Mobiles Arbeiten im Ausland ist keine „Grauzone" mehr - Arbeitgeber müssen handeln

Jahrelang befand sich das mobile Arbeiten im Ausland in einer rechtlichen „Grauzone". Mitarbeitende arbeiteten „ein paar Tage" aus dem Ausland, Führungskräfte genehmigten es informell, und alle hofften, dass es keine steuer- oder sozialversicherungsrechtlichen Probleme auslösen würde.

Diese Phase ist vorbei.

Die rechtliche Realität: Warum „wo Sie arbeiten" jetzt wichtiger ist denn je

Was das EU-Recht bereits klarstellt: Unter der EU-Verordnung (EG) Nr. 883/2004 wird die Sozialversicherungsabdeckung hauptsächlich durch den tatsächlichen Arbeitsort bestimmt. Dieses Prinzip wurde in den Jahren nach der Pandemie vernachlässigt, als Remote Work und globale Mobilität stark zugenommen haben.

Ab Januar 2026 machen jüngste rechtliche Entwicklungen in Europa – insbesondere in Deutschland – deutlich, dass grenzüberschreitendes mobiles Arbeiten nicht mehr etwas ist, was Arbeitgeber leichtfertig behandeln können. Gerichte und Regulierungsbehörden verstärken ein einfaches Prinzip:

wo Arbeit verrichtet wird, ist wichtig, auch bei kurzen Aufenthalten.

Gleichzeitig werden neue Vertragsregeln – wie die 34-Tage-Schwelle für mobiles Arbeiten unter bestimmten Doppelbesteuerungsabkommen – oft missverstanden. Dieses Abkommen wurde kürzlich zwischen Deutschland und den Niederlanden geschlossen und trat am 31. Dezember 2025 in Kraft. Obwohl die Regeln dieses Abkommens eine Erleichterung gegenüber früheren Positionen darstellen, wo bereits ein Tag Arbeit im Ausland steuerliche Konsequenzen auslösen konnte, beseitigen diese Regeln nicht die Compliance-Verpflichtungen; sie machen korrekte Klassifizierung und Verfolgung wichtiger denn je.

Und vergessen wir nicht, dass die fortschreitende Digitalisierung der Berichtssysteme und der automatisierte Datenaustausch zwischen EU-Mitgliedstaaten die Durchsetzung der Compliance mit den Vorschriften bis 2026 noch strenger machen wird.

In der Praxis bedeutet dies, dass das Arbeiten aus dem Ausland Folgendes auslösen kann:

• Sozialversicherungsverpflichtungen in einem anderen Land
• Die Notwendigkeit einer gültigen A1-Bescheinigung
• Steuerliche Belastung bei Überschreitung von Schwellenwerten
• Gehaltsabrechnungs- und Berichtsinkonsequenzen, wenn Arbeitsorte nicht ordnungsgemäß verfolgt werden

Was wir in der Praxis sehen, ist ein Wandel:

mobiles Arbeiten im Ausland ist nicht mehr nur ein HR- oder „People"-Thema. Es ist eine Compliance-, Gehaltsabrechnungs- und Risikomanagement-Angelegenheit.

Informelle Genehmigungen, Spreadsheets und „wir kümmern uns später darum"-Ansätze funktionieren nicht mehr! Insbesondere, da Behörden die Kontrolle und Durchsetzung verstärken.

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Wie WorkFlex Arbeitgeber dabei unterstützt, mobiles Arbeiten im Ausland 100% compliant zu machen

Genau diese Lücke wurde WorkFlex entwickelt, um sie zu schließen. Wir bewerten nicht nur Compliance-Risiken, wir ergreifen tatsächlich Maßnahmen, um sie zu mindern und sogar zu beseitigen.

WorkFlex hilft Unternehmen:

• Anfragen für mobiles Arbeiten im Ausland bewerten, bevor Risiken entstehen
• A1-Bescheinigungen in 30 Ländern innerhalb und außerhalb der EU ausstellen, um Compliance sicherzustellen und Strafen und/oder administrativen Aufwand zu vermeiden
• Verfolgen, wo Mitarbeitende tatsächlich arbeiten und wie lange, und Reisen für interne und externe Audits dokumentieren
• Krankenversicherung ausstellen, um die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers zu bewahren
• HR-, Gehaltsabrechnungs-, Steuer- und Mobilitätsentscheidungen in einem compliance-konformen Ablauf abstimmen

Mitarbeitermobilität wird nicht verschwinden. Aber das EU-Recht ist klar: Flexibilität ohne Struktur schafft rechtliche und finanzielle Risiken.