1.000 Reisen pro Jahr managen: Wie Urban Sports Club die globale Mobilitäts-Compliance automatisiert hat

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🔍 ÜBER URBAN SPORTS CLUB

Europas führende Wellbeing-Plattform erfüllt die Anforderungen einer globalen Belegschaft

Urban Sports Club ist Europas größte und flexibelste Sportplattform und bietet Zugang zu über 50 verschiedenen Aktivitäten, von Schwimmen und Boxen bis hin zu Pilates und Bouldern. Das Unternehmen ist in acht europäischen Märkten aktiv, darunter Deutschland, Schweiz, Österreich, Niederlande, Iberien, Frankreich und Belgien, und bringt Wohlbefinden sowohl zu B2C-Nutzern als auch zu Unternehmenskunden.

Mit einer international vielfältigen Belegschaft erhielt Urban Sports Club zunehmend Anfragen von Mitarbeitenden, die Arbeit mit Familienbesuchen im Ausland verbinden wollten. Chief People Officer Sandra Strauss erklärt: „Wir bekommen viele Anfragen. Können wir nicht Zeit mit unseren Familien verbringen und das mit der Arbeit kombinieren?“

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🔥 HERAUSFORDERUNG

Compliance-Komplexität managen und gleichzeitig Geschäftsentwicklung und Mitarbeiterflexibilität unterstützen

• Hoher manueller Verwaltungsaufwand: Das HR-Team bearbeitete A1-Bescheinigungen manuell für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die aus Deutschland zu Geschäftsreisen und Workations aufbrachen. „Das war ein sehr manueller Prozess. Hohe Arbeitslast, zeitaufwendig“, so Strauss. Bei spontanen Reisen führte dies zu erheblichen Verzögerungen.‍
• Geografische Einschränkungen: Obwohl es Mitarbeitende mit Familien weltweit gab, beschränkte das Unternehmen Work-from-anywhere-Reisen ausschließlich auf Europa. „Wir haben viele Anfragen von außerhalb Europas erhalten und mussten sie immer ablehnen. Das hat die Leute natürlich sehr unglücklich gemacht. Und es wirkte unfair“, erinnert sich Strauss, insbesondere für Mitarbeitende mit Visumspflicht.‍
• Unsicherheit bei der Compliance: Das Team war unsicher im Hinblick auf rechtliche Vorgaben, Sozialversicherung und Betriebsstättenrisiken. „Es gibt viele Unklarheiten rund um Gesetze, Sozialversicherung und Betriebsstätten. Wie können wir das compliant umsetzen?“ erklärt Strauss. Bestehende Lösungen deckten nur in Deutschland ansässige Mitarbeitende ab, nicht aber die internationale Belegschaft.‍
• Mangelndes Tracking: Ohne entsprechende Systeme beantragten viele Mitarbeitende keine erforderlichen Bescheinigungen für Geschäftsreisen. Das HR-Team hatte dadurch nur sehr eingeschränkte Transparenz über die tatsächlichen Reiseströme.

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🎉 LÖSUNG

WorkFlex bietet umfassendes globales Compliance-Management

Nach einer Marktanalyse und Gesprächen mit anderen Berliner Scale-ups entdeckte Urban Sports Club WorkFlex - eine Lösung, die ihre internationalen Anforderungen abdeckte:

• Globale Abdeckung von Tag eins an: Im Gegensatz zu anderen Anbietern, die nur für in Deutschland ansässige Mitarbeitende funktionierten, bot WorkFlex „die globale Lösung, die wir brauchten“ und ermöglichte weltweite Workations, die sich die Mitarbeitenden schon lange gewünscht hatten.‍
• Nahtlose API-Integration: Die Plattform verbindet sich direkt mit dem HRIS und dem Reisesystem von Urban Sports Club. „Es gibt eine API zu unserem HRIS, was wirklich sehr wichtig war. Und es gibt auch eine API zu unserem Reisetool Egencia“, erklärt Strauss.‍
• Benutzerfreundliche Oberfläche: Die intuitive Plattform erleichterte die Einführung erheblich. „Die Oberfläche ist sehr benutzerfreundlich, dadurch wirkte alles sehr reibungslos und einfach.“‍
• Vollständige Compliance-Abdeckung: WorkFlex deckt alle Aspekte ab - von A1-Bescheinigungen bis zu Visa-Guidelines -und bietet damit genau die Sicherheit, die das HR-Team benötigte.

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"Als wir WorkFlex zum ersten Mal gesehen haben und verstanden haben, dass es wirklich die globale Lösung bietet, die wir brauchten, waren wir sofort überzeugt."
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– Sandra Strauss, Chief People Officer at Urban Sports Club

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🎯 VORTEILE

Mehr Mitarbeiterzufriedenheit und höhere Effizienz

Die Einführung von WorkFlex hat Urban Sports Club deutliche Vorteile gebracht:

• Mitarbeiterzufriedenheit: Als bei einem All-Hands-Meeting globale Workations angekündigt wurden, war die Reaktion sofort spürbar: „Wir haben lauter Emoji-Herzen bekommen … für eine Minute lang. Überall nur Herzen, weil alle so glücklich waren. Plötzlich schien es, als gäbe es keine Grenzen mehr.“‍
• Skalierbarkeit: In den letzten 12 Monaten hat Urban Sports Club fast 900 Geschäftsreisen und Workations abgewickelt – ein Volumen, das mit manuellen Prozessen unmöglich gewesen wäre.‍
• Weniger Compliance-Sorgen: „Wir denken nicht mehr ständig über Compliance nach, weil wir uns mit dem System sicher fühlen, sowohl bei Geschäftsreisen als auch bei Workations“, sagt Strauss. Der automatisierte Prozess bedeutet: „Wir müssen uns einfach nicht mehr darum kümmern.“‍
• Wichtiger Beitrag zur Mitarbeiterbindung: Die Workation-Policy ist zu einem der wichtigsten Benefits im Unternehmen geworden. „Das ist definitiv etwas, das Leute bei uns hält, weil es ein Benefit ist, den nicht jedes Unternehmen seiner Belegschaft bietet.“‍
• Enorme Zeitersparnis: „Das HR-Team wurde von einem großen Teil seiner Arbeitslast entlastet, was großartig ist.“ Die manuelle Arbeit, die früher für fast 1.000 Reisen nötig war, wurde komplett eliminiert.

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„In den letzten 12 Monaten hatten wir fast 900 Geschäftsreisen und Workations. Wenn man über den manuellen Aufwand nachdenkt, der für fast tausend Reisen nötig wäre, erkennt man sofort, wie viel Arbeit eingespart wurde. Es hat sich absolut gelohnt. Machen Sie es einfach.“

– Sandra Strauss, Chief People Officer at Urban Sports Club