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Rechtliche Aspekte bei einer Workation: Was Sie beim Arbeiten im Ausland rechtlich beachten müssen
In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Compliance-Risiken für Workations verwalten können. Informieren Sie sich über die steuerlichen und rechtlichen Pflichten sowie die Sorgfaltspflicht. Schaffen Sie problemlose Workations unter Berücksichtigung der arbeitsrechtlichen Regelungen und Rahmenbedingungen für Sie als Arbeitgebende und Ihre Arbeitnehmer.
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Homeoffice im Ausland
Workations entwickeln sich rasch zu einem wichtigen Benefit für Arbeitnehmer, insbesondere als moderne Form des mobilen Arbeitens – und das aus gutem Grund. Warum sollten Angestellte nur von zu Hause aus arbeiten, wenn von ihnen nicht mehr erwartet wird, dass sie im Büro tätig sind? Die Möglichkeit, vorübergehend im Ausland zu arbeiten, bietet eine attraktive Alternative und steht für mehr Flexibilität, ähnlich wie die Option, remote von zu Hause aus tätig zu sein.
Das Besondere an der Flexibilität als Benefit für Arbeitgeber ist, dass Workations in der Regel keine zusätzlichen Kosten verursachen, solange der Arbeitgeber nicht für die Workation selbst aufkommt und keine unerwarteten Verpflichtungen für die Firma entstehen. Während Arbeitgeber den finanziellen Aspekt steuern können, rückt die Frage in den Fokus, welche Compliance-Risiken und rechtlichen Vorgaben berücksichtigt werden müssen, wenn Mitarbeitende ihren Arbeitsort vorübergehend ins Ausland verlegen.
Jede unerwartete Verpflichtung für den Arbeitgeber steht wahrscheinlich im Zusammenhang mit den Compliance-Risiken rund um Workations. Ein praktisches Beispiel wäre die Verpflichtung des Arbeitgebers, die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Zielland einzurichten oder die Haftung des Arbeitgebers, falls der Arbeitnehmende während der Workation medizinische Hilfe benötigt. Dies wirft die Frage auf, welche Regelungen und arbeitsrechtlichen Aspekte für die Dauer der Workation zu beachten sind, wenn Mitarbeitende im Urlaubsland tätig sind und arbeiten möchten. Arbeitgeber müssen insbesondere die rechtlichen Aspekte berücksichtigen, um die Compliance-Risiken im Ausland zu bewältigen und sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
Arbeitgeber müssen daher genau prüfen, welche Regelungen und arbeitsrechtlichen Aspekte für die Dauer der Workation gelten, um Compliance-Risiken zu minimieren und sicherzustellen, dass sämtliche gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
Definition und Vorteile von Workation
Bevor wir uns mit Compliance-Themen befassen, ist es wichtig, sich die Definition von Workation zu vergegenwärtigen. Kurz gesagt handelt es sich um eine Situation, in der ein Arbeitnehmender seine Arbeit vorübergehend zu privaten Zwecken im Ausland fortsetzt. Dabei wird oft eine Kombination aus Arbeit und Urlaub angestrebt, sodass der Mitarbeitende sowohl seine beruflichen Aufgaben erfüllen als auch die Freizeit im Urlaubsland genießen kann. Mitarbeitende können so mehr Flexibilität genießen und haben eine verbesserte Work-Life-Balance, was nicht nur das Wohlbefinden steigert, sondern auch Stress reduziert. Für Unternehmen ist die Workation ein attraktives Angebot, das die Arbeitgebermarke stärkt und die Mitarbeiterbindung erhöht. So wird Arbeiten zu einem ganzheitlichen Erlebnis, das berufliche und persönliche Erholung vereint.
Die folgenden vier Rahmenbedingungen sind entscheidend für die Workation im Ausland
1. Im Ausland: Dies bezieht sich auf das Arbeiten außerhalb des Landes, in dem die beschäftigte Person ihren Wohnsitz hat und üblicherweise arbeitet. Während der Workation wird die beschäftigte Person ihren Wohnsitz im Heimatland beibehalten.
2. Privat: Der Auslandsaufenthalt ist privat motiviert und verfolgt keine geschäftlichen Zwecke. Eine Workation unterscheidet sich daher von einer Geschäftsreise. Dennoch ist es möglich, eine Workation mit einer Geschäftsreise zu kombinieren, z. B. wenn die beschäftigte Person nach einem Geschäftstermin im Ausland mobil weiterarbeitet.
3. Arbeit: Die beschäftigte Person erbringt ausschließlich Arbeitsleistungen für den Arbeitgeber im Heimatland. Dabei erfolgt im Zielland keine lokale Wertschöpfung.
4. Vorübergehend: Der Aufenthalt ist zeitlich begrenzt und überschreitet in der Regel nicht 183 Tage innerhalb eines 12-Monats-Zeitraums pro Land. Viele Unternehmen haben mobiles Arbeiten im Ausland jedoch auf eine Höchstanzahl von Arbeitstagen beschränkt, die oft unter diesen sechs Monaten liegt, z. B. auf 30 oder 60 Tage.
Vorschriften einhalten und Risiken vermeiden beim Arbeiten im Ausland
Steuerliche Aspekte
- Körperschaftsteuer: Das Risiko einer Betriebsstätte (Permanent Establishment, PE) besteht, was Steuerpflichten im Zielland für den Arbeitgebenden auslösen könnte. Auch wenn die steuerlichen Belastungen möglicherweise gering sind, ist der administrative Aufwand hoch.
- Lohnsteuer: Das Risiko besteht, dass der Arbeitgeber eine Lohnbuchhaltung einrichten muss, um die Lohnsteuer im Zielland zu berechnen und abzuführen. Solange keine Betriebsstätte entsteht, wird eine Lohnsteuerpflicht im Zielland meist nur in Ausnahmefällen erforderlich.
- Sozialversicherung: Hier gibt es das Risiko, dass die beschäftigte Person ihren Versicherungsschutz durch das Sozialversicherungssystem des Heimatlandes verliert oder das Sozialversicherungssystem des Ziellandes zur Anwendung kommt. Innerhalb der EU und bei Ländern mit Sozialversicherungsabkommen ist dieses Risiko einfacher zu handhaben, insbesondere wenn eine A1-Bescheinigung vorliegt, die den bestehenden Sozialversicherungsschutz im Heimatland bestätigt. So wird Arbeiten zu einem ganzheitlichen Erlebnis, das berufliche und persönliche Erholung vereint.
- Einkommensteuer: Es besteht das Risiko, dass die beschäftigte Person im Zielland für die persönliche Einkommensteuerpflichtig wird, was potenziell auch eine Lohnsteuerpflicht für den Arbeitgeber auslösen könnte.
Arbeitsrechtliche Regelungen
- Visa und Einwanderung: Es ist wichtig sicherzustellen, dass die beschäftigte Person das Recht hat, im Zielland zu arbeiten. Dies umfasst die Frage, ob ein gültiger Arbeitstitel erforderlich ist, auch wenn der Hauptzweck des Aufenthalts privater Natur ist. Die Vorschriften sind hier oft unklar, da Visa- und Einwanderungsgesetze nicht auf Workationer ausgelegt sind.
- Rechtliche Rahmenbedingungen: Die Gefahr, dass das lokale Arbeitsrecht zur Anwendung kommt, ist gegeben, insbesondere bei Regelungen zu Mindestlohn und Arbeitsbedingungen. Ist im Arbeitsvertrag festgelegt, dass das Recht des Heimatlandes gilt, kommt das lokale Arbeitsrecht meist nur in Ausnahmefällen zur Anwendung.
- Fürsorgepflicht des Arbeitgebers: Arbeitgeber sollten ihrer Sorgfaltspflicht nachkommen, auch bei Workations, wobei der Umfang dieser Pflicht geringer ist als bei der Arbeit im Büro. Dennoch kann ein Unfall während der Workation als Arbeitsunfall angesehen werden.
- Internet- und Datensicherheit: Es besteht die Gefahr, dass gegen Sicherheitsvorschriften im Heimatland (z. B. DSGVO) oder im Zielland verstoßen wird, etwa durch die Nutzung von VPNs oder andere technische Einschränkungen.
- Sanktionierte Länder: Unternehmen sollten beachten, dass manche Länder, in die Beschäftigte reisen könnten, Sanktionen der EU oder UN unterliegen. Eine aktuelle Liste solcher Länder sollte verfügbar sein, um Risiken zu minimieren.
Die lange Liste mag abschrecken, sollte es aber nicht. Die Risiken unterscheiden sich kaum von denen, die bestehen, wenn Arbeitnehmende aus geschäftlichen Gründen im Ausland arbeiten, z. B. während einer Geschäftsreise. Auch haben Arbeitnehmende früher ab und zu während ihres Urlaubs gearbeitet, noch bevor der Begriff "Workation" erfunden wurde. Keines dieser Beispiele wurde/wird als großes Problem angesehen, so dass man die oben genannten Risiken nicht plötzlich nur für Workations zur roten Fahne machen sollte. Stattdessen sollte man sich über die Risiken informieren und sie managen und minimieren.
Eingehende Bewertung: PE-Risiko
Eine detaillierte Analyse zeigt, dass Workations im Allgemeinen nur ein geringes Risiko für die Entstehung einer Betriebsstätte darstellen. Für eine Betriebsstätte ist ein gewisser Grad an Dauerhaftigkeit erforderlich, was bei den temporären und auf maximal 183 Tage begrenzten Aufenthalten meist nicht gegeben ist.
Drei zusätzliche Faktoren sind jedoch zu berücksichtigen:
- Lokale Präsenz des Arbeitgebers: Falls der Arbeitgeber im Zielland eine Niederlassung hat, sollte sichergestellt werden, dass die beschäftigte Person diese nicht nutzt und keine Tätigkeiten zugunsten der lokalen Einheit ausübt.
- Kumulierung der Workation-Tage: Mehrere Workations im selben Land könnten das Risiko einer Betriebsstätte erhöhen, insbesondere wenn die kumulierten Tage die 183-Tage-Grenze überschreiten.
- Abhängiger Vertreter PE: Eine Betriebsstätte kann entstehen, wenn ein Mitarbeitender vor Ort Verträge abschließt oder wesentliche Entscheidungen trifft. Unternehmen sollten hier klären, welche Mitarbeitende als "abhängige Vertreter" gelten und das PE-Risiko im Rahmen der Workation minimieren.
Es müssen jedoch drei weitere Faktoren berücksichtigt werden:
1. Lokale Präsenz: Es sollte keine Niederlassung oder Einrichtung des Unternehmens im Zielland vorhanden sein. Falls doch, muss klargestellt werden, dass die Person das Büro nicht aufsucht oder Tätigkeiten zugunsten der lokalen Einheit ausübt. Eine Abweichung hiervon führt nicht automatisch zu einem erheblichen PE-Risiko, jedoch lässt sich schwer sicherstellen, dass Workations unter diesen Umständen kein Risiko darstellen.
2. Kumulierung: Um die 183-Tage-Schwelle zu erreichen, müssen möglicherweise mehrere Workations im selben Zielland betrachtet werden. Mit anderen Worten: Die Akkumulation von Beschäftigten in einem Land könnte das Risiko einer Betriebsstätte dort erhöhen. Diese Regel gilt nicht nur für verschiedene Abteilungen, sondern insbesondere dann, wenn es gewisse organisatorische Rahmenbedingungen gibt, wie etwa Projekte, an denen mehrere Personen gemeinsam arbeiten.
3. Abhängiger Vertreter PE: Eine Betriebsstätte kann auch durch sogenannte "abhängige Vertreter" entstehen, selbst bei Aufenthalten unter 183 Tagen. Die OECD und die Vereinten Nationen definieren einen "abhängigen Vertreter" als jemanden, der regelmäßig eine entscheidende Rolle beim Vertragsabschluss spielt. Diese Regel schließt jedoch nicht aus, dass selbst eine kurzfristige Tätigkeit unter bestimmten Bedingungen eine Betriebsstätte auslösen könnte. Zur Minimierung dieses Risikos sollten zwei Maßnahmen ergriffen werden.
Zunächst ist zu klären, wer als abhängiger Vertreter gilt. In der Regel spielen die meisten Mitarbeitenden keine führende Rolle bei Vertragsabschlüssen, wobei leitende Angestellte und Vertriebsmitarbeitende eher als abhängige Vertreter infrage kommen. Eine zweite Maßnahme besteht darin, das tatsächliche PE-Risiko in diesen Fällen zu bewerten. Dabei sind Fragen wie "Wie oft führt die Person risikoreiche Tätigkeiten aus?" entscheidend.
Management und Minderung von Risiken bei Workations
Workations bieten Arbeitnehmern Flexibilität und Freiheit, können jedoch für Arbeitgeber rechtliche und steuerliche Herausforderungen mit sich bringen. Um das Arbeiten aus dem Ausland für Arbeitnehmer und Arbeitgeber rechtssicher zu gestalten, ist ein systematischer Ansatz unerlässlich.
Klare vertragliche Regelungen schaffen
Eine Unternehmensrichtlinie oder Betriebsvereinbarung, die genau definiert, was im Rahmen von Workations erlaubt ist, bildet die Basis für Compliance und Rechtssicherheit. Klare vertragliche Regelungen sollten sowohl die Erwartungen an die Mitarbeitenden, wie Verfügbarkeit und Arbeitszeiten, als auch die Bedingungen für eine Genehmigung festhalten. Zudem ist es wichtig, rechtliche Änderungen regelmäßig zu berücksichtigen, um die Vorschriften aktuell zu halten.
Compliance-Risiken gezielt prüfen
Jede Workation birgt potenzielle Risiken, insbesondere im Hinblick auf Steuerpflicht im Ausland und sozialversicherungsrechtliche Anforderungen. Die sogenannte 182-Tage-Regel ist dabei besonders relevant: Wenn Arbeitnehmende mehr als 182 Tage im Ausland verbringen, kann dies dazu führen, dass die Steuerpflicht ins Zielland verlagert wird. Für den Arbeitgeber in Deutschland können hieraus zusätzliche Verpflichtungen entstehen, wie beispielsweise die Einrichtung einer Gehaltsabrechnung im Ausland.
Ein geregeltes Verfahren etablieren
Ein strukturiertes Verfahren, das den gesamten Prozess von der Antragstellung bis zur Rückkehr regelt, ist essenziell. Dieses sollte folgende Schritte umfassen:
- Antrag auf mobiles Arbeiten im Ausland: Prüfung durch die Unternehmensleitung.
- Compliance-Prüfung: Berücksichtigung von arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben im Zielland.
- Erforderliche Dokumente: Beantragung von Sozialversicherungsbescheinigungen, Information der Reiseversicherung, Erstellung eines Vertragsnachtrags und weitere notwendige Nachweise wie Arbeitgebererklärungen.
Technologie nutzen
Eine digitale Plattform zur Verwaltung von Workations kann den Prozess erheblich vereinfachen. Durch die Integration aller Schritte wird der Verwaltungsaufwand reduziert und ermöglicht es, sich gezielt auf komplexere oder risikoreichere Fälle zu konzentrieren.
Workations als Benefit bewahren
Mit einer soliden Richtlinie, klaren vertraglichen Regelungen und unterstützender Technologie bleiben Workations ein attraktiver Vorteil für Mitarbeitende. Gleichzeitig sorgen strukturierte Prozesse dafür, dass Arbeitgeber rechtlich und organisatorisch abgesichert sind. So wird das Arbeiten aus dem Ausland weiterhin ein Benefit, der Mitarbeitende motiviert, ohne für das Unternehmen zur Belastung zu werden.
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Erhaltet alle Informationen, um euren Mitarbeitenden das Arbeiten im weltweiten Ausland zu ermöglichen, ohne dabei rechtliche oder steuerliche Risiken einzugehen.

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