Wie EGYM regelkonformes Arbeiten aus dem Ausland mit WorkFlex skaliert

🔎 ÜBER EGYM

Ein globaler Fitness-Tech-Vorreiter mit einem international aufgestellten Team

EGYM bietet Fitness- und Gesundheitseinrichtungen vernetzte Geräte und digitale Produkte, die sich nahtlos in Lösungen von Drittanbietern integrieren. Außerdem bietet das Unternehmen abonnementbasierte Corporate-Fitness- und Wellnesslösungen.

• 850+ Mitarbeitende
• 60+ Nationalitäten

Wir sind ein internationales Unternehmen, und unsere Teams fragen häufig an, aus dem Ausland zu arbeiten – sei es, um Familie zu besuchen oder zu reisen. Die Nachfrage ist entsprechend hoch.
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— Liska Kürten, Talent Acquisition & People Operations Partner, EGYM

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🔥 HERAUSFORDERUNG

Die Balance zwischen Mitarbeiterflexibilität und Compliance-Risiken

Bevor WorkFlex eingeführt wurde, erlaubte EGYM seinen Mitarbeitenden nicht, aus dem Ausland zu arbeiten. Die Nachfrage war jedoch da, Mitarbeitende aus über 60 Nationen fragten regelmäßig an, Zeit mit ihren Familien im Ausland zu verbringen oder Reisen mit Arbeit zu verbinden - doch die Risiken erschienen zu hoch:

• Unsicherheit bei der Compliance: Das HR-Team hatte nur begrenztes Wissen über Themen wie Steuern, Sozialversicherung, Arbeitsrecht, Datensicherheit und Betriebsstättenrisiken.
• Operative Herausforderungen: Mobilität ohne Automatisierung zu managen wäre komplex und ressourcenintensiv.
• Mangelnde Transparenz: Das HR-Team benötigte eine strukturierte Möglichkeit, um nachzuvollziehen, wer wann und wo im Ausland arbeitet.

“Globale Mobilität in großem Maßstab ist komplex und ressourcenintensiv. Wir brauchten eine umfassende, automatisierte Lösung, die uns compliant hält und gleichzeitig Mitarbeiterflexibilität unterstützt.”

— Liska Kürten, Talent Acquisition & People Operations Partner, EGYM

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🎉 LÖSUNG

Eine automatisierte Compliance-Plattform für das Arbeiten aus dem Ausland

EGYM führte sein Programm zum Arbeiten aus dem Ausland gemeinsam mit WorkFlex ein, um von Beginn an Compliance sicherzustellen.

• Compliance-Logik: Automatisierte, länderspezifische Risikobewertungen.
• Automatisierte Workflows: A1/CoC, Auslandsreiseversicherung, Datenerhebung und andere Dokumentenerstellungen plus Anfrage-/Genehmigungsprozesse.
• Systemintegration: Lässt sich nahtlos in bestehende People-Management-Prozesse einfügen.
• Zentrale Nachverfolgung: Transparenz darüber, wer wann und wo im Ausland arbeitet.
• Expertenunterstützung: Schnelle, verlässliche Antworten zu Compliance-Fragen und Sonderfällen durch das WorkFlex-Team.

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“Eine der wertvollsten Funktionen ist die Risikobewertung. In einem dynamischen globalen Umfeld ist eine schnelle, länderspezifische Einschätzung entscheidend.
Die Expertenunterstützung ist unglaublich hilfreich, wir erhalten durchgehend schnelle Rückmeldungen zu Compliance-Themen und Sonderfällen.”

— Liska Kürten, Talent Acquisition & People Operations Partner, EGYM

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🎯 VORTEILE

Compliance-konforme Flexibilität, zufriedene Mitarbeitende und reibungslosere HR-Prozesse

Seit der Einführung von WorkFlex hat EGYM positive Auswirkungen sowohl bei den Mitarbeitenden als auch im HR-Team festgestellt. Das Programm hat nicht nur neue Möglichkeiten für Mitarbeitende eröffnet, sondern auch die Arbeit des People-Teams deutlich vereinfacht. Hier sind die wichtigsten Veränderungen:

• Klare Richtlinien: Ein einfaches, globales Framework für das Arbeiten aus dem Ausland mit bis zu 20 Tagen pro Jahr.
• Positives Mitarbeiter-Feedback: Teammitglieder schätzen es, ihre Familien im Ausland besuchen oder Reisen verlängern zu können, ohne zusätzlichen Urlaub zu nehmen.
• Effizienz: Automatisierte Workflows reduzieren den manuellen Aufwand für Manager und HR.
• Sicherheit in der Compliance: Integrierte Risikobewertungen und Expertenunterstützung helfen dem Team, fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Attraktivität als Arbeitgeber: Kandidaten fragen im Recruiting häufig nach der Möglichkeit, aus dem Ausland zu arbeiten - ein echter Wettbewerbsvorteil.

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“WorkFlex bietet uns eine zentrale, automatisierte Plattform für flexibles Arbeiten aus dem Ausland und die Expertenunterstützung, um stets compliant zu bleiben.”

— Liska Kürten, Talent Acquisition & People Operations Partner, EGYM

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Schlusswort

Für uns ist WorkFlex eine unschätzbar wertvolle Investition. Die Plattform vereinfacht Anfragen für das Arbeiten aus dem Ausland, bietet schnelle Expertenunterstützung und hilft uns, stets compliant zu bleiben – während sie gleichzeitig einen Benefit bietet, den Kandidat:innen im Recruiting wirklich schätzen.

— Liska Kürten, Talent Acquisition & People Operations Partner, EGYM