1 Mio. € Einsparungen: Wie Telenor Compliance-Risiken bei Dienstreisen mit WorkFlex reduziert

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🔎 ÜBER TELENOR

Führendes Telekommunikationsunternehmen modernisiert das Management von Steuer-Risiken

Telenor ist ein Telekommunikations- und Digitaldienstleister aus Norwegen mit über 170 Jahren Geschichte und 11.000 Mitarbeitenden weltweit. Das Unternehmen ist in 25 Ländern aktiv, vor allem in der nordischen Region und in Asien. Aufgrund seiner starken internationalen Präsenz verzeichnet Telenor umfangreiche grenzüberschreitende Mitarbeitendenmobilität. Allein im vergangenen Jahr führte Telenor 13.500 Reisen durch, davon 5.500 internationale Dienstreisen.

Angesichts dieser hohen Anzahl an Dienstreisen identifizierte das Telenor-Team Verbesserungsmöglichkeiten im Compliance-Management von Dienstreisen:

Der wichtigste Punkt auf meiner Agenda, seit ich vor vier Jahren zu Telenor gekommen bin, war, wie wir das Management von Steuer-Risiken im gesamten Konzern modernisieren, sowohl im Bereich Mobility allgemein als auch speziell bei Dienstreisen.

Liv Lundqvist, SVP and Head of Group Tax at Telenor

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🔥 HERAUSFORDERUNG

Unkontrollierte Dienstreisen führten zu erheblichen Betriebsstätten- und Steuer-Compliance-Risiken

Telenor stand vor mehreren kritischen Herausforderungen im Umgang mit internationalen Dienstreisen:

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• Risiken einer steuerpflichtigen Präsenz: Die Art und Weise, wie Telenor Dienstreisen durchführte, brachte das Risiko mit sich, eine steuerpflichtige Präsenz oder sogar eine Betriebsstätte im Ausland zu begründen. „Mir wurde sehr bewusst, dass unsere Mitarbeitenden ohne ein strukturiertes Vorgehen den Schutz der 183-Tage-Regel in Doppelbesteuerungsabkommen verlieren könnten“, erklärte Liv Lundqvist.
• Manuelle Einzelfallbearbeitung: Die Compliance bei Dienstreisen wurde bei Telenor weder zentral noch strukturiert gesteuert. Während für Entsendungen klare Vorgaben bestanden, wurden kurzfristige Dienstreisen und nicht-standardisierte grenzüberschreitende Mobilität je Rechtseinheit unterschiedlich gehandhabt, alles manuell und oft unter Einbindung mehrerer externer Dienstleister.
• Uneinheitliche Dokumentationsprozesse: Es gab keinen zentralen Ansatz für die Beantragung von A1-Bescheinigungen oder Dokumentation gemäß der Entsenderichtlinie. HR-Teams in einigen Einheiten stellten A1-Anträge, sobald Dienstreisen bestimmte Tagesgrenzen überschritten, jedoch fehlte eine einheitliche Struktur.
• Sorge um die Fürsorgepflicht: Telenor wollte sicherstellen, dass reisende Mitarbeitende stets über alle erforderlichen Dokumente verfügen, im Einklang mit der stark ausgeprägten Fürsorgekultur des skandinavischen Headquarters. Annemarie Bunschoten-Schraven, Global Mobility Project Manager bei Telenor, erklärte: „Wir wollen nicht, dass Mitarbeitende in einem Land unterwegs sind, ohne das richtige Visum oder die passenden Sozialversicherungsnachweise.“

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🎉 LÖSUNG

Partnerschaft mit WorkFlex zur Automatisierung und Zentralisierung des Compliance-Managements

Nach einem umfassenden RFQ-Prozess entschied sich das Telenor-Team für WorkFlex. Diese Entscheidung wurde von mehreren zentralen Leistungsmerkmalen beeinflusst:

• Umfassende Risikoanalyse: Die globale Compliance-Engine von WorkFlex bewertet alle wesentlichen reiserelatierten Risiken, darunter Steuerpflicht, Arbeitsrecht, Visa, Anforderungen der Entsenderichtlinie und mehr, und liefert klare Handlungsempfehlungen.
• Nahtlose Systemintegration: WorkFlex integrierte sich reibungslos in Telenors bestehende Systeme, darunter das Reisetool Egencia und das HRIS Oracle. So konnte eine vollständige Compliance-Abdeckung gewährleistet werden, ohne bestehende Abläufe zu stören.

• Automatisierte Dokumentenerstellung: Die WorkFlex-Plattform übernimmt automatisch A1-Bescheinigungen, Certificate of Coverage und Entsendemeldungen und ersetzt damit den bislang manuellen, fallweisen Prozess, der häufig externe Dienstleister erforderte.
• Adaptive Implementierungsunterstützung: Die Geschwindigkeit und Flexibilität von WorkFlex waren entscheidend für die unternehmensweite Einführung. Das WorkFlex-Team überzeugte mit schnellen Anpassungen und kurzen Kommunikationswegen, was eine zügige Lösung aller Herausforderungen ermöglichte.

"Während des RFQ-Prozesses wurde mir sehr klar, dass wir einen modernen Anbieter brauchen, der uns auf dieser Transformationsreise unterstützen kann. Sie teilen unser Interesse daran sicherzustellen, dass das System bestimmte Aufgaben übernimmt und idealerweise manuellen Aufwand reduziert - sei es bei uns im Team oder bei unseren externen Beratern."

- Liv Lundqvist, Senior Vice President and Head of Group Tax

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🎯 VORTEILE

€1 Million Einsparungen durch die Reduzierung von Compliance-Risiken bei Dienstreisen

Telenor hat durch die Implementierung von WorkFlex bereits erhebliche Vorteile erzielt:

• Deutliche Risikominimierung: Angesichts des Umfangs an Dienstreisen und potenzieller Bußgelder führt die Lösung zu Einsparungen von rund €1 Million, allein durch die Reduzierung von Compliance-Risiken.
• Schnelle Implementierung in 3 Monaten: Telenor erfüllte sämtliche Anforderungen zu Datenschutz, technischer Integration und Mitarbeitendenkommunikation innerhalb von nur drei Monaten, was die hohe Effizienz des WorkFlex-Implementierungsprozesses unterstreicht.
• Höhere operative Effizienz: Anstatt Steuerberater für grundlegende Einzelfallprüfungen einzubinden, weiß Telenor heute, dass alle von WorkFlex verwalteten Dienstreisen über eine korrekte Risikobewertung verfügen und sowohl A1-Bescheinigungen als auch die Anforderungen aus der Entsenderichtlinie erfüllt sind. Die spezialisierten Steuerdienstleister können sich dadurch auf andere Aufgaben wie zum Beispiel Shadow Payroll konzentrieren.
• Gestärkte Global-Mobility-Funktion:Die zentral gesteuerte Dienstreisen-Compliance hat die Sichtbarkeit des Global-Mobility-Teams von Telenor als Kompetenzzentrum deutlich erhöht. Dadurch kann das Team sämtliche grenzüberschreitenden Mobilitätsprogramme modernisieren und Initiativen zur Talententwicklung besser unterstützen.

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Einer der Erfolgsfaktoren dafür, dass wir tatsächlich live gehen konnten, war, dass WorkFlex extrem flexibel und anpassungsfähig ist. Das Mindset des WorkFlex-Teams, ihr technisches Know-how und ihr klarer Tech-First-Ansatz haben uns enorm geholfen. Es gab nie ein ‘Nein’ als Antwort.

– Annemarie Bunschoten-Schraven, Global Mobility Project Manager