SV-Meldeportal ersetzt Sv.net – Wie werden A1 Zertifikate jetzt beantragt?

Nach 23 Jahren wird sv.net durch das SV-Meldeportal ersetzt. Ab dem 1. März 2024 muss das A1 Zertifikat nun über das neue SV-Meldeportal beantragt werden.

Was bedeutet das genau für Unternehmen? Inwiefern ändert sich der Prozess und welche Kosten fallen für die Nutzung des neuen Portals an?

Die Antworten und mehr finden Sie in diesem Blog-Beitrag, sodass HR und Unternehmen optimal auf die bevorstehende Abschaltung von sv.net und die Umstellung auf das SV-Meldeportal zum 1. März 2024 vorbereitet sind. Zudem bietet dieser Artikel einen umfassenden Einblick in die wesentlichen Aspekte des A1-Zertifikats. Darüber hinaus wird beleuchtet, warum die A1-Bescheinigung allein nicht ausreicht, um Workations und Dienstreisen compliant zu gestalten, und welche Compliance-Risiken Unternehmen dabei beachten müssen.

Vorneweg: Was ist eine A1- Bescheinigung?

Die A1 Bescheinigung, auch als A1-Zertifikat bekannt, ist ein Dokument, das die Sozialversicherungsrechte einer Person innerhalb der Europäischen Union (EU) und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) regelt. Sie ist für Personen wichtig, die in einem EU- oder EWR-Land arbeiten oder vorübergehend beschäftigt sind. Die A1 Bescheinigung zeigt, welches Sozialversicherungssystem für diese Personen gilt und verhindert, dass sie doppelt in verschiedene Sozialversicherungssysteme einzahlen müssen. Arbeitnehmer, Beamte und Selbständige benötigen regelmäßig eine A1-Bescheinigung, wenn sie vorübergehend grenzüberschreitend innerhalb der EU, in Island, Liechtenstein, Norwegen, der Schweiz oder dem Vereinigten Königreich Großbritannien und Nordirland tätig sind. Dies gilt sowohl für Geschäftsreisen als auch für Workations.

Wie man bisher die A1- Bescheinigung beantragt hat (bis 29. Februar 2024)

Zur Beantragung der A1-Bescheinigung müssen Arbeitgeber und Selbstständige seit 2019 den Antrag elektronisch stellen. Es gibt zwei Hauptwege dafür: Entweder nutzen sie eine Entgeltabrechnungssoftware wie DATEV oder LOGA, die den Antrag unkompliziert weiterleitet, oder sie verwenden die Anwendung sv.net, um den Antrag direkt elektronisch einzureichen. In beiden Fällen erfolgt die automatische Weiterleitung an den zuständigen Sozialversicherungsträger.

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Abschaltung von sv.net - was bedeutet das für Unternehmen ab 1. März 2024?

Nach 23 Jahren wird sv.net durch das SV-Meldeportal ersetzt, das den elektronischen Datenaustausch mit den Sozialversicherungsträgern ermöglicht. Über sv.net führen jährlich über 500.000 Arbeitgeber rund 25 Millionen Transaktionen durch. Früher wurde sv.net von Krankenkassen für den Sozialversicherungsmeldungsaustausch angeboten.

Das SV-Meldeportal erlaubt den elektronischen Austausch von Meldungen, Beitragsnachweisen, Bescheinigungen und Anträgen für Arbeitgeber und Selbstständige. Eine Registrierung im SV-Meldeportal ist erforderlich, vorzugsweise mit einem Elster-Organisationszertifikat oder alternativ über die BundID.

Die Beantragung der A1-Bescheinigung erfolgt ab dem 1. März 2024 ausschließlich im SV-Meldeportal. Bis zum 31. März 2024 ist die Nutzung des Portals kostenfrei, danach fällt eine Nutzungsgebühr an, außer für Selbstständige.

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Wie genau ändert sich der Prozess für Unternehmen?

Der IT-Planungsrat von Bund und Ländern hat die Umsetzung des "Einheitlichen Unternehmenskontos" auf Basis von ELSTER beschlossen. Unternehmen können Konten über die Webseite mein-unternehmenskonto.de einrichten, wobei die Steuernummer des Unternehmens genutzt wird. Jedes Unternehmenskonto besteht aus einem oder mehreren Benutzerkonten, die einzelnen Personen zugeordnet sind. Bei der Registrierung erhält jedes Benutzerkonto ein ELSTER-Organisationszertifikat per Post, das nicht nur für die Erstregistrierung, sondern auch für jede Anmeldung am SV-Meldeportal verwendet wird.

Ab 2024 können Selbständige und Beschäftigte, die das SV-Meldeportal ausschließlich für die Beantragung und den Abruf von A1-Bescheinigungen nutzen möchten, sich alternativ auch über das BundID-Konto registrieren und anmelden. Diese erweiterte Registrierung im SV-Meldeportal bietet den Arbeitgebern einen sicheren und benutzerspezifischen Zugang zu den Anwendungen und Daten.

Es ist wichtig zu wissen, dass für jede Niederlassung eine separate Registrierung erforderlich ist, jeweils mit einem eigenen ELSTER-Unternehmenszertifikat. Über die Mandatsverwaltung können Betriebsstätten jedoch zusammengeführt werden.

Allgemein gilt: Daten können nicht direkt von sv.net zum SV-Meldeportal übertragen werden. Jedes Unternehmen muss sich beim SV-Meldeportal registrieren. Das gilt auch für Unternehmen, die zuvor ihre A1-Zertifikate über eine Integration mit einer Entgeltabrechnungssoftware beantragt haben - nun müssen sie dies über das SV-Meldeportal tun. Eine automatische Weiterleitung der Daten ist derzeit nichtmöglich. Das bedeutet einen großen manuellen Aufwand für Unternehmen.

Kleiner Tipp: Mit der All-in-One Software von WorkFlex können Sie A1-Bescheinigungen innerhalb von einer Minute erstellen und sparen somit wertvolle Zeit und Geld. 

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Überblick über die Registrierung

Die Registrierung läuft in diesen Schritten ab:

1.    SV-Meldeportal aufrufen

2.    Registrierung zur Nutzung über “Mein Unternehmenskonto” abwickeln

3.    Im SV-Meldeportal mit dem ELSTER-Zertifikat authentifizieren

4.    Betriebsnummer und Unternehmensdaten eingeben

5.    Vertretungsberechtigungsschreiben mit Freischaltcode per Posterhalten

6.    Freischaltcode eingeben

7.    Freigabe des SV-Meldeportals für die Nutzung

Nach erfolgreicherRegistrierung ist das SV-Meldeportal uneingeschränkt nutzbar. Für jeden Login wird das ELSTER-Zertifikat benötigt, mit dem sich das Unternehmen registriert hat.

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Welche Kosten fallen für die Nutzung an?

Die Nutzung des SV-Meldeportals unterliegt variablen Gebühren, die sich je nach Anzahl der benötigten Betriebsnummern des Unternehmens für die Übermittlung von Sozialversicherungsmeldungen unterscheiden.

Es gibt zwei Anwendergruppen: die Single-Mandanten-Variante und die Multi-Mandanten-Variante. Bis März 2024 gelten vergünstigte Gebühren. Unternehmen, die sich vor dem 31. März 2024 registrieren, sind für die Jahre 2023 und 2024 gebührenfrei. Ab dem 1. Januar 2025 fallen Kosten an. Bei einer Registrierung vor dem genannten Datum gilt automatisch die Multi-Mandanten-Variante, die den Datenaustausch für mehrere Betriebsnummern ermöglicht. Im Herbst 2024 müssen Nutzer eine der beiden Varianten wählen, für die ab Januar 2025 eine Gebühr anfällt. Die Kosten betragen 36 Euro plus Umsatzsteuer für eine einzelne Betriebsnummer und 99 Euro plus Umsatzsteuer für mehrere Betriebsnummern, jeweils für einen Zeitraum von 36 Monaten. Es gibt keine Begrenzung für den Austausch von Sozialversicherungsmeldungen.

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Mehr Datensicherheit bei SV-Meldeportal 

Der bedeutende Unterschied zum sv.net liegt darin, dass die Datensicherheit aufgrund der Registrierung über das ELSTER-Organisationszertifikat beim SV-Meldeportal für Unternehmen und Mitarbeiter erheblich höher ist. Andere Länder wie die Niederlande, Belgien, Schweden und das Vereinigte Königreich haben bereits seit Jahren deutlich fortgeschrittenere und gründlichere Prozesse eingeführt, um sicherzustellen, dass Daten besser geschützt sind. Deutschland zieht nun mit dem SV-Meldeportal nach.

A1-Bescheinigungen mit WorkFlex beantragen 

Wenn Sie auf der Suche nach einer unkomplizierten und automatisierten Lösung für die Beantragung Ihrer A1-Bescheinigungen sind, ist die Software von WorkFlex die perfekte Lösung. Mit unserer Software können Sie A1-Zertifikate in weniger als einer Minute beantragen - bei Dienstreisen sogar ohne jeglichen extra Aufwand. 

Durch unsere Integrationen mit Reisebuchungstools wie z.B. mit TravelPerk, Navan etc. werden alle relevanten Compliance Dokumente, so auch das A1, für Dienstreisen von WorkFlex automatisch erstellt - ohne jeglichen extra Aufwand für HR oder den Geschäftsreisenden.

Wird hingegen eine A1-Bescheinigung für eine Workation benötigt, muss der Mitarbeitende lediglich die relevanten Daten auf der Plattform angeben. Das dauert ca. 2 Minuten. Nach Zustimmung des Managers kümmern wir uns um die Erstellung aller notwendigen Dokumente. 

Mit WorkFlex gestalten Sie den Prozess der A1-Bescheinigungen um 95% effizienter und sparen so wertvolle Zeit. Zudem minimieren Sie auch das Risiko von Bearbeitungsfehlern - im Falle eines Falles übernimmt WorkFlex die Haftung dafür. 

Webinar zum Thema:

🚨 WICHTIG: Das A1-Zertifikat schützt nicht vor Compliance Strafen

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Obwohl die A1-Bescheinigung ein entscheidendes Dokument für die Compliance bei Workations und Dienstreisen innerhalb Europas ist, reicht sie allein nicht aus, um eine Workation oder Dienstreise "rechtskonform" zu gestalten.

Die rechtliche Lage in Bezug auf Dienstreisen ist den Unternehmen bekannt. Jedoch ist insbesondere im Zuge der zunehmend beliebten "Workations" die Rechtslage im Ausland oft unklar. Eine Herausforderung besteht darin, dass die einschlägigen Gesetze und Vorschriften nicht speziell für "Workations" geschrieben wurden. Im Gegenteil, sie wurden verfasst, lange bevor das Konzept der temporären Arbeit im Ausland überhaupt entstand.

Grundsätzlich bestätigt das A1, dass die Sozialversicherungssysteme im Heimatland den Reisenden auch auf seiner Reise, unabhängig davon, ob es sich um eine Workation oder Dienstreise handelt, absichern. Die heimische Versicherung haftet jedoch nur im Rahmen der deutschen Vorgaben. Daher könnte der Arbeitgeber verpflichtet werden, etwaige Restkosten oder überhaupt die medizinischen Kosten zu übernehmen, wenn es sich um einen Arbeitsunfall oder eine Erkrankung auf Dienstreise handelt. Des Weiteren ist zu beachten, dass der Krankenversicherungsschutz, den ein Reisender im Zielland erhalten würde, möglicherweise nicht so umfassend ist, wie erwartet, selbst wenn eine gesetzliche oder sogar private Versicherung vorliegt.

Es gibt eine Vielzahl weiterer Compliance-Risiken, die Unternehmen in Bezug auf Workations und Dienstreisen prüfen und beachten müssen, um hohe Strafen und Bußgelder zu vermeiden: VISA / Arbeitsberechtigung, Betriebsstätte, Lohnsteuer, Sozialversicherung, Europäische Entsenderichtlinie (PWD), Arbeitsrecht und Datenschutz sowie die Absicherung für Krankheit und Unfall. Wenn Sie mehr Details zu den einzelnen Risiken, deren Komplexität sowie deren rechtlichen und steuerlichen Folgen wissen wollen, werfen Sie gerne einen Blick in unser Compliance Handbuch.

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‍Wie löst WorkFlex diese Compliance Hürden für Unternehmen?

Die Software von WorkFlex prüft alle diese acht Compliance Risiken für jeden Workation- oder Dienstreise-Antrag, erstellt eine individuelle Risikobewertung und alle relevanten Dokumente. Das ganze geschieht ohne Aufwand für HR - und ohne Risiko für Unternehmen - denn WorkFlex übernimmt die Haftung.

Wenn Sie mehr über unsere Compliance Software erfahren wollen, buchen Sie sich gerne hier eine kostenlose Demo mit unserem Team.

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