag gelebt werden, müssen sie in die bestehenden Systeme Ihrer Organisation eingebunden werden. Dazu zählen Ihr HRIS, das Reisebuchungssystem sowie die bestehenden Sicherheits- und Datenschutzpraktiken. Außerdem muss für Geschäftsreisende klar sein, welche Rolle sie selbst bei der Minderung von Reiserisiken spielen.

‍

1. Abstimmung mit HR Richtlinien

Die Richtlinie zum Reiserisiko-Management sollte eng mit den HR Richtlinien abgestimmt sein, die die Fürsorgepflicht gegenüber Mitarbeitenden festlegen. HR Systeme sollten zum Beispiel Reisende mit besonderen Bedürfnissen oder Vorerkrankungen kennzeichnen, wenn diese die Reiserisikobewertung beeinflussen können.

➡️ WorkFlex SOS integriert sich in HRIS Plattformen wie Personio, Workday, und HiBob, hält Mitarbeiterdaten aktuell und bezieht sie automatisch in die Reiserisikobewertungen ein. Länderspezifische Destination Guides werden auf individuelle Mitarbeiterprofile und Reisemuster zugeschnitten.

‍

2. Integration in Reisebuchungssysteme

Reisebuchungssysteme wie Perk oder Egencia liefern die zentralen Daten zu Reisezielen und Zeiträumen von Geschäftsreisen. Werden Reiserisiko-Management Lösungen mit diesen Systemen verknüpft, wird für jede Geschäftsreise automatisch eine Risikobewertung angestoßen und ein Monitoring des Zielorts gestartet, um Reisende auf potenzielle Risiken hinzuweisen.

Wenn Reiserisiko-Management in Reisebuchungssysteme integriert ist, wird es Teil des bestehenden Ablaufs statt eines zusätzlichen Tools mit eigenen Prozessen. Die Integration ermöglicht Echtzeit Transparenz zum Aufenthaltsort der Reisenden, eine automatische Risikoklassifizierung nach Reiseziel und schlanke Genehmigungsprozesse vor der Reise.

‍

➡️ WorkFlex SOS lässt sich in Reisebuchungsplattformen wie Perk, Egencia, Navan und weitere integrieren, übernimmt Reisedaten automatisch und startet Reiserisikobewertungen unmittelbar.

‍

3. Anbindung an Sicherheitssysteme

Sicherheitsprogramme für Geschäftsreisen erfordern die Einbindung in bestehende Sicherheitssysteme, zum Beispiel Threat Intelligence Plattformen und Incident Management Systeme. So werden automatische Benachrichtigungen an Reisende bei Sicherheitsvorfällen, Zielmonitoring in Echtzeit und eine schnelle Eskalation an Sicherheitsteams und weitere Stakeholder ermöglicht. Die Anbindung sollte behördliche Reisehinweissysteme und kommerzielle Threat Intelligence Feeds einschließen.

➡️ WorkFlex SOS stellt auf Basis des aktuellen Mitarbeiterstandorts Echtzeitwarnungen sowohl für Mitarbeitende als auch für HR Verantwortliche bereit und informiert Sie über Bedrohungen, denen Ihre Mitarbeitenden ausgesetzt sind, damit Sie angemessen reagieren können.

‍

4. Einhaltung von DSGVO und Datenschutz

Der Standard ISO 31030 erfordert insbesondere für das Monitoring von Reisenden den Zugriff auf umfangreiche personenbezogene Daten. Entsprechend ist ein sorgfältiger Umgang mit diesen Daten im Einklang mit der DSGVO und den geltenden Datenschutzvorgaben unerlässlich.

Systeme müssen Einwilligungsmechanismen für das Monitoring von Reisenden vorsehen, eine sichere Speicherung medizinischer Informationen gewährleisten und klare Regelungen zur Datenaufbewahrung definieren. Arbeitgeber müssen Transparenzanforderungen mit den Erfordernissen der operativen Sicherheit in Einklang bringen, insbesondere bei sensiblen Notfallkontaktdaten.

‍

‍

Zukunftssichere Ausgestaltung Ihres Reiserisiko-Managements

Die Welt wirkt heute instabiler als je zuvor. Täglich entstehen neue Risiken, und es ist kaum vorhersehbar, welches Land zum nächsten Hotspot wird. Selbst vermeintlich sichere Destinationen können plötzlich von Notlagen betroffen sein, etwa durch Überschwemmungen in Valencia in Spanien (2024) oder Waldbrände in Griechenland, der Türkei und Zypern (2025).

Die Einhaltung von ISO 31030 schafft ein belastbares Fundament, mit dem Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden schützen und zugleich der Entwicklung neuer Bedrohungen einen Schritt voraus bleiben können. Das erfordert vorausschauende Planung und eine kontinuierliche Überprüfung der bestehenden Praktiken im Reiserisiko-Management.

‍

Neue Reiserisiken und Bedrohungen

Die Sicherheit bei Geschäftsreisen steht heute vor zahlreichen Herausforderungen. Dazu gehören Cyberangriffe auf Reisende, der Klimawandel mit zunehmend extremen Wetterereignissen und geopolitische Instabilität, die volatile Sicherheitslagen schafft. Arbeitgeber müssen sich auf unterschiedliche Bedrohungen vorbereiten, darunter hybride Angriffe, die physische und digitale Elemente verbinden, Störungen in Lieferketten mit Auswirkungen auf Verkehrsnetze, Gesundheitsrisiken durch neu auftretende Infektionskrankheiten sowie die zunehmende Gefahr antimikrobieller Resistenzen.

Social Engineering Angriffe zielen zunehmend über kompromittierte Hotel WLAN Netze auf Geschäftsreisende ab, während Deepfake Technologien neue Herausforderungen für die Identitätsprüfung schaffen. Prozesse zur Reiserisikobewertung müssen diese sich ständig weiterentwickelnden und miteinander verknüpften Bedrohungen berücksichtigen.

‍

Technologietrends und Innovationen

Künstliche Intelligenz und Machine Learning verändern die Sicherheit im Geschäftsreiseumfeld grundlegend, indem sie vorausschauende Risikoanalysen, automatisierte Bedrohungserkennung und personalisierte Sicherheitsempfehlungen für Reisende ermöglichen.

Übersetzung in Echtzeit, Navigation mit Augmented Reality und IoT fähige Sicherheitsgeräte verschaffen Reisenden eine bessere Situationswahrnehmung und unterstützen im Notfall. Diese Technologien ermöglichen eine deutlich granularere Überwachung von Risiken und verkürzen die Reaktionszeiten im Ereignisfall.

‍