DIENSTREISEN • WORKATIONS • Grenzgänger

Compliance für internationale Reisen leicht gemacht – alles in einer Software

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Hunderte von Unternehmen setzen auf WorkFlex, um ihre globale Mobilitätscompliance zu optimieren

Lösungen

Entdecken Sie unsere
All-in-One Compliance Software

Erhalten Sie rechtskonforme Risikobewertungen, A1-Bescheinigungen, EU-Meldungen, Reisekrankenversicherungen, Visa und mehr – alles an einem Ort, mit einem Klick

Bye Bye Compliance-Risiken! Sorgenfrei auf Dienstreise

Compliance auf Knopfdruck! Die All-in-one Software von WorkFlex macht's möglich

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Mobiles Arbeiten im Ausland als Benefit anbieten. Weltweit.

Die WorkFlex Software beseitigt alle steuerlichen und rechtlichen Risiken von Workations mit wenigen Klicks!

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Effizientes Grenzgänger-Compliance-Management mit unserer All-in-One Software

Verwalten Sie länderübergreifende Grenzgängeraktivitäten, minimieren Sie Risiken bei Sozialversicherung und Steuern, und bleiben Sie rechtskonform – ganz ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand

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Bedeutung

Warum Sie die Risiken der globalen Mobilitäts-Compliance nicht ignorieren können

Anstieg grenzüberschreitender Mitarbeiterreisen

Geschäftsreisen sind auf dem Niveau vor der Pandemie zurück, und Arbeiten von überall wird immer beliebter, was die Compliance für HR- und Reiseteams komplizierter macht

Zunehmender Datenaustausch

Steuer- und Einwanderungsbehörden, besonders in der EU, verstärken den Datenaustausch. Luxembourgs Bußgelder in Höhe von 9 Millionen Euro für Nichteinhaltung der Entsenderichtlinie zeigen die Notwendigkeit verstärkter Wachsamkeit

Folgen von Nichteinhaltung

Unternehmen wie Infosys, Netflix und Bosch mussten Bußgelder von über 300 Millionen Euro zahlen und erlitten Reputationsschäden, weil sie gegen Mobilitätsvorschriften verstoßen haben. Das verdeutlicht die Notwendigkeit strikter Compliance

COMPLIANCE

Verabschieden Sie sich
von allen Compliance-Risiken

Alle Risiken rund um Dienstreisen und Workations?
Wir decken sie ab.

Betriebsstätte

Worin besteht das Risiko? Reisende Arbeitnehmer:innen begründen im Zielland eine Betriebsstätte. Dies könnte bedeuten, dass lokale Unternehmensregistrierungen, Gewinnzuordnungen und steuerliche Verpflichtungen erforderlich sind.

Was macht WorkFlex?
Wir helfen, die Auslösung der Körperschaftssteuerpflicht im Zielland zu vermeiden.

Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:

Körperschaftssteuer in Höhe von 20 % bis 35 % des zurechenbaren Gewinns
Verwaltungsverpflichtungen von mehr als 50.000 €
Sanktionen bei nicht (rechtzeitiger) Eintragung und/oder Einreichung
Zinsen für die verspätete Abführung der Körperschaftssteuer
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden

Lohnsteuer

Worin besteht das Risiko? Die Verpflichtung, im Zielland eine Lohn- und Gehaltsabrechnung einzurichten. Dies bedeutet, dass Euer Unternehmen dort als Arbeitgeber tätig wird und Lohnsteuer abführen muss (im Allgemeinen bestehend aus Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen).

Was tut WorkFlex ?
Wir helfen dabei, die Verpflichtung zur Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Zielland zu vermeiden.

Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:

Lohnsteuer bis zu 60% oder sogar 150% (hochgerechnet)
Verwaltungsverpflichtungen von mehr als 5.000 €
Sanktionen bei nicht (rechtzeitiger) Eintragung und/oder Einreichung
Verzugszinsen für die Abführung der Lohnsteuer
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden

Sozialversicherung

Was ist das Risiko? Die Sozialversicherungssituation von reisenden Mitarbeitenden im Zielland kann komplex sein und unter Umständen aus der Deckung der Sozialversicherung des Heimatlandes fallen. Dies eröffnet Herausforderungen, die vermieden werden sollten.

Was macht WorkFlex ?
Wir stellen sicher, dass Ihre Mitarbeitenden weiterhin durch das System ihres Heimatlandes sozialversichert sind.

Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:

Beiträge von 5.000 € bis 15.000 € pro Jahr
Verwaltungsverpflichtungen von mehr als 5.000 €
Sanktionen bei nicht (rechtzeitiger) Eintragung und/oder Einreichung
Verzugszinsen für die Überweisung von Sozialversicherungsbeiträgen
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden

Versicherung

Was ist das Risiko? Reisende Mitarbeitende erleiden im Ausland einen Arbeitsunfall, für den der Arbeitgeber haftet.

Was leistet WorkFlex ?
Wir bieten eine umfassende Reiseversicherung an, um das Risiko von Arbeitgebern und Arbeitnehmer:innen bei der Deckung der medizinischen Kosten im Falle eines medizinischen Notfalls im Ausland zu beseitigen.

Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die medizinischen Kosten zu übernehmen
Mitarbeitende erhalten medizinische Leistungen von geringerer Qualität als gewohnt
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden

Arbeitsrecht

Was ist das Risiko? Das örtliche Arbeitsrecht wird auf die Beschäftigung der Reisenden anwendbar. Dies könnte zu erheblichen zusätzlichen finanziellen Verpflichtungen oder Sachleistungen für den Arbeitnehmer führen, wie z. B. Urlaubsgeld (je nach den spezifischen Gesetzen im Zielland).

Was tut WorkFlex ?
Wir tragen dazu bei, das Risiko zu minimieren, dass während der Auslandsreisen die örtlichen Arbeitsgesetze auf Ihre Mitarbeitenden angewendet werden.

Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:

Bußgelder bis zu 5.000 €
Lokale Ansprüche wie Kündigungsregelungen
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden

Arbeitsberechtigung

Was ist das Risiko? Die reisenden Mitarbeitenden haben kein Recht, im Zielland zu arbeiten, wodurch eine illegale Arbeitssituation entsteht, die in der Regel sehr hart bestraft wird.

Was tut WorkFlex ?
Wir stellen sicher, dass Ihre Mitarbeitenden das Recht und das richtige Visum haben, um im Zielland zu arbeiten.

Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:

Bußgelder von mehr als 5.000 €
Verbot der Einreise für Unternehmen und/oder Mitarbeitende in das Land
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden

Richtlinie über die Entsendung von
Arbeitnehmern (Entsenderichtlinie)

Was ist das Risiko? Arbeitnehmer:innen, die auf eine Geschäftsreise in ein anderes EU-Land gehen, um dort eine Arbeit zu verrichten, müssen bei den örtlichen Behörden des Ziellandes angemeldet werden, um gesetzliche Strafen, Geldbußen und mögliche Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.

Was tut WorkFlex ?
Wir stellen sicher, dass die Arbeitnehmer:innen ordnungsgemäß angemeldet sind, bevor wir mit der Entsendung beginnen.

Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:

Sanktionen bei nicht (rechtzeitiger) Eintragung
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden

Datenschutz

Was ist das Risiko? Unbefugter Zugriff, Verstöße, Diebstahl oder Beschädigung von Daten während der Auslandsreise ihres Mitarbeiters sowie die Sicherstellung der Abdeckung und Einhaltung angemessener Datenschutzgesetze, die dem GDPR im Zielland ähnlich sind.

Was macht WorkFlex ?
Wir prüfen die Anwendbarkeit der DSGVO und überprüfen die Gesetze des Ziellandes sowie Angemessenheitsentscheidungen. Wir führen Folgenabschätzungen für den Datentransfer durch und bieten Mitarbeiteranweisungen zur Einhaltung der DSGVO.

Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:

Bußgelder von mehr als 5.000 €
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden

Vorteile

Dienstreisen, Workations und Grenzgänger – ohne die Compliance-Kopfschmerzen

WorkFlex unterstützt Sie dabei, internationale Vorschriften einzuhalten, während Ihre Mitarbeitenden reisen und im Ausland arbeiten. So vermeiden Sie zusätzliche Gebühren, Steuern und administrative Belastungen

Compliance-Risiken eliminieren

WorkFlex übernimmt die steuerlichen und rechtlichen Risiken für Dienstreisen oder Workations Ihrer Mitarbeitenden und verhindert kostspielige Strafen, wie die 300 Millionen Euro, die von nicht-konformen Unternehmen gezahlt wurden. Wir tragen die volle Verantwortung und schützen Ihr Unternehmen

Kosten senken & Zeit sparen

Es ist nicht notwendig, teure Anwälte, Visa-Agenturen oder zusätzliches HR-Personal einzusetzen. Vermeiden Sie Strafen und entlasten Sie Ihre Personalabteilung durch das automatisierte Management von Auslandsaufenthalten

Mitarbeitende unterstützen und entlasten

Ihre Mitarbeitenden reisen gerne, aber die Verwaltung von Reisedokumenten ist oft lästig. Optimieren Sie das Erlebnis Ihrer Mitarbeitenden mit der benutzerfreundlichen und automatisierten WorkFlex-Plattform, die den Aufwand für wiederkehrende Papierarbeiten reduziert

Kundenreferenzen

Hunderte von Unternehmen setzen auf WorkFlex, um ihre globale Mobilitätscompliance zu optimieren

WORKFLEX IN ZAHLEN

Diese Zahlen sprechen für sich

200+

zufriedene Kunden

100,000+

durchgeführte Risikobewertungen

75,000+

Stunden Zeitersparnis für HR

€10,000,000+

eingesparte Kosten für Steueranwälte

WorkFlex Integrationen

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HRIS

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Reiseplattformen

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Single-Sign-On

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