Das neue Entsendemeldungsportal der EU: Ein Meilenstein für Compliance und Kontrollen

Die Europäische Kommission hat Pläne für ein einheitliches Portal zur Meldung von Entsendungen angekündigt. Ziel ist es, das Management grenzüberschreitender Arbeit in der EU grundlegend zu verändern und den Verwaltungsaufwand für Arbeitgeber zu senken, insbesondere für Unternehmen, die mit einem komplexen Geflecht nationaler Entsendevorschriften konfrontiert sind.

Trotz der hohen Erwartungen hat das zentral geplante EU Portal zur Meldung von Entsendungen neben großem Interesse auch Verunsicherung ausgelöst. Bis Ende 2025, also deutlich nach der ursprünglichen Ankündigung, sind noch keine konkreten Umsetzungsschritte erkennbar.

In diesem Artikel zeigen wir, welche Kosten und operativen Komplexitäten heute mit Entsendekompatibilität verbunden sind und warum effiziente Lösungen wichtiger sind denn je. Außerdem beantworten wir zentrale Fragen zum aktuellen Status und zum Zeitplan des geplanten einheitlichen EU Portals zur Meldung von Entsendungen.

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Die wahren Kosten der Entsendekompatibilität

Die Zahlen sind beeindruckend: Studien zeigen, dass Unternehmen typischerweise zwischen 150 und 200 Euro pro Entsendung allein für Verwaltungskosten ausgeben. Für die deutsche Maschinenbauindustrie summiert sich dies auf mindestens 31 Millionen Euro pro Jahr für ihre 205.000 registrierten Entsendungen. Diese Kosten setzen sich aus drei Hauptkomponenten zusammen:

• 17% für das Sammeln und Erheben von Daten
• 33% für die Eingabe von Unternehmens- und Mitarbeiterdaten
• 51% für die Erstellung und Übersetzung von Dokumenten

Die Bearbeitungszeiten variieren innerhalb der EU erheblich. Während estnische Meldungen nur 21 Minuten benötigen, dauern italienische Einreichungen 61 Minuten, griechische sogar bis zu 87 Minuten. Multipliziert mit Hunderten oder Tausenden von Entsendungen wird der Ressourcenaufwand schnell deutlich.

WorkFlex hat diesen Prozess durch intelligente Automatisierung revolutioniert. Unsere Plattform analysiert automatisch den Bedarf für EU-Meldungen bei eingehenden Dienstreiseanfragen, sammelt die erforderlichen Daten und reicht die Meldungen ein – ganz ohne manuelle Eingriffe. Dabei passt das System jede Meldung an die länderspezifischen Anforderungen an, wodurch keine internen Experten für nationale Regelungen benötigt werden.

Was traditionell zwischen 20 Minuten und 1,5 Stunden pro Einreichung dauert, kann mit WorkFlex automatisch abgeschlossen werden – mit minimalem Aufwand über die ursprüngliche Reiseanfrage hinaus. Dadurch sinken die Kosten pro Entsendung deutlich unter den Branchendurchschnitt von 150–200 Euro, während vollständige Compliance in allen EU-Ländern sichergestellt wird.

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Die digitale Transformation der Kontrolle

Das neue Portal soll die Belastungen durch Standardisierung um bis zu 73 % senken, schafft jedoch gleichzeitig beispiellose Transparenz für Behörden. Durch die Zentralisierung der Daten über das Binnenmarkt-Informationssystem (IMI) erhalten Arbeitsinspektoren leistungsstarke Werkzeuge zur Identifizierung und Untersuchung nicht konformer Unternehmen. Laut Kommission wird das System „zum Schutz der entsandten Arbeitnehmer beitragen“ durch „wirksame und angemessene Kontrollen“.

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EU Portal zur Meldung von Entsendungen: FAQ zum aktuellen Stand und Zeitplan

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F: Hat die EU bereits ein zentrales Portal für für EU Meldungen eingerichtet?

A: Nein. Das EU Portal ist weiterhin nur ein Gesetzesvorschlag. Es gibt weder eine endgültige Verordnung noch ein bestätigtes, rechtlich verbindliches Startdatum. Die Kommission hat die Einrichtung einer „mehrsprachigen öffentlichen Schnittstelle, die mit dem Binnenmarkt Informationssystem IMI verbunden ist“, für Entsendemeldungen vorgeschlagen. Dieser Vorschlag muss jedoch im ordentlichen Gesetzgebungsverfahren von Europäischem Parlament und Rat angenommen werden.

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F: Ich habe gelesen, das Portal startet am 1. Januar 2026 – ist das bestätigt?

A: Nein. Daten wie „1. Januar 2026“ sind lediglich Projektionen, die in Kommunikation und Kommentaren verwendet werden. Solange die Verordnung nicht angenommen ist und kein Durchführungsrechtsakt vorliegt, bleibt jedes Startdatum vorläufig.

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F: Wie weit ist die Umsetzung des EU Portals zur Meldung von Entsendungen?

A: Das vorgeschlagene zentrale EU Portal für EU Meldungen bewegt sich im Gesetzgebungsverfahren voran, ist Anfang 2026 aber weiterhin nur ein Vorschlag. Die Teilnahme der Mitgliedstaaten ist freiwillig, und bislang gibt es keine öffentlichen Zusagen zur Teilnahme. Nationale Systeme bleiben in Betrieb, und es gibt kein festes, rechtlich bestätigtes Startdatum.

Wesentliche Meilensteine bisher:

• November 2024 - Die Kommission veröffentlicht den Vorschlag für ein zentrales Portal.
• Mai 2024 - Separate „eDeclaration“ Initiative. Neun Mitgliedstaaten unterstützen eine gemeinsame Liste von Informationsfeldern für nationale Meldungen.
• Mai 2025 - Der Rat legt seine Allgemeine Ausrichtung zum Verordnungsentwurf fest.
• Oktober 2025 - Die Akte geht in die Trilog Verhandlungen zwischen Parlament, Rat und Kommission.

Die Idee kommt also voran, aber es gibt weiterhin keine endgültige Verordnung.

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F: Werden Mitgliedstaaten verpflichtet sein, das EU Portal zu nutzen?

A: Nach dem aktuellen Vorschlag ist die Teilnahme freiwillig. Artikel 1 Absatz 2 des Verordnungsentwurfs stellt ausdrücklich klar, dass „Mitgliedstaaten die Möglichkeit haben, diese öffentliche Schnittstelle zu nutzen“. Die Mitgliedstaaten sind nicht automatisch zur Teilnahme verpflichtet und müssen die Kommission sechs Monate vor der beabsichtigten Nutzung informieren sowie die erforderlichen nationalen Rechtsgrundlagen schaffen.

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F: Haben sich bereits Länder zur Nutzung des Portals bekannt?

A: Es wurden bisher keine konkreten Zusagen zur Nutzung des Portals veröffentlicht. Neun Mitgliedstaaten haben im Mai 2024 eine Erklärung zur Harmonisierung der Datenfelder für EU Meldungen unterzeichnet. Deutschland, Tschechien, Litauen, Irland, Polen, Griechenland, Slowenien, Ungarn und Portugal. Diese Erklärung bezog sich jedoch auf die Standardisierung der Datenfelder, nicht auf die Einführung des künftigen EU Portals.

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F: Was bedeutet der aktuelle Stand des EU Portals heute in der Praxis?

A: Nationale Systeme für EU Meldungen bleiben derzeit die einzigen offiziellen Kanäle zur Registrierung von Entsendungen. Unternehmen müssen weiterhin mit 27 unterschiedlichen nationalen Meldesystemen arbeiten, jeweils mit eigenen Anforderungen. Die Analyse der Kommission hat in den bestehenden Systemen der Mitgliedstaaten mehr als 300 verschiedene Datenpunkte identifiziert, die aktuell abgefragt werden, und sehr unterschiedliche Meldeverfahren festgestellt. Für das geplante einheitliche Portal wird ein Rückgang des Verwaltungsaufwands um durchschnittlich 73 % im Vergleich zu den heutigen nationalen Verfahren erwartet. Solange jedoch kein endgültiger EU Rahmen verabschiedet ist und sich Mitgliedstaaten aktiv für die Nutzung entscheiden, bleibt die aktuelle, stark fragmentierte Meldelandschaft bestehen.

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F: Wie sollten Compliance Anbieter mit dieser Unsicherheit umgehen?

A: Wir verfolgen den Gesetzgebungsprozess eng und bleiben flexibel. Bei WorkFlex optimieren wir unsere Plattform konsequent für die aktuelle Realität von 27 nationalen Systemen und bereiten uns zugleich auf eine mögliche künftige Harmonisierung vor. Unser automatisiertes Compliance Management adressiert bereits heute die zentralen Herausforderungen, die das geplante EU Portal lösen soll. die Reduzierung des administrativen Aufwands von aktuell durchschnittlich 150 bis 200 Euro pro Entsendung durch intelligente Automatisierung und zentrale Dokumentation.

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F: Was sind die wichtigsten Einschränkungen des geplanten EU Portals zur Meldung von Entsendungen?

A: In vereinfachten Darstellungen gehen einige zentrale Einschränkungen häufig unter:

• Das künftige Portal ist als freiwilliges Instrument für Mitgliedstaaten konzipiert. Es besteht keine Pflicht zur Teilnahme.
• Das Portal ist nicht in Betrieb. Was heute existiert, ist IMI, das Kooperationssystem zwischen Behörden. Das geplante Portal wäre eine neue, auf Arbeitgeber ausgerichtete Oberfläche, die an IMI angebunden ist, aber bislang weder entwickelt noch ausgerollt wurde.
• In keinem offiziellen EU Dokument werden Mitgliedstaaten benannt, die das Portal künftig nutzen werden. Alle bestehenden nationalen Portale für EU Meldungen bleiben derzeit die einzigen verbindlichen Kanäle.
• Daten rund um das Jahr 2026 sind lediglich indikativ, solange die Verordnung nicht angenommen ist und keine Umsetzungsregelungen vereinbart sind.

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Warum das jetzt wichtiger ist als je zuvor

2022 verzeichnete die EU etwa 1,9 Millionen entsandte Arbeitnehmer mit 2,3 Millionen Meldungen und 4,7 Millionen einzelnen Entsendungen. Diese Zahlen stiegen von 2021 bis 2022 um 14 % (ohne Straßenverkehr) – ein klares Zeichen für die zunehmende Komplexität. Obwohl das neue System den Prozess vereinfachen soll, bleibt die zentrale Herausforderung für Unternehmen, die erforderlichen Informationen effizient zu sammeln und zu verwalten.

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Komplexität und Lösungen bei der Meldung von Entsendungen

Trotz der Ankündigung, dass das künftige Portal den Prozess der Meldung von Entsendungen vereinfachen soll, bleiben die zugrunde liegenden Compliance Anforderungen unverändert. Unternehmen müssen weiterhin:

• alle grenzüberschreitenden Einsätze präzise nachverfolgen
• umfangreiche Dokumentationen zu über 300 verschiedenen Datenpunkten zusammenstellen, die aktuell in den Mitgliedstaaten gefordert werden
• in Echtzeit sicherstellen, dass nationale Anforderungen eingehalten werden
• prüfbare Aufzeichnungen führen
• Übersetzungen und länderspezifische Vorgaben steuern

WorkFlex hat diesen Prozess durch intelligente Automatisierung grundlegend verändert und Zeit und Kosten deutlich reduziert. Unsere Plattform prüft bei eingehenden Dienstreiseanfragen automatisch, ob eine EU Meldung erforderlich ist, und stößt bei Bedarf die Datenerhebung an und übermittelt die Meldung – ohne zusätzlichen manuellen Aufwand. Das System passt jede Meldung an die länderspezifischen Anforderungen an und macht eigene Expertise zu nationalen Regelungen im Unternehmen überflüssig.

Was traditionell zwischen 20 Minuten und 1,5 Stunden pro Meldung dauert, kann mit WorkFlex vollständig automatisiert abgewickelt werden - ohne zusätzlichen Aufwand über die ursprüngliche Reiseanfrage hinaus. Dadurch liegen die Kosten pro Entsendung deutlich unter dem aktuellen Branchendurchschnitt von 150 bis 200 Euro, bei gleichzeitig vollständiger Compliance in allen EU Mitgliedstaaten. Für Unternehmen, die grenzüberschreitende Einsätze steuern müssen, wird Entsendekompatibilität so von einer ressourcenintensiven Belastung zu einem schlanken, automatisierten Prozess.

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Strategischer Weitblick: Handeln Sie jetzt

Die Einführung des Portals bis 2026 und darüber hinaus zeigt klar: Die Zukunft der Kontrolle ist digital. Unternehmen, die ihre Compliance-Ansätze nicht modernisieren, riskieren in diesem neuen digitalen Umfeld verstärkte behördliche Prüfungen.

Die Umstellung auf digitale Kontrolle bedeutet, dass ein „Abwarten und Tee trinken“-Ansatz nicht mehr tragfähig ist. Da Behörden bessere Werkzeuge für Überwachung und Durchsetzung erhalten, werden die Kosten für Nichteinhaltung wahrscheinlich die Investitionen in professionelle Managementsysteme bei Weitem übersteigen.

Für Unternehmen, die in der EU grenzüberschreitend tätig sind, sollte diese Entwicklung ein Weckruf sein, ihre Strategien zur Entsendekompatibilität zu überdenken. Die Frage ist nicht mehr, ob man sich konform verhält, sondern wie man dies effizient in einem zunehmend digitalen Umfeld umsetzt.

Mit Lösungen wie WorkFlex können Unternehmen den derzeitigen administrativen Aufwand in einen optimierten, kosteneffizienten Prozess umwandeln und gleichzeitig sicherstellen, dass sie den sich entwickelnden Vorschriften vollständig entsprechen.