A1-Zertifikat & CoC
Risikoanalyse
EU-Meldung
Datenschutz
Versicherung
Visum
Compliance für internationale Reisen verwalten
WorkFlex ist eine All-in-One-Software für Unternehmen, um A1-Bescheinigungen, Visa, EU-Meldungen, Steuern und alle weiteren Compliance-Anforderungen für Geschäftsreisen, Entsendungen und Workations zu automatisieren
Over 5,000 HR and Global Mobility Managers trust WorkFlex to streamline international travel compliance
Lösungen
Entdecken Sie unsere
All-in-One Compliance Software
Erhalten Sie rechtskonforme Risikobewertungen, A1-Bescheinigungen, EU-Meldungen, Reisekrankenversicherungen, Visa und mehr – alles an einem Ort, mit einem Klick
100 % rechtskonforme Dienstreisen. Ganz ohne Papierkram
WorkFlex kümmert sich um A1-Bescheinigungen, Visa, EU-Meldungen, Steuern & Co – alles in einer Plattform, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können
Mobiles Arbeiten im Ausland als Benefit anbieten. Weltweit.
Die WorkFlex Software beseitigt alle steuerlichen und rechtlichen Risiken von Workations mit wenigen Klicks!
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Mitarbeiterentsendungen mitWorkFlex rechtskonform automatisieren
Compliance & internationales Entsendungsmanagement auf Knopfdruck – digital, schnell, effizient
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Erfüllen Sie Ihre Fürsorgepflicht in einer Zeit zunehmender globaler Risiken
Schützen Sie Ihre Mitarbeitenden mit medizinischer Versorgung, 24/7-Krisensupport, Frühwarnsystemen und Echtzeit-Tracking
Funktionen
WorkFlex macht Compliance mühelos, damit Ihr globales Unternehmen keine Grenzen kennt
Bewertung von Compliance-Risiken
Arbeitsberechtigung, Betriebsstättenrisiken, Lohnsteuer, Sozialversicherung, Entsenderichtlinien, Arbeitsrecht, Gesundheit & Sicherheit sowie Datenschutzrisiken werden sofort geprüft
A1-Bescheinigung & CoC
Bescheinigungen werden automatisch für über 25 Länder eingereicht – darunter Deutschland, UK, Niederlande, Schweiz, USA und weitere
Entsendemeldungen
Automatisch erstellt und eingereicht für alle 31 EU-/EWR-Länder. Intelligente Automatisierung passt sich sofort an landesspezifische Vorgaben an
Visaunterstützung
Vom Antrag über die Dokumenteneinreichung bis zum Interview-Coaching – Mitarbeitende erhalten umfassende Begleitung, HR behält minimalen Aufwand
Integration mit HRIS- und Reisetools
Personio, Workday, SAP, TravelPerk, Navan und mehr. Mitarbeiterprofile synchronisieren sich automatisch, Reisebuchungen lösen sofort Compliance-Prüfungen aus
Genehmigungsprozesse passend zu Ihren Reiserichtlinien
Mehrstufige Genehmigungen, die Ihrer Unternehmensstruktur entsprechen. Anfragen werden automatisch an die zuständigen Personen weitergeleitet
Echtzeit-Risikoanalysen und Warnmeldungen
Das Live-Dashboard überwacht alle Reisenden in Echtzeit und bewertet deren Risikopotenzial. Mitarbeitende erhalten sofortige Warnmeldungen bei politischer Unruhe, Naturkatastrophen oder Gesundheitskrisen
24/7-SOS-Unterstützung
Medizinische Notfälle, verlorene Dokumente oder Sicherheitsbedrohungen – der mehrsprachige Support verbindet Sie direkt mit firmeneigenen Ärzten und Notfallexperten
Reisekrankenversicherung
Medizinische Absicherung (durch die ALH Group Hallesche) ist weltweit in jede genehmigte Reise integriert
Audit-Trail
Jede Reise, Freigabe, jedes Dokument und jeder Zeitstempel werden automatisch protokolliert. Die gesamte Compliance-Historie kann sofort exportiert werden
Finanzielle Haftungsabsicherung bis zu 250.000 €
Wir bewerten nicht nur Compliance-Risiken, sondern übernehmen im Schadensfall die finanzielle Haftung für Unternehmenssteuern, Lohnsteuer und Sozialversicherung
Entwickelt nach ISO-31030-Standards
Risikobewertung, Gefährdungsanalyse, Präventionsstrategien, Echtzeitüberwachung und vollständige Audit-Dokumentation
COMPLIANCE
Verabschieden Sie sich von allen Compliance-Risiken
Alle Risiken rund um Dienstreisen und Workations?Wir decken sie ab.
Arbeitsberechtigung
Was ist das Risiko? Die reisenden Mitarbeitenden haben kein Recht, im Zielland zu arbeiten, wodurch eine illegale Arbeitssituation entsteht, die in der Regel sehr hart bestraft wird.
Was tut WorkFlex? Wir stellen sicher, dass Ihre Mitarbeitenden das Recht und das richtige Visum haben, um im Zielland zu arbeiten.
Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:
Bußgelder von mehr als 5.000 €
Verbot der Einreise für Unternehmen und/oder Mitarbeitende in das Land
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden
Betriebsstätte
Worin besteht das Risiko? Reisende Arbeitnehmer:innen begründen im Zielland eine Betriebsstätte. Dies könnte bedeuten, dass lokale Unternehmensregistrierungen, Gewinnzuordnungen und steuerliche Verpflichtungen erforderlich sind.
Was macht WorkFlex? Wir helfen, die Auslösung der Körperschaftssteuerpflicht im Zielland zu vermeiden.
Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:
Körperschaftssteuer in Höhe von 20 % bis 35 % des zurechenbaren Gewinns
Verwaltungsverpflichtungen von mehr als 50.000 €
Sanktionen bei nicht (rechtzeitiger) Eintragung und/oder Einreichung
Zinsen für die verspätete Abführung der Körperschaftssteuer
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden
Lohnsteuer
Worin besteht das Risiko? Die Verpflichtung, im Zielland eine Lohn- und Gehaltsabrechnung einzurichten. Dies bedeutet, dass Euer Unternehmen dort als Arbeitgeber tätig wird und Lohnsteuer abführen muss (im Allgemeinen bestehend aus Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen).
Was tut WorkFlex? Wir helfen dabei, die Verpflichtung zur Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Zielland zu vermeiden.
Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:
Lohnsteuer bis zu 60% oder sogar 150% (hochgerechnet)
Verwaltungsverpflichtungen von mehr als 5.000 €
Sanktionen bei nicht (rechtzeitiger) Eintragung und/oder Einreichung
Verzugszinsen für die Abführung der Lohnsteuer
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden
Sozialversicherung
Was ist das Risiko? Die Sozialversicherungssituation von reisenden Mitarbeitenden im Zielland kann komplex sein und unter Umständen aus der Deckung der Sozialversicherung des Heimatlandes fallen. Dies eröffnet Herausforderungen, die vermieden werden sollten.
Was macht WorkFlex? Wir stellen sicher, dass Ihre Mitarbeitenden weiterhin durch das System ihres Heimatlandes sozialversichert sind.
Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:
Beiträge von 5.000 € bis 15.000 € pro Jahr
Verwaltungsverpflichtungen von mehr als 5.000 €
Sanktionen bei nicht (rechtzeitiger) Eintragung und/oder Einreichung
Verzugszinsen für die Überweisung von Sozialversicherungsbeiträgen
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden
Richtlinie über die Entsendung von Arbeitnehmern (Entsenderichtlinie)
Was ist das Risiko? Arbeitnehmer:innen, die auf eine Geschäftsreise in ein anderes EU-Land gehen, um dort eine Arbeit zu verrichten, müssen bei den örtlichen Behörden des Ziellandes angemeldet werden, um gesetzliche Strafen, Geldbußen und mögliche Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.
Was tut WorkFlex? Wir stellen sicher, dass die Arbeitnehmer:innen ordnungsgemäß angemeldet sind, bevor wir mit der Entsendung beginnen.
Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:
Sanktionen bei nicht (rechtzeitiger) Eintragung
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden
Arbeitsrecht
Was ist das Risiko? Das örtliche Arbeitsrecht wird auf die Beschäftigung der Reisenden anwendbar. Dies könnte zu erheblichen zusätzlichen finanziellen Verpflichtungen oder Sachleistungen für den Arbeitnehmer führen, wie z. B. Urlaubsgeld (je nach den spezifischen Gesetzen im Zielland).
Was tut WorkFlex? Wir tragen dazu bei, das Risiko zu minimieren, dass während der Auslandsreisen die örtlichen Arbeitsgesetze auf Ihre Mitarbeitenden angewendet werden.
Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:
Bußgelder bis zu 5.000 €
Lokale Ansprüche wie Kündigungsregelungen
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden
Gesundheit und Sicherheit (Fürsorgepflicht)
Was ist das Risiko? Ohne Unterstützung sind reisende Mitarbeitende im Ausland gesundheitlichen und sicherheitstechnischen Risiken ausgesetzt. Arbeitgeber haben eine Fürsorgepflicht und können haftbar gemacht werden, wenn diese nicht erfüllt wird.
Was leistet WorkFlex? Wir bieten Risikobewertungen, Echtzeitüberwachung, Notfallunterstützung, länderspezifische Leitlinien und umfassende Reiseversicherungen, um Ihre Mitarbeitenden zu schützen und die Fürsorgepflicht zu erfüllen.
Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:
Hohe medizinische Kosten und Notfallevakuierungen
Unvorhergesehene Ausgaben durch Versicherungslücken
Rechtliche Haftung und Imageverlust
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden
Datenschutz
Was ist das Risiko? Unbefugter Zugriff, Verstöße, Diebstahl oder Beschädigung von Daten während der Auslandsreise ihres Mitarbeiters sowie die Sicherstellung der Abdeckung und Einhaltung angemessener Datenschutzgesetze, die dem GDPR im Zielland ähnlich sind.
Was macht WorkFlex? Wir prüfen die Anwendbarkeit der DSGVO und überprüfen die Gesetze des Ziellandes sowie Angemessenheitsentscheidungen. Wir führen Folgenabschätzungen für den Datentransfer durch und bieten Mitarbeiteranweisungen zur Einhaltung der DSGVO.
Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:
Bußgelder von mehr als 5.000 €
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden
Kundenreferenzen
Hunderte von Unternehmen setzen auf WorkFlex, um ihre globale Mobility Compliance zu optimieren
Sandra Strauss
Chief People Officer,
Urban Sports Club
Urban Sports Club
In den letzten 12 Monaten hatten wir fast 900 Geschäftsreisen und Workations. Wenn man über den manuellen Aufwand nachdenkt, der für fast tausend Reisen nötig wäre, erkennt man sofort, wie viel Arbeit eingespart wurde. Es hat sich absolut gelohnt. Machen Sie es einfach.
Krzysztof Lysik
Head of Tax at Scout24
"Mit WorkFlex haben wir das passende Tool, um unsere flexible Arbeitsstrategie optimal zu unterstützen. Anfragen für Auslandsarbeit werden automatisiert, und die Einhaltung von Steuer- und Rechtsvorschriften wird verbessert."
Carolin Braband
Team Lead People Operations at forto
"Die Anwendung ist unglaublich einfach. Die Mitarbeitenden melden sich einfach an, und wir müssen uns nicht selbst um die A1-Bescheinigungen kümmern, da alles über WorkFlex abgewickelt wird. Auch andere Dokumente müssen wir selbst nicht ausstellen. Ein Klick genügt, um den Prozess zu starten, und dann läuft alles wie von selbst."
Katrin Paetzold
Senior HRBP at AutoScout24
"Die Zusammenarbeit mit WorkFlex war hervorragend. Schon in der Vorbereitung wurde ich jederzeit unterstützt, und alle Fragen wurden umgehend beantwortet."
Michael Husi
Team Lead People Operations at idealo
"WorkFlex hat uns enorm dabei geholfen, die Verwaltungskosten und den administrativen Aufwand zu reduzieren. Alle Dokumente werden in einem Tool erledigt, sodass wir keine Verträge manuell eingeben müssen."
Annemarie Bunschoten-Schraven
Global Mobility Project Manager at Telenor
Now we know that for all of our business trips managed by WorkFlex, we have the compliance in place. Looking at the volumes of business travel and the fines that you could have, I think it easily leads up to a €1 million saving.
Entwickelt von einem Team aus über 100 Experten
Mit WorkFlex ist Compliance kein Hindernis mehr
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